浙江谈话提醒制度规范

PAGE浙江谈话提醒制度规范一、总则（一）目的为进一步加强公司/组织内部管理，规范工作流程，强化对员工的监督与教育，及时发现和纠正问题，预防违规违纪行为的发生，特制定本谈话提醒制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工以及劳务派遣人员等。（三）基本原则1.预防为主原则：通过谈话提醒，及时发现员工在工作中存在的潜在问题和风险，提前进行沟通和引导，防止问题扩大化。2.实事求是原则：谈话提醒应基于客观事实，准确反映问题，避免主观臆断和夸大事实。3.教育与帮助原则：以教育和帮助员工改进工作为出发点，注重引导员工认识问题、分析原因，提出改进措施，促进员工成长和发展。4.保密性原则：谈话提醒过程中涉及的相关信息应严格保密，不得泄露给无关人员，保护员工的隐私和声誉。二、谈话提醒的情形（一）工作纪律方面1.无故迟到、早退、旷工，或在工作时间内从事与工作无关的活动。2.违反公司/组织考勤制度、请假制度等相关规定。3.工作态度不认真，敷衍了事，对工作任务推诿扯皮。（二）工作绩效方面1.未能按时完成工作任务，或工作质量达不到要求，影响工作进度和整体绩效。2.在工作中频繁出现失误，给公司/组织造成一定损失。3.对工作安排和目标不明确，缺乏工作计划和执行力。（三）廉洁自律方面1.存在接受供应商、客户等利益相关方的贿赂、回扣、礼品等不正当利益的嫌疑。2.利用职务之便，为自己或他人谋取私利，损害公司/组织利益。3.参与可能影响公正执行公务活动的宴请、娱乐等活动。（四）团队协作方面1.与同事之间发生冲突、矛盾，影响团队和谐氛围和工作效率。2.不配合团队工作，对团队任务消极对待，缺乏团队合作精神。3.在团队中传播负面情绪和不良信息，影响团队士气。（五）其他方面1.违反公司/组织的规章制度、操作规程等，可能引发安全事故或风险。2.对公司/组织的重大决策、政策执行不力，影响公司/组织正常运转。3.员工个人行为可能对公司/组织形象造成不良影响。三、谈话提醒的主体与职责（一）谈话提醒主体1.公司/组织各级领导干部，包括部门负责人、分管领导、总经理等。2.根据具体情况，人力资源部门及相关职能部门人员可参与谈话提醒工作。（二）职责分工1.各级领导干部负责对下属员工进行谈话提醒，及时发现和解决员工在工作中存在的问题。根据员工的表现和工作实际情况，确定谈话提醒的时机、内容和方式。跟踪了解谈话提醒后员工的改进情况，对改进效果进行评估。2.人力资源部门负责制定和完善谈话提醒制度规范，指导和监督各级领导干部开展谈话提醒工作。收集、整理谈话提醒相关资料，并进行归档管理。对谈话提醒工作进行统计分析，为公司/组织管理决策提供参考依据。3.相关职能部门人员根据工作职责，协助各级领导干部对涉及本部门业务范围内的员工进行谈话提醒。提供专业意见和建议，共同分析问题原因，制定改进措施。四、谈话提醒的程序（一）谈话准备1.确定谈话对象：根据日常工作观察、员工表现评估、群众举报等渠道，确定需要进行谈话提醒的员工名单。2.收集谈话信息：了解谈话对象的基本情况、工作表现、存在问题的相关背景资料等，为谈话做好充分准备。3.制定谈话提纲：根据收集到的信息，结合谈话目的和重点，制定详细的谈话提纲，明确谈话内容和步骤。（二）谈话实施1.选择谈话地点：谈话地点应选择安静、舒适、不受干扰的环境，确保谈话能够顺利进行。2.开场沟通：谈话开始时，先向谈话对象说明谈话的目的和背景，营造轻松、坦诚的谈话氛围，使其能够积极配合谈话。3.指出问题：按照谈话提纲，客观、准确地指出谈话对象存在的问题，列举具体事例，让谈话对象清楚了解自己的不足。4.分析原因：引导谈话对象分析问题产生的原因，帮助其认识问题的本质，鼓励其积极思考，提出自己的看法和想法。5.提出要求：针对谈话对象存在的问题，提出明确的改进要求和建议，包括改进的方向、措施、期限等，帮助其制定具体的改进计划。6.交流反馈：给予谈话对象充分的时间进行交流和反馈，倾听其对问题的认识、想法和困难，解答其疑问，确保谈话对象能够理解谈话内容并接受改进要求。7.记录谈话内容：谈话过程中，安排专人负责记录谈话内容，包括谈话时间、地点、谈话人、谈话对象、谈话内容要点等，确保记录准确、完整。（三）谈话后续跟进1.谈话对象制定改进计划：谈话结束后，要求谈话对象根据谈话内容和提出的改进要求，在规定时间内制定详细的改进计划，并提交给上级领导。