密级文件制度管理不规范

PAGE密级文件制度管理不规范一、总则（一）目的为加强公司密级文件管理，确保公司机密信息的安全，防止机密文件的泄露、丢失或不当使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及密级文件的部门、人员以及与公司有业务往来的外部单位和个人。（三）定义1.密级文件：指涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等重要机密内容的文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、存储介质等。2.密级划分：根据文件内容的敏感程度和重要性，将密级文件划分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密：是最重要的公司机密，一旦泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的公司机密，一旦泄露会使公司的利益遭受严重的损害。秘密：是一般的公司机密，一旦泄露会使公司的利益遭受一定的损害。二、密级文件的产生与标识（一）密级文件的产生1.各部门在工作过程中，如涉及到公司机密信息的产生，应及时将相关文件资料进行密级认定。2.密级文件的产生应遵循必要性原则，确保所产生的文件确实包含机密信息，避免过度标注密级。（二）密级标识1.对于纸质密级文件，应在文件首页左上角显著位置加盖密级印章，并注明保密期限。密级印章应采用红色印油，清晰可辨。2.对于电子密级文件，应在文件名称前加注密级标识，并在文件属性中设置相应的保密权限。电子密级标识应采用特定的颜色和字体，以便与普通文件区分开来。3.存储介质上存储有密级文件的，应在介质表面显著位置标明密级标识。三、密级文件的流转与传递（一）内部流转1.密级文件在公司内部流转时，应通过专门的文件传递渠道进行，如机要文件交换站、内部邮件系统等。2.传递密级文件时，应填写《密级文件传递登记表》，详细记录文件名称、密级、份数、传递时间、传递部门、接收部门等信息。3.接收密级文件的部门和人员应及时在登记表上签字确认，确保文件传递的准确性和可追溯性。（二）外部传递1.因工作需要向外部单位传递密级文件时，必须经过公司相关领导的批准，并采取加密传输或专人递送等安全措施。2.采用加密传输方式传递密级文件时，应使用公司指定的加密软件，并确保加密密钥的安全。3.专人递送密级文件时，递送人员应持有公司开具的介绍信，并将文件放置在安全的文件袋或保险箱中，确保文件在传递过程中的安全。四、密级文件的存储与保管（一）存储场所1.密级文件应存储在专门的保密档案室或保密柜中，确保存储场所安全可靠，具备防火、防盗、防潮、防虫、防磁等功能。2.保密档案室应安装监控设备、门禁系统等安全设施，限制无关人员进入。（二）存储方式1.纸质密级文件应按照密级分类存放，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。2.电子密级文件应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.存储介质上存储有密级文件的，应按照介质类型进行分类存放，并标注清晰的标识。（三）保管责任1.各部门应指定专人负责密级文件的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对密级文件进行清查和核对，确保文件的完整性和准确性。如发现文件丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。五、密级文件的查阅与使用（一）查阅权限1.绝密级文件的查阅必须经过公司最高领导的批准，并在指定的地点进行查阅。查阅人员必须严格遵守查阅规定，不得擅自摘抄、复制或传播文件内容。2.机密级文件的查阅需经公司分管领导的批准，查阅人员应在保密档案室或指定的场所进行查阅，并填写《密级文件查阅登记表》。3.秘密级文件的查阅由部门负责人批准，查阅人员应在本部门内进行查阅，并做好查阅记录。（二）使用规定1.查阅密级文件时，查阅人员应保持文件的完整性，不得擅自涂改、污损或撕毁文件。2.如需复制密级文件，必须经过相应的审批程序，并按照规定的份数进行复制。复制后的文件应按照原文件的密级进行管理。3.密级文件的使用应严格限制在工作范围内，不得用于个人目的或泄露给无关人员。六、密级文件的销毁（一）销毁条件1.密级文件在超过保密期限或已失去使用价值时，应及时进行销毁。2.因工作失误、文件内容变更等原因导致密级文件不再需要保存的，也应进行销毁。（二）销毁程序1.各部门应定期对本部门的密级文件进行清理，提出销毁申请，并填写《密级文件销毁申请表》。2.《密级文件销毁申请表》应经部门负责人审核签字后，报公司保密管理部门审批。3.公司保密管理部门批准后，由专人负责组织销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量、销毁方式等信息。4.密级文件的销毁方式可采用粉碎、焚烧、电子数据擦除等方式，确保文件内容无法恢复。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司保密管理部门应定期对各部门的密级文件管理情况进行监督检查，确保制度的有效执行。2.监督检查内容包括密级文件的产生、标识、流转、存储、查阅、使用、销毁等环节的管理情况。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，导致密级文件泄露、丢失或不当使用的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职等。2.如因违反本制度规定给公司造成经济损失的，公司将依法要求相关责任人承担赔偿责任。3.对于涉嫌犯罪的行为，公司将依法