志愿者财务管理流程及制度范本

一、制度目的与适用范围为规范志愿者组织（以下简称“组织”）的财务行为，确保资金使用合法、透明、高效，保障志愿服务项目顺利开展及组织可持续运营，依据《中华人民共和国慈善法》《民间非营利组织会计制度》等法律法规，结合组织实际情况，制定本制度。本制度适用于组织开展的各类志愿服务项目、日常运营及与财务相关的所有活动，涵盖资金的预算、收入、支出、管理、监督等全流程。二、财务管理基本原则1.合法性原则：所有财务活动严格遵守国家法律法规、财务制度及组织章程，确保资金来源合法、支出合规。2.预算约束原则：各项支出以经审批的预算为依据，无预算或超预算事项需履行追加审批程序。3.专款专用原则：专项经费（如定向捐赠、项目专款）须严格按指定用途使用，不得截留、挪用。4.公开透明原则：定期向理事会、志愿者及社会公众公开财务信息，接受监督。5.节约高效原则：合理配置资源，杜绝浪费，确保资金使用效益最大化。三、预算管理流程（一）预算编制项目负责人或财务人员应结合活动计划、历史数据及实际需求，编制年度/项目预算，内容包括收入预算（捐赠、政府补助、活动收入等）和支出预算（人员费用、物资采购、活动执行费等）。支出预算需细化至具体事项（如“志愿者交通补贴”“活动宣传物料”），并附测算依据。（二）预算审批预算草案经部门负责人初审后，提交理事会（或管理层）审议。审议通过的预算作为年度/项目财务执行的依据，由财务部门备案执行。（三）预算执行与调整预算执行过程中，财务人员定期对比实际收支与预算差异，向管理层反馈执行情况。因不可抗力、政策变化或项目调整需变更预算的，由申请部门提交《预算调整申请表》，说明调整原因及方案，经原审批机构审议通过后方可执行。四、收入管理规范（一）收入来源组织收入包括：社会捐赠（货币、物资）；政府购买服务补助、专项资金；公益活动合理收入（如工本费、活动报名费，需提前公示收费标准）；其他合法收入（如利息收入、合作方资助）。（二）收入确认与核算所有收入须及时入账，开具合规票据（捐赠收入开具捐赠收据，服务收入开具税务发票）。捐赠收入需登记捐赠人信息、捐赠用途及资金到账时间；物资捐赠应办理验收、登记，按公允价值入账。政府补助按资金文件要求专款专用，定期向主管部门报送使用情况。五、支出管理细则（一）支出分类支出分为：人员费用：志愿者补贴（交通、误餐等）、临时工作人员薪酬；物资采购：活动物资（横幅、宣传册）、办公用品；活动费用：场地租赁、宣传推广、交通差旅；其他支出：税费、审计费、水电费等日常运营成本。（二）支出审批流程1.经办人申请：填写《费用报销单》或《付款申请单》，附合法票据、合同（如需）、验收单（物资采购）等凭证。2.部门审核：部门负责人确认支出的真实性、必要性，签字审批。3.财务复核：财务人员检查票据合规性、金额准确性及预算匹配度。4.权限审批：小额支出（如≤XX元，根据组织规模设定）由财务主管审批；大额支出（如>XX元）或专项支出，提交理事会审议。（三）支出凭证要求票据须为合法有效凭证（发票、财政收据等），内容完整（日期、金额、项目、开票方信息）；物资采购需附《验收单》，由2名以上人员签字确认；志愿者补贴发放需附《签收表》，注明服务时长、补贴标准及志愿者签字。六、资金管理要求（一）银行账户管理开立专用银行账户，专人管理网银U盾、密码，定期对账（每月至少1次），确保账实相符。严禁公款私存、出租出借账户。（二）现金管理尽量通过银行转账、电子支付结算，现金支出仅限小额零星费用（如≤XX元）。现金收入须当日缴存银行，库存现金不得超限额（按组织规模设定）。（三）资金安全财务数据定期备份（电子档案+纸质档案），存储介质加密保管；大额资金支出（如≥XX元）须经集体决策，留存会议记录。七、财务监督与审计机制（一）内部监督财务人员每月自查账务，监事会（或监督小组）每季度抽查财务凭证、报表，重点核查专项资金使用情况。建立“财务问题反馈通道”，志愿者、员工可匿名举报违规行为。（二）外部审计每年聘请第三方审计机构对年度财务报告进行审计，项目结束后对专项经费开展审计。审计结果向理事会汇报，并在官网、公众号等渠道公开。（三）信息公开每季度在官网、公告栏发布《财务简报》，内容包括收支总额、主要支出方向、专项资金使用进度；年度审计报告、项目财务明细等信息接受社会查询（如通过邮箱、现场查阅）。八、财务档案管理（一）档案范围包括预算文件、记账凭证、财务报表、捐赠协议、审计报告、银行对账单等。（二）归档要求凭证、报表按月整理，装订成册，标注年度、月份；电子档案备份至云端或移动硬盘，纸质档案存放于防火、防潮的专用档案柜。（三）保管期限会计档案保管期限按《会计档案管理办法》执行，到期需销毁的档案，须经理事会审议并备案。九、附则1.本制度由理事会负责解释，自