竣工图档案借阅管理制度

PAGE竣工图档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强竣工图档案的管理，规范竣工图档案的借阅行为，确保竣工图档案的安全与完整，充分发挥竣工图档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组及相关人员对竣工图档案的借阅管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保竣工图档案的借阅管理工作合法合规。2.坚持确保档案安全与完整的原则，在借阅过程中，不得对竣工图档案进行涂改、损坏、丢失等行为。3.遵循服务公司生产经营的原则，在保证档案安全的前提下，为需要查阅竣工图档案的部门和人员提供便利，提高工作效率。二、竣工图档案的定义与范围（一）定义竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。它是对工程建设过程中各项技术资料的最终总结，是工程档案的重要组成部分。（二）范围本公司竣工图档案包括但不限于以下各类工程项目的竣工图：1.工业与民用建筑工程竣工图，涵盖建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业图纸。2.市政基础设施工程竣工图，如道路、桥梁、排水、污水处理等项目的竣工图纸。3.电力工程竣工图，包括变电站、输电线路等相关图纸。4.通信工程竣工图，涉及通信线路、基站等方面的图纸。5.其他各类工程项目按照相关行业标准和规范要求编制的竣工图。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.公司内部各部门、各项目组及相关人员因工作需要借阅竣工图档案时，应填写《竣工图档案借阅申请表》（以下简称“申请表”）。申请表应详细注明借阅人姓名、所在部门、联系方式、借阅目的、拟借阅竣工图档案名称及编号、预计借阅期限等信息。2.申请表应由借阅人所在部门负责人签字确认，以证明借阅需求的合理性和真实性。（二）审批流程1.申请表提交至公司档案管理部门。档案管理部门收到申请表后，应在[X]个工作日内对申请内容进行审核。2.审核内容包括借阅目的是否符合公司业务需求、借阅期限是否合理、借阅人所在部门负责人签字是否齐全等。3.对于一般性借阅申请，档案管理部门审核通过后，由档案管理部门负责人签字批准。4.对于涉及重要项目、机密信息或可能对竣工图档案安全造成较大影响的借阅申请，档案管理部门审核通过后，需报公司分管领导审批。分管领导应在[X]个工作日内做出审批决定，并签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，借阅人所在部门负责人可电话向档案管理部门说明情况，并在事后及时补办借阅申请手续。档案管理部门应根据实际情况，优先处理紧急借阅申请，但仍需按照审批流程进行后续审批。2.对于因工作需要临时增加借阅内容或延长借阅期限的情况，借阅人应在原借阅期限届满前[X]个工作日内，重新填写申请表，并按照审批流程进行申请和审批。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.根据竣工图档案的重要性和使用需求，确定不同类型竣工图档案的借阅期限。一般情况下，普通竣工图档案的借阅期限最长不超过[X]个工作日；涉及重要项目或机密信息的竣工图档案，借阅期限最长不超过[X]个工作日。2.对于因特殊原因需要长期借阅竣工图档案的情况，借阅人应在借阅申请中详细说明原因，并经公司分管领导批准。长期借阅期限最长不超过[X]个月，到期后如需继续借阅，应重新办理申请和审批手续。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限届满前，将所借阅的竣工图档案归还至公司档案管理部门。归还时，借阅人应对竣工图档案进行仔细检查，确保档案完整无缺、无损坏、无涂改等情况。2.如发现竣工图档案有损坏、丢失或其他异常情况，借阅人应立即向档案管理部门报告，并承担相应的责任。档案管理部门应根据实际情况，采取相应的措施进行处理，如要求借阅人赔偿损失、恢复档案原状等。3.借阅人归还竣工图档案时，档案管理部门应在《竣工图档案借阅登记表》上进行登记，记录归还日期、档案状态等信息。五、借阅方式与借阅数量（一）借阅方式1.竣工图档案原则上只提供原件借阅。如因特殊情况需要提供复印件，借阅人应在申请表中注明，并经档案管理部门负责人批准。复印件应加盖档案管理部门公章，并注明“此复印件与原件一致”字样。