如何建立起诉档案管理制度

PAGE如何建立起诉档案管理制度一、总则（一）目的为规范公司起诉档案的管理，确保起诉档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及起诉相关的档案管理工作，包括但不限于各类诉讼案件、仲裁案件、行政复议案件等档案的收集、整理、保管、查阅、借阅和销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：起诉档案由公司指定的专门部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映起诉案件的全过程，确保档案资料的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保起诉档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案收集（一）收集范围1.与起诉案件相关的各类法律文书，包括起诉状、答辩状、证据清单、传票、判决书、裁定书、调解书等。2.案件办理过程中形成的各类文件，如立案审批表、授权委托书、庭审笔录、调查笔录、代理词、结案报告等。3.与案件有关的证据材料，包括书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见等。4.其他与起诉案件相关的资料，如案件分析报告、专家意见、往来函件等。（二）收集要求1.案件承办部门或人员应在案件办理过程中及时收集相关档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.对于外部单位或个人提供的证据材料，应要求其注明来源，并由提供人签字或盖章确认。3.收集的档案资料应使用A4纸张，采用钢笔、中性笔或打印等方式书写，字迹应清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水书写。4.对于电子数据等特殊形式的证据材料，应按照相关规定进行存储和保管，并确保其真实性和完整性。（三）收集流程1.案件承办人在案件办理过程中，负责收集各自承办案件的相关档案资料，并定期整理后移交至档案管理人员。2.档案管理人员收到移交的档案资料后，应及时进行核对和签收，并对档案资料进行初步整理和分类。3.对于不符合收集要求的档案资料，档案管理人员应及时通知案件承办人进行补充或更正。三、档案整理（一）分类标准1.按案件性质分类：分为民事诉讼案件档案、仲裁案件档案、行政复议案件档案等。2.按案件阶段分类：分为立案阶段档案、审理阶段档案、执行阶段档案等。3.按档案内容分类：分为法律文书类、证据材料类、案件办理文件类等。（二）整理方法1.装订：对收集的档案资料进行整理后，按照一定顺序进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、案件名称、当事人信息、档案内容摘要、页码等内容。目录应打印或手写在A4纸张上，并装订在档案首页。4.装盒：将装订好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、案件名称、当事人信息等内容。（三）整理流程1.档案管理人员按照分类标准对收集的档案资料进行分类。2.对每一类档案资料进行编号和编目。3.将编号和编目的档案资料进行装订，并装入档案盒。4.对整理好的档案进行核对，确保档案资料的准确性和完整性。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案保管场所，档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据备份和恢复测试，确保电子档案的安全性和可用性。3.档案保管场所应保持清洁卫生，定期进行通风换气，控制温湿度，防止档案霉变、虫蛀等损坏。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失或损坏。（三）保管期限1.起诉档案的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，民事诉讼案件档案的保管期限为自案件结案之日起[X]年，仲裁案件档案的保管期限为自案件结案之日起[X]年，行政复议案件档案的保管期限为自案件结案之日起[X]年。2.对于涉及公司重大权益、具有重要历史价值或对公司未来发展具有重要影响的起诉案件档案，其保管期限可适当延长。3.档案保管期限届满后，档案管理人员应按照相关规定进行鉴定和销毁。五、档案查阅（一）查阅范围1.公司内部人员因工作需要查阅起诉档案的，应按照本制度规定的程序进行申请和审批。2.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的起诉档案，未经公司批准，不得查阅。（二）查阅申请1.公司内部人员需要查阅起诉档案的，应填写《起诉档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并提交所在部门负责人审核。2.部门负责人应根据工作需要对查阅申请进行审核，并签署意见。如同意查阅，应报公司分管领导审批。3.公司分管领导应根据申请内容和档案管理规定进行审批，如同意查阅，应在申请表上签署审批意见，并注明查阅期限。（三）查阅流程1.申请人持经审批的《起诉档案查阅申请表》到档案管理人员处办理查阅手续。2.档案管理人员根据申请表的内容，为申请人提供相应的档案资料，并在《起诉档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.申请人应在档案管理人员指定的场所查阅档案，查阅过程中应保持档案资料的整洁和完整，不得擅自涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。4.查阅结束后，申请人应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《起诉档案查阅登记表》上签字确认。（四）查阅限制1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的起诉档案，未经公司批准，不得复印、拍照、录音、录像或传播。2.查阅起诉档案时，不得擅自将档案带出档案保管场所。如因工作需要确需带出的，应经公司分管领导批准，并办理相关借阅手续。六、档案借阅（一）借阅范围1.公司外部单位或个人因工作需要借阅起诉档案的，应按照本制度规定的程序进行申请和审批。2.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的起诉档案，未经公司批准，不得借阅。（二）借阅申请1.公司外部单位或个人需要借阅起诉档案的，应填写《起诉档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人信息、借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并提交公司相关部门审核。2.公司相关部门应根据工作需要对借阅申请进行审核，并签署意见。如同意借阅，应报公司分管领导审批。3.公司分管领导应根据申请内容和档案管理规定进行审批，如同意借阅，应在申请表上签署审批意见，并注明借阅期限。（三）借阅流程1.借阅人持经审批的《起诉档案借阅申请表》到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员根据申请表的内容，为借阅人提供相应的档案资料，并与借阅人签订《起诉档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅人应按照协议约定的期限归还档案资料，并在《起诉档案借阅登记表》上记录归还时间、借阅人员、借阅内容等信息。4.档案管理人员应对归还的档案资料进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时通知借阅人，并按照协议约定进行处理。（四）借阅限制1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的起诉档案，未经公司批准，不得转借、转让或泄露给第三方。2.借阅起诉档案时，不得擅自对档案进行修改、补充或删除。如因工作需要确需对档案进行处理的，应经公司批准，并在档案管理人员的监督下进行。七、档案销毁（一）销毁范围1.保管期限届满且已无保存价值的起诉档案。2.经鉴定确属重复、无效或已失去利用价值的起诉档案。3.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的起诉档案，在保密期限届满后，经公司批准可以销毁。（二）销毁鉴定1.档案保管期限届满前，档案管理人员应会同公司相关部门对到期档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、法律专业人员、公司相关部门负责人等组成。鉴定小组应根据档案的内容、性质、保存价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。3.对于需要销毁的档案，鉴定小组应填写《起诉档案销毁鉴定表》，注明档案编号、案件名称、当事人信息、保管期限、销毁原因等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（三）销毁审批1.《起诉档案销毁鉴定表》经鉴定小组成员签字确认后，报公司分管领导审批。2.公司分管领导应根据鉴定意见和档案管理规定进行审批，如同意销毁，应在鉴定表上签署审批意见。（四）销毁流程1.档案管理人员根据经审批的《起诉档案销毁鉴定表》，对需要销毁的档案进行整理和登记。2.销毁档案时，应采用适当的方式