小学档案室借阅利用制度

PAGE小学档案室借阅利用制度一、总则（一）目的为了加强学校档案室的管理，规范档案借阅利用行为，充分发挥档案的作用，为学校教育教学、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职工、学生以及因工作需要查阅本校档案的校外单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及教育行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则保障档案的安全，防止档案信息泄露、损毁、丢失，维护档案的真实性和完整性。3.服务利用原则以服务学校工作和师生需求为宗旨，合理、高效地提供档案借阅利用服务。二、档案借阅利用的范围（一）教职工借阅利用范围1.教学工作：包括个人教学计划、教案、教学总结、教学成果材料等，用于教学研究、经验交流、职称评定等。2.科研工作：科研项目申报书、研究报告、论文发表等相关材料，助力科研工作开展和成果展示。3.行政管理：个人工作文件、考勤记录、考核评价等，作为工作参考和自我评估依据。4.其他：与个人工作相关的各类档案资料，如培训证书、荣誉证书等。（二）学生借阅利用范围1.学籍档案：包括入学登记表、成绩单、奖惩记录等，用于学生转学、升学、毕业等手续办理。2.综合素质档案：如社会实践记录、获奖证书等，有助于学生全面发展和综合素质评价。3.其他：与学生在校期间学习、生活相关的特定档案资料，经批准可查阅。（三）校外单位或个人借阅利用范围1.因工作需要，与学校有业务往来的单位，如教育主管部门、合作学校等，可查阅与合作项目、工作协调等相关的档案资料。2.司法机关、纪检监察部门等依法依规查阅涉及案件调查、审计监督等相关档案。三、档案借阅利用的流程（一）申请1.教职工申请填写《小学档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、预计归还日期等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核签字。2.学生申请由学生本人或班主任填写申请表，说明借阅档案的类别和用途。申请表经班主任签字后，交至档案室所在部门审批。3.校外单位或个人申请需出具单位介绍信或相关证明文件，说明查阅档案的目的、范围等。填写《校外单位或个人档案借阅申请表》，经学校相关部门负责人审核同意，并报学校领导批准。（二）审批1.档案室工作人员收到申请表后，对申请内容进行初审，检查申请信息是否完整、准确，借阅用途是否合理。2.对于教职工申请，由档案室负责人根据申请情况进行审批，重点审核申请档案与工作需求的关联性以及预计归还日期的合理性。3.学生申请由档案室所在部门负责人审批，确保申请符合学生实际需求且不违反档案管理规定。4.校外单位或个人申请需经学校分管领导审批，必要时需校长批准，严格把控档案对外提供的安全性和必要性。（三）借阅1.审批通过后，申请人凭审批通过的申请表到档案室办理借阅手续。2.档案室工作人员根据申请表内容，查找并提取相应档案，与申请人当面核对档案数量、内容等信息，确认无误后，双方在《档案借阅登记册》上签字。3.对于珍贵或重要档案，一般不提供原件借阅，可采用复印件或电子副本形式提供，特殊情况需经学校领导批准。（四）归还1.申请人应在规定的归还日期前归还所借档案，如需延期归还，应提前向档案室提出申请，说明延期原因，经批准后方可延期。2.归还档案时，申请人需将档案整理整齐，交档案室工作人员检查。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。3.档案室工作人员确认档案完整无损后，在《档案借阅登记册》上记录归还日期，并由双方签字确认。四、档案利用的方式（一）查阅1.申请人在档案室指定地点查阅档案，查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.如需摘录或复制档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定的方式进行操作。摘录内容应注明出处，复制档案应使用档案室提供的设备和纸张，确保复制件清晰、完整。3.查阅重要档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自将档案带出指定查阅区域。（二）借阅1.借阅期限根据档案的性质和使用需求确定，一般不超过[X]个工作日。对于特殊情况需要长期借阅的，需经学校领导批准，并签订相关协议。2.借阅档案应妥善保管不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。3.在借阅期间，如发现档案有问题或疑问，应及时与档案室工作人员联系。（三）出具证明1.学校可为教职工、学生及校外单位或个人出具与档案内容相关的证明材料。2.出具证明应严格依据档案原始记录，确保证明内容真实、准确。证明材料应加盖学校档案室印章，并注明出处和日期。3.申请人需填写《档案证明出具申请表》，说明出具证明的用途、内容要求等，经审批后由档案室办理。五、档案安全与保密（一）安全管理1.档案室应具备完善的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案存放环境安全。2.定期对档案进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。如遇自然灾害、突发事件等紧急情况，应采取有效措施保护档案安全，并及时向上级主管部门报告。3.加强对档案室工作人员的安全教育，提高安全意识，严格遵守安全操作规程。（二）保密措施1.严格限定档案查阅利用的范围，对涉及国家机密、学校敏感信息等重要档案，应采取特殊保密措施，未经批准不得查阅、传播。2.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在档案整理、借阅、归还等过程中，要注意保护档案信息安全，防止无关人员接触档案。3.对于借阅利用档案过程中产生的复印件、摘录件等，应妥善保管，不得随意丢弃，如需销毁应按照规定程序进行。六、监督与考核（一）监督检查1.学校设立档案管理监督小组，定期对档案室的借阅利用工作进行检查，包括档案借阅流程的执行情况、档案安全保密措施的落实情况等。2.监督小组可通过查阅档案借阅登记册、实地检查档案室等方式进行监督，发现问题及时督促整改。3.鼓励全体教职工和学生对档案借阅利用过程中的违规行为进行监督举报，对举报属实的给予表彰和奖励。（二）考核评价1.将档案借阅利用工作纳入学校对各部门及教职工的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部