区管委会档案管理制度汇编

PAGE区管委会档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强区管委会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在区管委会各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于区管委会各部门及下属单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：区管委会档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映区管委会各项工作的实际情况，确保档案内容的完整性和准确性。3.便于利用原则：档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的利用效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门区管委会设立专门的档案管理部门，负责全区档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。档案管理部门应配备相应的专业人员，负责档案的日常管理工作。（二）部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时归档和规范管理。部门档案管理人员应接受档案管理部门的业务培训，熟悉档案管理的相关规定和要求。（三）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定区管委会档案管理制度并组织实施。2.负责全区档案工作的统筹规划和组织协调，指导各部门及下属单位的档案工作。3.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，建立健全档案管理工作流程和业务规范。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，确保档案的安全存放。6.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高档案管理人员的业务素质和全员档案意识。7.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围区管委会各部门及下属单位在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料，均应纳入档案收集范围。具体包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与区管委会工作相关的文件、指示、通知等。2.区管委会制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、总结报告等。3.区管委会召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.区管委会对外签订的合同、协议、项目文件等。5.区管委会开展的各类业务活动形成的文件、报表、统计资料等。6.区管委会工作人员在工作中形成的重要文件、笔记、信件等。7.反映区管委会工作成果和历史沿革的照片、录像、录音等声像资料。（二）收集要求1.各部门及下属单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的及时归档。2.档案收集应遵循全面、完整、真实的原则，不得遗漏重要文件和资料。对收集到的档案材料应进行认真核对，确保其准确性和完整性。3.各部门及下属单位应定期将收集到的档案材料移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、编号规范、排列有序。3.档案整理应做到纸质档案与电子档案同步整理，保证两者内容一致，便于对应查找和利用。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等几大类，每大类再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号方法可采用年度保管期限流水号的形式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于档案的检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装的方式。四、档案的保管（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：凡是反映区管委会主要职能活动和历史面貌的，对区管委会工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管的档案：凡是反映区管委会一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为定期保管。（二）档案库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案的安全存放。2.档案库房应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入，确保档案库房的安全。（三）档案装具管理1.档案装具应根据档案的特点和保管要求进行选择，如档案柜、档案盒、光盘存储设备等。2.档案装具应符合国家相关标准和规范，具备良好的防火、防潮、防虫等性能。3.档案装具应定期进行检查和维护，如发现损坏应及时更换或修复，确保档案的安全存放。（四）档案信息化管理1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理的效率和服务水平。2.对纸质档案进行数字化扫描，扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的相关要求。数字化扫描后的档案应进行备份存储，确保档案数据的安全。3.加强档案信息化安全管理，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，防止档案数据的泄露和丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值和保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、保存价值不大的档案进行重点审查，确定是否需要销毁。3.征求相关业务部门的意见，对涉及重要业务和敏感信息的档案进行慎重鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案销毁清单经档案鉴定工作小组审核签字后，报区管委会领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息的彻底消除。4.档案销毁时应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，注明销毁方式和日期。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清单归档保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、安全保密的原则，确保档案的合理利用和信息安全。（二）利用范围本制度适用于区管委会内部工作人员、上级主管部门、相关单位及个人因工作需要查阅、借阅档案的情况。（三）利用方式1.查阅：内部工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门查阅。查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、归还日期等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门批准后，借阅人方可借阅档案。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制：如需复制档案内容的，应填写档案复制申请表，注明复制日期、复制人姓名、复制内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。（四）利用审批1.内部工作人员查阅、借阅档案的，由档案管理部门负责人审批。2.上级主管部门、相关单位及个人查阅、借阅档案的，应出具单位介绍信或个人有效身份证件，经区管委会领导批准后，方可查阅、借阅档案。3.涉及重要档案或机密档案的查阅、借阅，应报区管委会主要领导批准，并严格按照保密规定进行管理。（五）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，并对档案利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人姓名、利用内容、利用方式、归还日期等信息。档案利用登记应定期进行整理和统计，以便于掌握档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。（六）利用监督档案管理部门应加强对档案利用工作的监督检查，确保档案利用工作的规范进行。如发现利用过程中存在违规行为，应及时制止并采取相应措施，如收回档案、追究责任等。同时，档案管理部门应定期对档案利用情况进行总结分析，不断完善档案利用制度和工作流程，提高档案利用效率和服务质量。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策的重要依据，通过对统计数据的分析，发现档案管理工作中存在的问题，及时采取措施加以改进。（二）移交工作1.区管委会下属单位撤销、合并时，应将本单位的档案整理后移交至区管委会档