村换届选举档案交接制度

PAGE村换届选举档案交接制度一、总则（一）目的为规范村换届选举档案交接工作，确保换届选举档案的完整、准确、安全和有效利用，根据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村换届选举过程中形成的各类档案资料的交接管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案交接必须确保档案内容真实可靠，如实反映换届选举工作的全过程。2.完整性原则：交接的档案应涵盖换届选举各个环节的资料，保证档案的全面性和系统性。3.规范性原则：严格按照规定的程序、方法和标准进行档案交接，确保交接工作规范有序。4.保密性原则：对涉及换届选举工作中的机密信息和敏感资料，在交接过程中要严格保密，防止泄露。二、档案范围及分类（一）选民登记档案1.选民名单：包括本村选民的姓名、性别、年龄、身份证号码、户籍地址、选民证编号等信息。2.选民资格审查材料：如户籍证明、身份证明、选民资格争议处理记录等。3.选民登记公告及相关公示材料。（二）候选人提名档案1.候选人提名登记表：记录候选人的基本信息、提名方式、提名票数等。2.候选人资格审查材料：包括政治素质、遵纪守法情况、工作能力等方面的审查记录。3.候选人名单公示材料。（三）投票选举档案1.投票站设置及布置材料：包括投票站地址、投票时间、投票方式、投票箱数量及编号等。2.选票：包括正式选票、备用选票等，应保存选票的原始样式及数量记录。3.投票现场记录：如投票人数统计、监票人及计票人工作记录、现场照片或视频等。4.选举结果统计及公告材料：包括各候选人得票数、当选情况等统计数据及公告文本。（四）会议记录档案1.换届选举工作领导小组会议记录：记录讨论的重要事项、决策过程及结果。2.村民大会或村民代表会议记录：涉及换届选举相关议题的会议内容。3.选举委员会会议记录：选举委员会工作安排、问题讨论及处理情况记录。（五）文件资料档案1.上级关于换届选举工作的文件、通知、指示等。2.本村制定的换届选举工作方案、实施细则、应急预案等。3.各类工作报告、总结材料：如换届选举工作阶段性报告、工作总结等。（六）其他相关档案与换届选举工作有关的其他资料，如群众来信来访记录、媒体报道资料、工作影像资料等。三、档案交接流程（一）交接准备1.换届选举工作结束后，原档案管理责任人应及时对档案进行整理、分类、编目，确保档案资料齐全、完整、有序。2.编制档案交接清单，详细列出交接档案的类别、数量、名称、存放位置等信息，并一式两份。3.确定交接时间、地点及交接双方人员，交接双方应指定专人负责交接工作。（二）现场交接1.交接双方在规定的时间和地点进行现场交接，交接过程应在监交人的监督下进行。监交人可由上级主管部门或本村纪检委员担任。2.移交人按照档案交接清单，逐件、逐页向接收人移交档案，并在交接清单上签字确认。接收人对接收的档案进行认真核对，无误后在交接清单上签字。3.交接过程中，如发现档案存在问题，如缺失、损坏、信息错误等，移交人应及时说明情况，并负责补充或更正。如无法当场解决，应记录在案，由双方协商解决办法和期限。（三）交接后的处理1.交接完成后，接收人应将接收的档案按照规定的保管要求进行妥善保管，确保档案安全。2.交接清单由交接双方各保存一份，作为档案交接的凭证。同时，应将交接情况及时向上级主管部门报告备案。四、档案保管与利用（一）保管要求1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。2.按照档案分类标准，对档案进行科学排列和存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.档案保管期限应按照相关规定执行，一般分为短期、中期和长期保管。对于具有重要历史价值和查考利用价值的档案，应长期保存。(二)利用规定1.本村工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。2.外单位人员查阅档案的，需持单位介绍信，经本村主要领导批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。查阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。3.档案利用过程中，应做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容、利用目的等信息。查阅记录应与档案一并保存。五、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及换届选举工作中的机密信息和敏感资料，如选民个人隐私信息、候选人内部讨论情况等，应严格保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案查阅场所应具备保密条件，无关人员不得进入。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，防止档案信息泄露。3.严禁通过互联网、电子邮件、微信等方式传输涉及换届选举的保密档案信息。如确需传输，应采取加密等安全措施，并经相关领导批准。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范工作，安装监控设备，配备消防器材，定期进行安全检查，确保档案保管场所安全无事故。2.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自离岗、脱岗。下班前应检查门窗、电器设备等是否关闭，确保档案安全。3.如发生档案安全事故，如火灾、水灾、失窃等，档案管理人员应立即采取应急措施，并及时向上级主管部门报告。同时，要保护好现场，配合有关部门进行调查处理。六、监督与责任（一）监督检查1.上级主管部门应定期对本村换届选举档案交接工作进行监督检查，确保档案交接制度的执行情况。检查内容包括档案交接流程是否规范、档案资料是否完整准确、档案保管是否安全等。2.本村纪检委员应加强对换届选举档案交接工作的全程监督，对发现的问题及时提出整改意见，并督促整改落实。3.接受村民群众的监督，对村民反映的档案交接工作中的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果向村民公开。（二）责任追究1.对在换届选举档案交接工作中违反本制度规定的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育、责令改正、通报批评