视频会议系统使用手册

视频会议系统使用手册这份手册旨在帮助您快速掌握视频会议系统的操作要点，从会前准备到会后管理，逐步拆解全流程操作逻辑，同时提供常见问题的排查思路，让您的远程协作更流畅高效。一、系统核心能力概述本系统支持高清音视频交互（720P/1080P自适应网络）、多端屏幕共享（桌面/窗口/应用级共享）、会议录制（本地/云端存储）、互动协作（投票、分组讨论、文档批注）等功能，适用于远程办公、培训、跨地域会议等场景。二、会前准备工作（一）设备与网络自检硬件检查：摄像头：打开系统相机应用，观察画面清晰度、色彩还原度，确认无遮挡/卡顿；麦克风：录制一段语音（如系统录音工具），回放时检查拾音清晰度、无杂音；扬声器：播放测试音频，确认音量、音质正常（可切换耳机/外接音箱测试）；外接设备（如投影仪、数位板）：检查接口连接稳固性，测试投屏/书写功能。网络优化：优先使用有线网络（以太网），避免多人共享Wi-Fi时的带宽竞争；无线环境下，确保设备与路由器距离≤5米，信号强度≥3格（可通过手机热点临时替换测试）；（二）软件安装与登录账号登录：打开客户端后，输入企业分配的账号密码（或个人注册账号），首次登录需完成短信/邮箱验证；登录后可在“个人中心”查看会议列表、修改个人信息。（三）会议预约与参数设置个人预约：进入“预约会议”模块，填写会议主题、时间、时长，选择参会人员（通讯录/邮箱/手机号邀请）；按需设置：视频默认状态（开启/关闭）、麦克风默认状态（静音/解除）、是否开启等候室（参会者需主持人批准入会）、是否录制会议（本地/云端）。企业级预约（管理员视角）：通过企业管理后台批量创建会议，分配主持人权限，设置入会权限（如仅内部成员可入会）、参会者共享权限；会议信息可同步至Outlook、钉钉等日历工具。三、会中操作指南（一）主持人核心权限成员管理：在“成员列表”面板，可对参会者静音/解除静音（支持批量操作）、邀请/移除成员、设置“联席主持人”（分担控场职责）。内容共享：点击“共享”按钮，选择屏幕/窗口/白板/文件；可设置“仅主持人可共享”或“参会者申请后共享”，共享时支持画笔标注、文本框注释。互动与录制：发起投票（设置问题、选项，实时统计结果）、分组讨论（拆分参会者为小组独立沟通）；点击“录制”，选择本地存储（需预留≥10GB空间）或云端存储（企业需开通服务），录制内容包含音视频、共享画面。（二）参会者操作要点入会方式：会议号入会：在客户端“加入会议”模块，输入会议号+密码（若有）。互动协作：发言：点击“解除静音”（或按快捷键），获得主持人许可后交流；临时诉求可点击“举手”按钮；文字互动：通过“聊天”功能发消息、传文件（需主持人开启权限），支持@指定成员；文档批注：在共享的白板/文档上，使用画笔、文本框标记重点（需主持人开放批注权限）。四、会后管理事项（一）会议记录与复盘录制文件获取：纪要整理：利用系统AI纪要功能（自动识别语音生成文字），或手动标记行动项、责任人、时间节点，同步至飞书、腾讯文档等协作工具。（二）数据统计与优化参会数据：管理后台可查看参会人数、时长、互动次数（发言/聊天），导出Excel报表用于团队评估；分析“迟到/早退”“中途离会”数据，优化会议组织效率。设备健康度：统计摄像头、麦克风的使用时长、故障次数，为设备维护/升级提供依据（如高频故障设备优先更换）。（三）设备与软件维护硬件保养：定期用软布擦拭摄像头镜头，清理麦克风防风罩积灰；外接设备使用后及时断开，避免接口氧化。软件更新：非会议时段及时更新客户端（获取新功能、安全补丁）；若更新后兼容异常，可联系技术支持回退版本。五、常见问题排查（一）无法入会（二）音视频卡顿现象：画面延迟、声音断续。（三）共享失败现象：点击“共享”后无画面，或参会者看不到内容。排查：确认主持人已开启共享权限；Windows需关闭“隐私-屏幕录制”限制，macOS需在“系统偏好设置-安全性”中允许客户端录屏。（四）录制异常现象：录制文件损坏、无声音。排查：录制前确认磁盘空间充足（本地需≥10GB）；云端录制时保持网络稳定；若文件损坏，尝试客户端“录制修复”功能