2.对于电子版本的竣工图档案，借阅人可通过公司内部网络系统进行在线查阅。档案管理部门应根据借阅人的权限，为其开通相应的查阅功能，并设置查阅期限和查阅范围。（二）借阅数量1.借阅人每次借阅竣工图档案的数量应根据实际工作需要合理确定，但一般不得超过[X]套（册）。如需借阅超过规定数量的竣工图档案，应在申请表中详细说明原因，并经档案管理部门负责人批准。2.对于涉及多个项目或多个专业的竣工图档案，借阅人如需同时借阅，应分别填写申请表，并按照审批流程进行申请和审批。六、借阅期间的保管与使用规定（一）保管规定1.借阅人在借阅期间应妥善保管竣工图档案，不得将档案转借他人或带出公司办公区域。如因工作需要确需带出公司，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，并经公司分管领导批准。带出公司期间，借阅人应对档案的安全负责，确保档案不丢失、不损坏。2.借阅人应将竣工图档案存放在安全、干燥、通风的地方，避免档案受潮、发霉、虫蛀等情况。不得在档案上随意涂抹、标记、折叠或损坏档案。3.借阅人如需对竣工图档案进行复印、扫描等操作，应事先征得档案管理部门同意，并在档案管理部门指定的地点进行操作。操作过程中，应严格遵守相关操作规程，确保档案安全。（二）使用规定1.借阅人应按照借阅目的使用竣工图档案，不得擅自更改、删除或泄露档案内容。如需对档案进行摘录、引用等操作，应事先征得档案管理部门同意，并注明出处。2.借阅人在使用竣工图档案过程中，如发现档案内容存在疑问或错误，应及时向档案管理部门反馈。档案管理部门应及时核实情况，并根据实际情况进行处理。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还竣工图档案，不得拖延归还时间。如因特殊原因需要延长借阅期限，应按照本制度规定重新办理申请和审批手续。七、监督与检查（一）监督机制1.公司档案管理部门负责对竣工图档案借阅情况进行日常监督检查。定期检查借阅人是否按照规定的借阅期限归还档案、是否妥善保管档案、是否按照规定的用途使用档案等情况。2.公司内部审计部门应定期对竣工图档案借阅管理制度的执行情况进行审计监督，检查档案借阅申请、审批、归还等环节是否符合规定，是否存在违规操作行为。（二）检查内容1.检查《竣工图档案借阅申请表》的填写是否完整、准确，审批手续是否齐全。2.核对借阅人实际借阅的竣工图档案与申请表中注明的档案名称、编号、数量等是否一致。3.检查借阅人归还的竣工图档案是否完整无缺、无损坏、无涂改等情况，归还日期是否符合规定。4.抽查借阅人对竣工图档案的使用情况，检查是否存在擅自更改、删除或泄露档案内容等违规行为。（三）问题处理1.对于在监督检查过程中发现的问题，档案管理部门应及时向借阅人发出整改通知，要求借阅人限期整改。整改通知应明确指出问题所在、整改要求和整改期限。2.借阅人应按照整改通知的要求进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。档案管理部门应对借阅人的整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反竣工图档案借阅管理制度的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、限制借阅权限、取消借阅资格等。对于因违规行为给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任。八、保密规定（一）保密责任1.借阅人在借阅竣工图档案过程中，应严格遵守公司的保密制度，对所接触到的档案内容承担保密责任。不得向无关人员泄露档案中的任何信息。2.档案管理部门工作人员在办理竣工图档案借阅手续过程中，应严格遵守保密规定，对借阅人的申请信息和档案内容予以保密。不得擅自将借阅信息和档案内容透露给无关人员。（二）保密措施1.竣工图档案中涉及公司机密信息的部分，应按照公司保密制度的要求进行标识和管理。借阅人在借阅此类档案时，应签署保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理部门应加强对竣工图档案存储环境的安全管理，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施，确保档案信息的安全。3.对于电子版本的竣工图档案，应设置严格的访问权限和加密措施，防止信息泄露。档案管理部门应定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安