商务部岗前谈话制度规范

PAGE商务部岗前谈话制度规范一、总则（一）目的为加强商务部新入职员工管理，使其尽快熟悉工作环境、了解工作职责、明确工作要求，确保新员工顺利融入公司，特制定本岗前谈话制度规范。（二）适用范围本制度适用于商务部所有新入职员工。（三）谈话原则1.实事求是原则：谈话内容应基于客观事实，如实告知新员工公司情况、工作内容及要求等。2.全面系统原则：涵盖公司概况、部门职责、岗位职责、工作流程、规章制度等多方面内容，使新员工全面了解工作相关信息。3.注重实效原则：通过谈话，切实帮助新员工解决初入公司的困惑，使其能够快速适应工作，提高工作效率。二、谈话主体与职责（一）谈话主体1.部门负责人：商务部经理或主管，对新员工进行首次谈话，介绍部门整体情况及工作重点。2.人力资源部门代表：参与部分谈话环节，讲解公司通用规章制度、企业文化等内容。3.导师：为新员工指定的导师，在试用期内进行一对一指导，解答工作中的具体问题。（二）职责分工1.部门负责人介绍商务部的组织架构、人员构成及各岗位职责。阐述部门的工作目标、任务及业务范围。说明部门的工作流程和工作规范。解答新员工关于部门工作的疑问。2.人力资源部门代表介绍公司的基本情况，包括发展历程、组织架构、经营范围等。讲解公司的规章制度，如考勤制度、薪酬福利制度、绩效考核制度等。介绍公司的企业文化，包括企业价值观、使命、愿景等。组织新员工进行入职培训相关事宜的沟通。3.导师帮助新员工熟悉工作环境，包括办公设施、工作区域等。指导新员工掌握工作所需的技能和工具。解答新员工在工作过程中遇到的具体业务问题。关注新员工的工作进展和心理状态，给予必要的鼓励和支持。三、谈话内容（一）公司概况1.公司简介向新员工介绍公司的发展历程、组织架构、经营范围、市场地位等基本情况，使新员工对公司有一个全面的认识。2.企业文化阐述公司的企业文化，包括企业价值观、使命、愿景等，让新员工了解公司的核心价值观和发展方向，引导其认同公司文化，融入团队。（二）商务部部门情况1.部门职责详细说明商务部的主要职责，包括市场调研、商务谈判、合同管理、客户关系维护等方面，使新员工明确部门在公司整体运营中的作用。2.组织架构与人员构成介绍商务部的组织架构，各岗位的设置及职责分工，以及部门内的人员构成情况。让新员工了解自己在部门中的位置和与其他同事的协作关系。（三）岗位职责1.岗位说明书向新员工提供其所在岗位的详细岗位说明书，明确岗位职责、工作内容、工作目标、工作标准等要求，使其清楚知道自己的工作职责和努力方向。2.岗位工作流程讲解岗位的工作流程，包括各项工作的先后顺序、关键环节、注意事项等，帮助新员工掌握工作的基本方法和步骤。（四）规章制度1.公司通用规章制度由人力资源部门代表讲解公司的通用规章制度，如考勤制度、请假制度、薪酬福利制度、绩效考核制度、保密制度等，让新员工了解公司的基本行为准则和管理要求。2.商务部工作规范介绍商务部内部的工作规范，如商务文件格式要求、商务礼仪规范、商务沟通原则等，使新员工熟悉部门的工作特色和规范。（五）职业发展规划1.公司职业发展通道向新员工介绍公司的职业发展通道，包括不同岗位序列的晋升路径、职业发展机会等，让其了解在公司的发展前景和空间。2.个人职业发展建议结合新员工的岗位特点和个人情况，给予其关于职业发展的建议，如如何提升专业技能、如何拓展职业视野、如何建立良好的职业形象等，帮助新员工规划自己的职业发展方向。（六）答疑解惑鼓励新员工提出问题，解答他们在入职过程中遇到的各种疑问，如工作安排、薪资待遇、培训计划、职业发展等方面问题，确保新员工对工作相关事项清楚明白。四、谈话流程（一）入职报到当天1.人力资源部门接待新员工入职报到时，由人力资源部门工作人员接待，办理入职手续，发放相关资料，并简要介绍公司的基本情况和入职流程。2.初步沟通与新员工进行初步沟通，了解其基本情况、工作经历、职业期望等，为后续的谈话做好准备。（二）入职培训前1.部门负责人首次谈话在入职培训前，由商务部部门负责人对新员工进行首次谈话。谈话内容包括公司概况、商务部部门情况、岗位职责等方面，时间控制在[X]小时左右。2.人力资源部门代表谈话人力资源部门代表就公司通用规章制度、企业文化等内容与新员工进行谈话，时间约[X]小时。（三）入职培训期间1.导师与新员工见面为新员工指定导师，导师与新员工见面，介绍自己的工作职责和联系方式，建立沟通渠道。2.导师日常指导：在入职培训期间，导师根据新员工的工作进展，适时进行一对一指导，解答工作中的具体问题。（四）试用期结束前1.综合评估谈话在试用期结束前，由部门负责人、导师与新员工进行综合评估谈话。总结试用期工作表现，肯定成绩，指出不足，提出改进建议，并根据评估结果决定是否正式录用。2.反馈与沟通新员工如有任何疑问或意见，可在谈话中提出，双方进行充分的反馈与沟通，确保新员工对试用期工作有清晰的认识。五、谈话记录与存档（一）记录要求1.谈话人负责记录：每次谈话由谈话人负责记录谈话内容，记录应准确、完整，包括谈话时间、地点、谈话人、被谈话人、谈话内容要点等。2.记录方式：谈话记录可采用纸质记录或电子记录方式，记录内容应字迹清晰、条理清楚。（二）存档管理1.定期整理：谈话结束后，谈话人应及时对谈话记录进行整理，确保记录内容完整、准确。2.统一存档：将整理后的谈话记录统一交至商务部综合管理岗位进行存档，存档期限为员工在公司工作期间。3.查阅规定：如需查阅谈话记录，应按照公司档案查阅规定办理相关手续，经批准后方可查阅。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：人力资源部门定期对岗前谈话制度的执行情况进行检查，确保谈话内容全面、谈话流程规范、谈话记录完整。2.员工反馈：鼓励新员工对岗前谈话制度的执行情况进行反馈，如发现谈话内容不完整、谈话方式不当等问题，及时向人力资源部门或商务部负责人反映。（二）考核评估1.对谈话人考核：将岗前谈话工作纳入谈话人绩效考核内容，考核指标包括谈话内容的完整性、准确性、对新员工的帮助效果等方面。2.对新员工考核：通过新员工试用期工作表现、对公司文化和规章制度的熟悉程度等方面，间接评估岗前谈话制度的实施效果。（三）改进措施根据监督检查和考核评估结果，及时发