涉密信息规范管理制度

PAGE涉密信息规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司涉密信息的管理，确保公司涉密信息的安全，防止公司涉密信息的泄露、丢失或被非法获取、使用，保障公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部人员（包括但不限于合作伙伴、供应商、客户等）在涉及公司涉密信息的处理过程中。（三）定义1.涉密信息：指公司在经营管理、技术研发、业务活动等过程中产生的，涉及公司商业秘密、技术秘密、国家秘密等，一旦泄露可能对公司造成经济损失、声誉损害或对国家安全构成威胁的信息。2.商业秘密：包括但不限于公司的客户信息、营销计划、财务数据、产品配方、工艺流程、技术方案、业务合同等不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。3.技术秘密：指公司拥有的未公开的技术诀窍、技术方案、技术数据、技术成果等，包括但不限于产品设计、制造工艺、测试方法、计算机软件、数据库等。4.国家秘密：指关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司涉及的国家秘密事项，按照国家相关法律法规和保密规定进行管理。（四）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司涉密信息管理活动合法合规。2.最小化原则：根据工作需要，严格限定知悉涉密信息的人员范围，确保涉密信息的接触和使用仅限于工作必需的最小范围。3.全程管控原则：对涉密信息的产生、存储、传输、使用、共享、销毁等全过程进行严格管控，确保涉密信息始终处于安全状态。4.预防为主原则：强化员工的保密意识教育，建立健全保密管理制度和防范措施，预防涉密信息泄露事件的发生。二、涉密信息的分类与分级（一）分类1.商业类：包括客户信息、市场策略、销售数据、财务报表、合同协议等。2.技术类：涵盖产品设计图纸、技术研发文档、工艺流程、算法公式、软件代码等。3.管理类：涉及公司组织架构、人力资源信息、内部管理制度、决策文件等。4.其他类：如公司尚未公开的重大项目计划、合作意向、招投标文件等。（二）分级根据涉密信息的重要性和敏感性，将其分为三个级别：1.绝密级：一旦泄露会使公司遭受极其严重的经济损失、声誉损害或对国家安全造成重大影响的信息。如公司核心技术的关键算法、涉及国家安全的特殊业务信息等。2.机密级：泄露后会对公司造成较大经济损失、声誉损害或对公司业务开展产生重大不利影响的信息。如重要客户的核心信息、公司关键业务流程的详细资料等。3.秘密级：泄露后可能对公司造成一定经济损失、声誉损害或对公司业务有一定影响的信息。如一般性的客户资料、普通业务文档等。三、涉密信息的标识与存储（一）标识1.对于纸质涉密文件，应在文件首页左上角加盖“绝密”“机密”“秘密”字样的印章，并注明保密期限。保密期限根据信息的敏感程度和实际需要确定，一般绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。2.对于电子涉密文件，应在文件名称前添加相应的密级标识，如“[绝密]项目计划书”“[机密]技术研发报告”等，并在文件属性中设置保密期限。同时，应采用加密存储方式，确保文件在存储过程中的安全性。3.对于存储涉密信息的介质（如硬盘、U盘、光盘等），应在介质表面显著位置标明密级和编号，并粘贴保密标识。（二）存储1.纸质涉密文件：应存放在专门的保密文件柜中，文件柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能。保密文件柜应放置在安全的办公区域，由专人负责管理。2.电子涉密文件：应存储在公司内部的涉密服务器或加密存储设备中，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，应建立严格的用户权限管理制度，限制对涉密文件的访问。只有经过授权的人员才能访问相应级别的涉密文件。3.存储涉密信息的介质：应按照密级分类存储，不同密级的介质应分开存放。对于废弃的涉密介质，应进行严格的销毁处理，确保介质上的涉密信息无法恢复。四、涉密信息的传输与使用（一）传输1.涉密信息的传输应采用加密技术，确保信息在传输过程中的安全性。如通过公司内部加密网络传输、使用加密邮件系统等方式进行传输。2.在通过外部网络传输涉密信息时，必须经过公司相关部门的审批，并采取必要的加密措施。同时，应选择具有良好信誉和安全保障的传输渠道，如专用的加密通信软件或安全的云存储服务提供商。