咨询单位档案管理制度规范

PAGE咨询单位档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强咨询单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在咨询业务、行政管理及其他各项工作中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本咨询单位全体员工及在本单位工作的各类临时人员。（三）档案定义本制度所指档案是咨询单位在各项业务活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则咨询单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映咨询单位各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，满足单位内部各部门及外部相关单位对档案信息的需求，提高工作效率。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本咨询单位设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管工作，做好档案库房的安全防护、温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等工作，确保档案的实体安全。5.对电子档案进行管理，包括数据备份、存储介质维护、信息安全防护等，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。7.负责接待档案查阅利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记和统计工作。8.开展档案信息资源的开发利用工作，为咨询业务、行政管理等提供档案信息支持，编写档案参考资料，参与单位的编史修志等工作。9.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。10.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.咨询业务档案包括项目咨询报告、可行性研究报告、项目建议书、评估报告、客户反馈意见等与咨询业务相关的各类文件资料。2.行政管理档案涵盖单位的各类公文、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案等。3.业务往来档案涉及与客户、合作伙伴、政府部门等的往来信函、合同协议、招投标文件、业务洽谈记录等。4.技术资料档案包括咨询业务中涉及的技术标准、规范、模型、数据等相关资料。5.声像档案如照片、录音、录像等记录单位重要活动、业务场景、项目成果等的资料。6.其他具有保存价值的档案如单位获得的荣誉证书、奖励文件、知识产权相关资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，并按照档案管理部门规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案资料移交至档案管理部门。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范，载体应符合档案管理要求，如纸质档案应使用耐久性强的书写材料，电子档案应采用通用格式存储。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理、准确。（四）整理方法1.纸质档案整理分类：按照档案类别分为咨询业务档案、行政管理档案、业务往来档案、技术资料档案、声像档案等大类，每大类下再根据具体内容细分小类。编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查询和管理。编目：填写档案目录，包括档案编号、题名、日期（形成时间）、责任者（制发部门或个人）、保管期限、密级等内容。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐，便于翻阅。2.电子档案整理分类：按照纸质档案的分类方法对电子档案进行分类，建立相应的文件夹结构。命名：电子文件的命名应简洁明了，体现文件的主题、日期、责任者等信息，便于识别和检索。元数据管理：对电子档案的元数据进行规范管理，元数据应包括文件的题名、日期、格式、大小、来源等信息，确保电子档案的可追溯性。存储：将电子档案存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。四、档案的保管（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映咨询单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如单位的重要规章制度、重大项目咨询报告、涉及单位权益和重要资产的文件等。2.长期保管的档案保管期限为16年至50年的档案，主要是反映咨询单位一般业务活动和具有一定查考利用价值的档案。如一般性的咨询项目文件、年度工作计划与总结等。3.短期保管的档案保管期限为15年以下的档案，主要是在一定时期内对咨询单位工作有参考价值，但保管期满后可根据规定进行销毁的档案。如临时性的业务文件、一般性的会议记录等。（二）保管要求1.档案库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。库房应具备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠、防光、防有害气体等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备等。库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案存放按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，同一类别的档案应按照顺序依次排列。纸质档案应直立存放，避免平放或倒放，防止档案变形、损坏。电子档案应按照存储介质的类型和编号进行分类存放，并建立相应的存储清单。3.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。温湿度变化应控制在一定范围内，避免温湿度剧烈波动对档案造成损害。应配备温湿度监测设备，定期对库房温湿度进行监测和记录，如温湿度超出规定范围，应及时采取相应的调节措施。4.安全防护档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全防护设施，确保档案库房的安全。设置专人负责档案库房的日常管理，严格控制库房人员进出，非档案管理人员未经批准不得进入库房。定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。五、档案的利用与借阅管理（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应遵守国家法律法规和本单位的相关规定，不得损害国家利益、社会公共利益和本单位的合法权益。2.方便快捷原则在确保档案安全和保密的前提下，应尽量简化档案利用手续，提高档案利用效率，满足利用者的需求。3.严格审批原则对涉及重要机密、敏感信息或特殊用途的档案利用，应严格履行审批手续，确保档案利用的合理性和必要性。（二）利用方式1.查阅单位内部人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制对于确需复制档案的，应填写复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称、数量等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如档案利用频率、利用部门分布、利用类型等，为档案管理工作提供参考依据，以便合理调整档案管理策略和资源配置。（四）借阅归还1.借阅者应按照约定的期限及时归还借阅的档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。2.归还的档案应保持完好无损，如有损坏、丢失等情况，借阅者应承担相应的责任。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，确认无误后办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，准确判断档案的价值。2.定期鉴定原则定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次，确保档案鉴定工作的及时性和连续性。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成，对档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的客观公正。（二）鉴定标准1.档案内容是否反映咨询单位的主要职能活动和历史面貌，对单位的工作和发展是否具有重要参考价值。2.档案是否具有现实利用价值，是否能够为解决当前工作中的问题提供依据。3.档案的保存状况是否良好，是否存在损坏、变质等情况，影响档案的继续保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，列出需要鉴定的档案清单，并说明鉴定的依据和理由。2.档案鉴定小组对档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限，提出鉴定结论。3.对鉴定为需要销毁的档案，编制销毁清单，经单位分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。（四）销毁程序1.销毁档案应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档备查。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.电子档案的收集应与纸质档案的收集同步进行，确保电子文件与纸质文件内容一致。各部门在业务活动中形成的电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理，并及时移交档案管理部门。2.电子档案的整理应按照纸质档案的分类方法进行，建立相应的文件夹结构，对电子文件进行分类存储。同时，应建立电子档案的元数据管理系统，对电子文件的题名、日期、格式、大小、来源等元数据进行规范管理，确保电子档案的可追溯性。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。2.定期对电子档案的存储设备进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。同时，应建立电子档案存储设备的使用记录，记录设备的使用情况、维护情况等信息。（三）电子档案的利用与安全管理1.电子档案的利用应通过单位内部的档