2.上级领导审核改进计划：上级领导对谈话对象提交的改进计划进行审核，提出意见和建议，确保改进计划具有针对性、可操作性和时效性。3.跟踪改进情况：上级领导定期跟踪谈话对象的改进情况，通过检查工作成果、听取汇报、沟通交流等方式，了解其是否按照改进计划认真落实改进措施。4.评估改进效果：在规定期限结束后，对谈话对象的改进效果进行评估。评估可通过对比改进前后的工作表现、业绩数据、同事评价等方式进行，客观评价谈话提醒工作的成效。5.总结反馈：根据评估结果，对谈话提醒工作进行总结反馈。对于改进效果明显的员工，给予肯定和表扬；对于改进效果不明显或未达到要求的员工，分析原因，采取进一步的措施，如再次谈话提醒、调整工作岗位、进行纪律处分等。五、谈话提醒的方式（一）个别谈话1.由各级领导干部与谈话对象进行一对一的谈话，这种方式能够更直接、深入地了解谈话对象的情况，针对性地指出问题，进行沟通和交流。2.个别谈话应注重谈话技巧和方法，保持平等、尊重的态度，避免使用命令式、指责式的语言，确保谈话对象能够感受到关心和帮助。（二）集体谈话1.对于存在共性问题或需要对一定范围内的员工进行提醒教育的情况，可组织集体谈话。集体谈话能够提高工作效率，扩大谈话提醒的覆盖面，同时也能营造良好的团队氛围，增强员工的集体意识。2.在集体谈话过程中，要强调问题的普遍性和严重性，引导员工对照自身情况进行反思，共同探讨改进措施，促进整体工作水平的提升。（三）书面函询1.对于一些问题较为明确、不需要进行面对面谈话的情况，可采用书面函询的方式。书面函询以正式函件的形式向谈话对象提出问题，要求其在规定时间内书面回复。2.书面函询应明确函询的目的、问题内容、回复要求和期限等，确保谈话对象能够清楚了解函询的意图，并认真对待回复。六、谈话提醒的记录与归档（一）记录要求1.谈话记录应使用专门的谈话记录表格或笔记本，确保记录格式规范、内容完整。2.记录内容要准确、客观地反映谈话过程，包括谈话时间、地点、谈话人、谈话对象、谈话内容要点、谈话对象的表态和回应等。3.谈话记录应使用钢笔或中性笔书写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖谈话人或记录人的印章。（二）归档管理1.谈话结束后，谈话记录应由谈话人整理后及时归档。归档资料应包括谈话记录原件、谈话对象提交的改进计划、跟踪改进情况的相关记录、评估改进效果的资料等。2.归档资料应按照年度、部门、员工姓名等进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查阅和管理。3.档案管理人员应定期对归档资料进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。对于涉及员工隐私和公司/组织机密的档案，要严格按照保密规定进行管理。七、监督与检查（一）监督主体公司/组织内部设立专门的监督机构或由人力资源部门负责对谈话提醒制度规范的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.各级领导干部是否按照规定程序和要求开展谈话提醒工作，包括谈话准备、实施、后续跟进等环节。2.谈话提醒记录是否完整、准确，归档管理是否规范。3.谈话对象对改进要求的落实情况，改进效果是否明显。4.谈话提醒制度规范在执行过程中是否存在问题，是否需要进行调整和完善。（三）检查方式1.定期检查：定期对谈话提醒工作进行全面检查，检查时间间隔可根据公司/组织实际情况确定，一般为每半年或一年进行一次。2.不定期抽查：不定期对部分部门或员工的谈话提醒工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对谈话提醒工作中出现的突出问题或重点领域，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。（四）结果运用1.将谈话提醒制度规范执行情况纳入公司/组织绩效考核体系，对认真执行制度、谈话提醒工作成效显著的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于违反谈话提醒制度规范、不履行谈话提醒职责的部门和个人，视情节轻重给予