3.严禁通过互联网、普通电子邮件、即时通讯工具等不安全的方式传输涉密信息。（二）使用1.员工在使用涉密信息时，应严格遵守公司的保密规定，确保信息的安全。不得擅自将涉密信息提供给无关人员，不得在非工作场所谈论、传播涉密信息。2.因工作需要使用涉密信息的，应填写《涉密信息使用申请表》，注明使用目的、使用期限、使用范围等内容，经部门负责人审批后，方可使用。3.在使用涉密信息过程中，应采取必要的保密措施，如对涉密信息进行加密存储、限制访问权限等。使用完毕后，应及时归还或销毁涉密信息，不得擅自留存。五、涉密信息的共享与披露（一）共享1.公司内部部门之间因工作需要共享涉密信息的，应填写《涉密信息共享申请表》，注明共享目的、共享范围、共享期限等内容，经双方部门负责人审批后，方可共享。2.共享涉密信息时，应确保信息接收方具备相应的保密条件和能力，并签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.严禁将涉密信息共享给与工作无关的第三方。（二）披露1.公司对外披露涉密信息必须经过严格的审批程序。涉及商业秘密的信息披露，应经公司高层管理人员审批，并评估披露可能带来的风险和影响。2.涉及国家秘密的信息披露，必须按照国家相关法律法规和保密规定，报经有关部门批准后，方可进行。3.在披露涉密信息时，应采取必要的保密措施，如对披露内容进行加密处理、限制传播范围等，确保信息在披露过程中的安全性。六、涉密人员管理（一）涉密人员界定1.公司涉密人员包括但不限于涉及公司核心业务、掌握公司涉密信息的管理人员、技术人员、业务人员等。2.对于新入职员工，人力资源部门应在入职前进行保密审查，确定其是否接触公司涉密信息，并根据工作需要确定其是否为涉密人员。（二）保密培训1.公司应定期组织涉密人员参加保密培训，提高其保密意识和技能。保密培训内容应包括国家法律法规、公司保密制度、保密技术等方面的知识。2.新入职涉密人员必须参加公司组织的保密入职培训，经考试合格后方可上岗。培训合格证书应作为员工档案的重要组成部分。3.对于涉及国家秘密的涉密人员，应按照国家相关规定参加专门的保密培训，并取得相应的保密资格证书。（三）保密协议1.公司与涉密人员签订保密协议，明确双方的权利和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。2.保密协议的期限应根据涉密人员接触公司涉密信息的情况确定，一般不低于涉密人员离职后的2年。3.涉密人员离职时，应将所有涉及公司涉密信息的资料、设备等归还公司，并签订《离职保密承诺书》，承诺离职后遵守公司的保密规定，不泄露公司涉密信息。（四）监督与考核1.公司建立涉密人员保密监督机制，定期对涉密人员的保密工作进行检查和评估。检查内容包括保密制度执行情况、涉密信息管理情况、保密措施落实情况等。2.对违反保密规定的涉密人员进行严肃处理，视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。对因违反保密规定给公司造成重大损失的，依法追究其法律责任。3.将涉密人员的保密工作表现纳入绩效考核体系，对保密工作成绩突出的人员给予表彰和奖励。七安全审计与监督检查（一）安全审计1.公司建立涉密信息安全审计机制，定期对涉密信息的存储、传输、使用、共享、销毁等环节进行审计。审计内容包括操作日志、访问记录、文件流转等方面的数据。2.安全审计应采用专业的审计工具和技术，确保审计结果的准确性和可靠性。审计报告应及时提交公司管理层，为公司决策提供参考依据。3.对于审计发现的问题，应及时进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）监督检查1.公司成立保密工作领导小组，负责对公司涉密信息管理工作进行全面监督检查。保密工作领导小组定期召开会议听取保密工作汇报，研究解决保密工作中存在的问题。2.公司内部审计部门定期开展涉密信息管理专项审计，检查公司保密制度的执行情况、涉密信息管理措施的落实情况等。3.公司各部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和整改本部门在涉密信息管理方面存在的问题。对于自查发现的问题，应及时向公司保密工作领导小组报告，并采取有效措施进行整改。八、保密工作奖惩（一）奖励1.对于在保密工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升等。2.奖励标准根据贡献大小确定，具体标准由公司保密工作领导小组制定。（二）惩罚1.对于违反保密制度的部门或个人，公司视情节轻重给予警告、罚款、降