行政机关公文写作规范培训手册

行政机关公文写作规范培训手册一、公文写作的基础认知行政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达政策、部署工作、协调事务的核心工具。其作用贯穿行政工作全流程：决策传达方面，通过公文将党和国家方针、机关决策部署传递至执行层；规范约束方面，以规章、决定等明确行为准则；协调沟通方面，借助请示、函、纪要等实现机关间协作；记录凭证方面，留存公务处理的过程与结果，为后续工作提供依据。根据《党政机关公文处理工作条例》，公文分为15类，核心文种及适用场景如下：决议：会议讨论通过的重大决策事项（如党代会关于发展规划的决议）。决定：对重要事项决策部署、奖惩单位/人员、撤销下级不当决定（如表彰先进集体的决定）。命令（令）：公布行政法规、嘉奖有关单位和人员（如授予荣誉称号的命令）。通知：批转/转发文件、部署工作、告知事项（如召开会议、购置设备的通知）。请示：向上级请求指示、批准（如申请项目资金、机构调整的请示）。报告：汇报工作、反映情况、答复询问（如年度工作总结报告）。函：平行机关商洽、询问、答复（如商请协助开展调研的函）。纪要：记载会议主要情况和议定事项（如党组会议纪要）。二、公文格式规范详解公文格式需严格遵循《党政机关公文格式》（GB/T____），分为版头、主体、版记三部分，核心要素规范如下：（一）版头部分发文机关标志：由全称或规范化简称加“文件”组成（如“××省人民政府文件”），联合行文可并用多机关名称或单独用主办机关。发文字号：机关代字+〔年份〕+发文顺序号（如“国发〔2024〕1号”），年份用六角括号，顺序号不编虚位（如“001”错误，应为“1”）。签发人：上行文（请示、报告）需标注，居右空一字，“签发人”三字后加全角冒号，姓名居左空一字（如“签发人：张三”）。（二）主体部分标题：一般由“发文机关+事由+文种”组成（如《××局关于开展安全生产检查的通知》），避免歧义与冗长，必要时可省略发文机关（如内部周知性通知）。主送机关：公文的受理机关，上行文主送一个机关，下行文、平行文可主送多个，用全称、规范化简称或同类型机关统称（如“各设区市人民政府，省政府各部门”）。正文：公文核心，层次结构用“一、（一）1.（1）”标注，内容需逻辑清晰、表述准确。例如部署工作的通知，可按“背景目的—工作要求—保障措施”展开；请示需“理由—事项—结语”（结语如“妥否，请批示”）。成文日期：用阿拉伯数字，右空四字编排（如“2024年5月1日”），会议通过的公文以通过日期为准。印章：加盖发文机关署名正下方，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，骑年盖月（电子公文可省略，但需标注“此件与原件一致”）。（三）版记部分抄送机关：除主送机关外需执行或知晓的机关，居左空一字，用逗号分隔（如“抄送：省委办公厅，省人大常委会办公厅”）。印发机关和日期：印发机关为公文印制部门，日期用阿拉伯数字，居右空一字（如“印发机关：××局办公室2024年5月2日”）。三、公文写作核心技巧（一）内容撰写原则准确性：政策依据需标注文号（如“根据《××条例》（××〔2024〕×号）”），事实数据需核实（如“完成投资××万元”需附财务凭证）。简明性：删除冗余表述，如“请各单位务必于本月底前完成整改”优于“请各个单位都必须在这个月的最后几天之前把整改工作完成”。庄重性：使用公文术语（如“拟”“准予”“为荷”），避免口语化（如“我们觉得”改为“我单位经研究认为”）。得体性：上行文（请示、报告）语气谦逊（如“妥否，请批示”），下行文（通知、通报）明确要求（如“务必按时完成”），平行文（函）谦和协商（如“商请协助为盼”）。（二）逻辑结构搭建公文正文需“凤头、猪肚、豹尾”：开头：交代背景（如“为贯彻落实××会议精神”）或目的（如“为解决××问题”），简洁明了。主体：按“问题—分析—解决”或“工作进展—成果—下一步计划”展开，分点论述（如用“一、二、三”），避免大段文字堆砌。结尾：根据文种调整，请示用“妥否，请批示”，通知用“特此通知”，报告用“以上报告，请审阅”。（三）语言表达规范数字与简称：除成文日期、部分结构层次（如“一、二”）用汉字，其余用阿拉伯数字（如“5月1日”“3个方案”）；简称需规范（如“××省”而非“某省”，“中办”需首次出现时注明“中共中央办公厅”）。避免模糊表述：删除“大概”“可能”等词，改为“预计”“拟”（如“预计5月底完成”优于“大概5月底完成”）。四、常见文种写作要点（一）通知：部署与告知的核心工具批转/转发通知：标题含“批转”“转发”，主送机关明确，附件标注规范（如“附件：××文件”）。事项通知：分“背景—事项—要求”，事项需具体（如时间、地点、责任单位），避免歧义（如“请各单位于5月10日前报送材料至××室”）。（二）请示：一文一事，靶向请求核心要求：主送一个机关，理由需充分（如“因现有设备老化（附检测报告）”），事项明确（如“申请购置电脑5台、打印机2台”），结尾用请示性用语（如“妥否，请批示”）。（三）报告：汇报与反馈的载体区别于请示：不得夹带请示事项，结构分“工作进展—成果—问题—下一步计划”，突出重点（如“全年完成投资××亿元，超额完成任务，主要采取了××措施……”）。（四）函：平行沟通的桥梁发函：商洽事项需明确（如“商请贵单位协助开展××调研”），语气谦和（如“盼复为荷”）。复函：开头引述来函（如“你单位《关于××的函》（×函〔2024〕×号）收悉”），答复需针对性强（如“同意协助开展调研，具体安排如下……”）。五、常见问题及改进建议（一）格式错误案例发文字号错误：“国发（2024）1号”（错误，应为“国发〔2024〕1号”）。附件说明错误：将附件放在版记（错误，应在正文下空一行左空二字标注“附件：××”）。（二）内容问题案例一文多事：请示中同时申请资金和人员（错误，应分两篇请示）。语言口语化：“我们觉得这个方案可行”（错误，改为“我单位经研究，认为该方案可行”）。（三）改进思路以“请示”为例，原错误文本：>××局关于申请资金及人员的请示>××市政府：>我局因工作需要，现申请资金50万元用于购置设备，同时申请增加5名工作人员。以上请示，望批准。>××局>2024年5月1日修改后（拆分事项，规范表述）：>××局关于申请购置设备资金的请示>××市政府：>因我局承担的××项目（××〔2024〕×号）推进中，现有设备老化（附检测报告），无法满足工作需求，需购置××设备（清单附后），预计费用50万元。>妥否，请批示。>××局（印章）>2024年5月1日六、公文审核与归档要求（一）审核要点格式审核：检查版头、主体、版记要素是否齐全（如上行文是否标注签发人，成文日期是否右空四字）。内容审核：政策是否合规（如引用文件是否现行有效），事实是否准确（如数据是否与财务报表一致），逻辑是否清晰（如请示事项是否单一）。语言审核：术语是否正确（如“函”的结尾是否用“为盼”），表述是否简洁（如删除重复语句）。（二）归档规范范围与期限：按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，永久保管涉及重大决策、历史沿革的公文，30年保管重要业务公文，10年保管一般性