供应商内控制度

PAGE供应商内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司供应商管理流程，加强对供应商的内部控制，确保供应商提供的商品和服务符合公司要求，保障公司利益，提高公司运营效率，促进公司与供应商的长期稳定合作。（二）适用范围本制度适用于公司所有与供应商相关的采购活动，包括原材料采购、零部件采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保供应商管理活动合法合规。2.公平公正原则：在供应商选择、评估、合作等过程中，遵循公平公正的原则，维护市场竞争秩序。3.风险防控原则：识别、评估和控制与供应商相关的各类风险，保障公司供应链的稳定和安全。4.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、供应商选择与准入（一）供应商筛选标准1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。具备相应的生产经营资质和行业许可，如生产许可证、产品质量认证等。2.经营状况经营状况良好，无重大违法违规记录，无严重经营亏损或财务危机。具有稳定的生产能力和供应能力，能够满足公司的采购需求。3.产品质量提供的产品或服务符合国家相关标准和公司质量要求，具备良好的质量稳定性。具有完善的质量管理体系，能够有效控制产品质量。4.价格水平价格合理，具有市场竞争力，在保证质量的前提下，能够提供具有性价比优势的产品或服务。5.服务能力具备良好的售后服务能力，能够及时响应公司的需求，解决产品或服务问题。能够提供必要的技术支持和培训，协助公司更好地使用产品或服务。（二）供应商选择流程1.需求识别：采购部门根据公司生产经营计划和实际需求，提出采购需求，明确采购产品或服务的规格、数量、质量要求、交货期等。2.供应商搜索：通过多种渠道搜索潜在供应商，如行业目录、供应商推荐、网络搜索、行业展会等。3.初步筛选：采购部门根据供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商，确定入围供应商名单。4.实地考察：对于重要的采购项目，采购部门会同相关部门对入围供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产能力、服务水平等情况。5.资质审核：采购部门对供应商的资质文件进行审核，确保供应商具备合法合规的经营资质。6.样品测试：要求供应商提供样品进行测试，检验样品是否符合公司质量要求。7.综合评估：采购部门会同相关部门对供应商的实地考察、资质审核、样品测试等情况进行综合评估，根据评估结果确定最终的供应商名单。8.合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、产品或服务规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（三）供应商准入管理1.供应商信息登记：采购部门建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质文件、评估报告、合作历史等内容。2.供应商编号管理：为每个供应商分配唯一的编号，便于识别和管理。3.供应商准入审批：新供应商准入需经过采购部门负责人、相关部门负责人、公司管理层等多级审批，确保供应商符合公司要求。4.定期复审：对已准入的供应商进行定期复审，评估其是否仍然符合公司的供应商筛选标准，如发现不符合要求的情况，及时采取措施进行处理。三、供应商评估与考核（一）评估周期1.定期评估：每年对供应商进行一次全面评估。2.不定期评估：根据公司采购活动的实际情况，对供应商进行不定期的专项评估，如在采购产品出现质量问题、交货期延迟等情况下，及时对相关供应商进行评估。（二）评估内容1.产品质量：评估供应商提供的产品质量是否符合合同要求和公司质量标准，通过检验报告、客户反馈、质量事故等方面进行考核。2.交货期：考核供应商是否能够按照合同约定的交货期按时交货，统计交货延迟次数、延迟天数等指标。3.价格水平：比较供应商的价格与市场价格水平，评估其价格合理性和价格调整能力。4.服务水平：评价供应商的售后服务质量、响应速度、技术支持能力等方面的表现。5.经营状况：关注供应商的经营业绩、财务状况、市场信誉等方面的变化，评估其经营稳定性。（三）评估方法1.数据统计分析：收集和分析与供应商相关的各类数据，如采购数量、质量检验数据、交货记录、付款记录等，通过数据分析评估供应商的表现。2.问卷调查：向公司内部使用部门、采购部门等相关人员发放问卷，了解他们对供应商产品质量、服务水平等方面的评价和意见。3.实地考察：定期或不定期对供应商进行实地考察，直观了解供应商的生产经营状况、质量管理情况等。4.供应商自评：要求供应商定期提交自评报告，对自身的表现进行自我评价，作为公司评估的参考。（四）考核结果应用1.等级划分：根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.激励措施：对于优秀供应商，给予优先合作机会、增加采购份额、价格优惠、表彰奖励等激励措施；对于良好供应商，继续保持合作关系，加强沟通与监督；对于合格供应商，提出改进要求，限期整改；对于不合格供应商，暂停合作，直至整改合格或取消合作资格。3.合作调整：根据考核结果，对供应商的合作策略进行调整，如调整采购量、优化采购价格、加强质量管控等。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应明确双方的权利义务、产品或服务规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。2.采购合同由采购部门起草，会同法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰、风险可控。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等交付产品或服务，采购部门应及时组织验收，确保产品或服务符合合同要求。3.如在合同执行过程中出现变更或争议，双方应协商解决，并签订书面协议进行变更或处理。（三）合同变更与终止1.合同变更：如因市场变化、公司需求调整等原因需要变更采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同终止：采购合同履行完毕或因不可抗力、双方协商一致等原因需要终止合同的，采购部门应按照合同约定办理终止手续，并对合同执行情况进行总结和评估。五、供应商付款管理（一）付款流程1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、付款期限等信息。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司管理层审批后，由财务部门办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和付款期限进行付款，确保付款的准确性和及时性。（二）付款风险控制1.建立供应商信用档案，记录供应商的信用状况、付款记录等信息，作为付款决策的参考依据。2.对于信用状况不佳的供应商，采取适当的风险控制措施，如要求提供担保、缩短付款期限、增加预付款比例等。3.加强对付款凭证的审核，确保付款依据真实、合法、有效，防止出现虚假付款等风险。六、供应商信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门负责收集供应商的基本信息、资质文件、产品信息、价格信息、合作记录等各类信息，并及时进行整理和更新。2.建立供应商信息数据库，对供应商信息进行集中管理，方便查询和使用。（二）信息共享与保密1.采购部门应根据工作需要，将供应商信息与相关部门进行共享，确保各部门能够及时了解供应商情况，协同开展工作。2.加强对供应商信息的保密管理，明确信息使用权限和保密责任，防止供应商信息泄露。七、供应商风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门对与供应商相关的各类风险进行识别，如质量风险、交货期风险、价格风险、信用风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应