图书馆电子档案管理制度

PAGE图书馆电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强图书馆电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于图书馆全体工作人员在工作过程中形成的各类电子档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则图书馆电子档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则电子档案应如实反映图书馆各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则电子档案应涵盖图书馆工作的各个方面，包括但不限于业务文件、读者信息、资源建设记录等，确保档案的全面性。4.安全性原则采取有效措施保障电子档案的安全，防止信息泄露、丢失和损坏。5.便于利用原则电子档案的管理应便于工作人员查阅、检索和利用，提高工作效率。二、电子档案的形成与收集（一）形成渠道1.图书馆内部办公系统产生的文件、通知、报表等。2.业务工作中形成的电子文档，如图书编目数据、读者借阅记录、资源采购合同等。3.图书馆网站发布的信息、公告等。4.电子邮件往来中涉及图书馆工作的重要内容。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责电子档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.对于业务工作中形成的电子档案，业务人员应在工作完成后及时整理并提交给档案管理人员。3.电子档案的收集应遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系。4.收集的电子档案应确保内容完整，格式规范，字迹清晰，图像、声音等信息真实可靠。三、电子档案的整理（一）分类标准1.行政管理类：包括图书馆的行政文件、会议记录、人事档案、财务报表等。2.业务管理类：涵盖图书编目、读者服务、资源建设、数字化加工等业务工作相关的档案。3.读者信息类：包含读者基本信息、借阅历史、读者反馈等。4.资源建设类：如采购合同、文献捐赠记录、资源评估报告等。5.技术文档类：涉及图书馆自动化系统、网络设备、数字化设备等相关的技术资料。（二）编号规则1.采用分类编号法，按照上述分类标准进行编号。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如，行政管理类2023年的第5份文件编号为XZ2023005。3.类别代码采用两位大写字母表示，具体如下：XZ：行政管理类YW：业务管理类DZ：读者信息类ZJ：资源建设类JS：技术文档类（三）著录要求1.对电子档案进行著录，著录项目应包括题名、日期、责任者、文号、主题词等。2.著录应准确、规范，以便于检索和利用。3.建立电子档案目录数据库，将著录信息录入数据库，实现档案的快速查询。四、电子档案的存储（一）存储设备1.采用服务器存储和磁盘阵列存储相结合的方式，确保电子档案的安全存储。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。3.配备备份存储设备，如磁带库或外部硬盘，定期进行数据备份。（二）存储环境1.服务器机房应保持适宜的温度、湿度和通风条件，确保设备的稳定运行。2.采取防火、防潮、防尘、防虫、防盗等措施，保障电子档案的安全。3.建立存储环境监测系统，实时监测服务器机房的环境参数。（三）存储方式1.按照电子档案的分类和编号，建立相应的文件夹结构，进行分类存储。2.对于重要的电子档案，应进行加密存储，设置访问权限。3.定期对电子档案进行清理和归档，删除过期或无用的文件。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.利用电子档案目录数据库进行检索，通过输入关键词、题名、日期等信息，快速查找所需档案。2.建立全文检索系统，实现对电子档案内容的全文检索。3.提供分类检索、主题检索、责任者检索等多种检索方式，满足不同用户的检索需求。（二）利用权限1.图书馆工作人员根据工作需要，经授权后可查阅、利用相关电子档案。2.涉及读者隐私的电子档案，如读者个人信息等，应严格按照相关法律法规进行管理，限制查阅权限。3.外部单位或个人如需查阅图书馆电子档案，应按照规定办理审批手续。（三）利用流程1.用户提出利用申请，填写申请表，注明利用目的和所需档案信息。2.档案管理人员对申请进行审核，根据利用权限给予批准或拒绝。3.批准后，档案管理人员协助用户查找所需电子档案，并提供相应的查阅服务。4.用户查阅电子档案时，应遵守图书馆的相关规定，不得擅自复制、传播或更改档案内容。六、电子档案的安全管理（一）安全防护措施1.安装防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等安全防护软件，防止网络攻击和病毒感染。2.定期对电子档案进行病毒查杀和安全扫描，及时发现并处理安全隐患。3.对服务器和存储设备设置访问密码，并定期更换密码。4.限制外部网络对图书馆内部网络的访问，采用虚拟专用网络（VPN）等技术实现安全远程访问。（二）数据备份与恢复1.制定数据备份策略，定期对电子档案进行全量备份和增量备份。2.备份数据应存储在异地，确保数据的安全性和可恢复性。3.定期进行数据恢复演练，检验备份数据的可用性。（三）人员安全管理1.加强对图书馆工作人员的安全意识教育，提高其对电子档案安全重要性的认识。2.对涉及电子档案管理的人员进行权限管理，明确其职责和操作范围。3.禁止无关人员进入服务器机房和档案存储区域。（四）应急处理1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。3.发生电子档案安全事故时，应立即采取措施进行处理，及时报告相关部门，并做好记录。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保存价值和保管期限，对电子档案进行鉴定。2.保存价值低、超过保管期限且无利用价值的电子档案可进行销毁。3.涉及重要历史资料、法律纠纷等具有长期保存价值的电子档案应永久保存。（二）鉴定程序1.档案管理人员定期对电子档案进行清查，提出鉴定意见。2.组织相关人员对鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，确定需要销毁的电子档案清单。（三）销毁方式1.采用数据擦除软件对需要销毁的电子档案进行多次擦除，确保数据无法恢复。2.对存储介质进行物理销毁，如粉碎硬盘、格式化磁带等。3.销毁过程应