科技外包管理规范制度

PAGE科技外包管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司科技外包项目的管理，规范外包业务流程，确保外包服务质量，保障公司信息安全和利益，特制定本管理规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及科技外包服务的项目，包括但不限于软件开发、系统维护、技术支持、数据处理等外包业务。（三）基本原则1.合法合规原则：外包活动必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保公司行为合法合规。2.质量保障原则：明确外包服务质量要求，通过有效的管理和监督机制，确保外包服务达到或超过预期标准。3.风险可控原则：识别、评估和控制外包过程中的各类风险，采取相应措施降低风险发生的可能性及影响程度。4.信息安全原则：保护公司核心信息资产，在外包合作中确保信息不被泄露、篡改或非法使用。二、外包服务供应商选择与管理（一）供应商筛选标准1.资质与信誉具备合法经营资质，营业执照、税务登记证等证照齐全且在有效期内。拥有良好的商业信誉，无重大违法违规记录，在行业内口碑良好。2.技术能力具备与外包业务相匹配的技术团队和专业技能，拥有相关技术领域的认证或资质证书。有成功实施类似项目的经验，能够提供相关项目案例及客户评价。3.服务质量建立完善的质量管理体系，有明确的服务质量标准和质量控制流程。过往服务项目的客户满意度较高，能够提供相关证明材料。4.财务状况财务状况稳定，具备一定的资金实力，能够承担外包项目可能产生的经济责任。提供近年度财务审计报告，确保财务状况健康。（二）供应商选择流程1.需求分析：根据公司业务需求，明确外包服务的具体要求，包括功能、性能、时间节点等。2.供应商搜索：通过多种渠道收集潜在供应商信息，如行业推荐、网络搜索、供应商自荐等。3.初步筛选：依据筛选标准，对收集到的供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。4.详细评估：对入围供应商进行详细评估，包括实地考察、技术测试、商务谈判等。5.合同签订：与选定的供应商签订外包服务合同，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格、付款方式、保密条款等。（三）供应商管理与监督1.定期评估：建立供应商定期评估机制，每年至少对供应商进行一次全面评估，评估内容包括服务质量、技术能力、项目进度、成本控制、客户满意度等。2.动态监控：对外包项目实施过程进行动态监控，及时发现和解决问题。建立供应商服务报告制度，要求供应商定期提交项目进展报告、质量报告、问题处理报告等。3.激励与约束：根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加业务份额、优先合作机会等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至终止合作。三、外包项目合同管理（一）合同签订1.合同起草：由公司法律事务部门或专业法律顾问根据外包项目需求起草合同文本，确保合同条款合法合规、明确合理。2.合同审核：合同文本起草完成后，提交公司相关部门进行审核，审核内容包括业务需求、法律风险、财务条款、质量标准等。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订合同。（二）合同执行与变更1.合同执行：双方严格按照合同约定履行各自义务，公司相关部门负责监督合同执行情况，确保外包服务按时、按质、按量完成。2.合同变更：如因业务需求变化、不可抗力等原因需要变更合同条款，必须按照合同约定的变更程序进行。变更申请需经双方协商一致，并签订书面变更协议。（三）合同终止1.正常终止：合同期满或双方按照合同约定完成所有义务后，合同自然终止。2.提前终止：如因一方严重违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行，另一方有权提前终止合同。提前终止合同需按照合同约定及相关法律法规办理手续，并承担相应责任。四、外包项目过程管理（一）项目启动1.项目计划制定：公司与供应商共同制定外包项目计划，明确项目目标、任务分解、时间进度、质量标准、沟通机制等。2.项目团队组建：双方各自组建项目团队，明确团队成员职责分工，确保项目顺利开展。3.项目启动会议：召开项目启动会议，由双方项目负责人介绍项目背景、目标、计划、团队成员等，明确项目沟通方式和工作流程。（二）项目执行与监控1.进度监控：建立项目进度跟踪机制，定期检查项目实际进展情况，与计划进度进行对比分析。如发现进度偏差，及时采取措施进行调整，确保项目按时完成。2.质量监控：制定质量监控标准和流程，对外包服务成果进行定期检查和测试。如发现质量问题，要求供应商及时整改，直至达到质量标准。3.沟通协调：建立有效的沟通协调机制，明确双方项目团队成员的沟通方式、频率和渠道。定期召开项目沟通会议，及时解决项目中出现的问题。（三）项目验收1.验收准备：项目完成后，供应商应提交项目验收申请，并提供项目成果文档、测试报告、用户手册等相关资料。2.验收实施：公司组织相关部门和人员对项目进行验收，验收内容包括功能、性能、质量、文档等方面。验收合格后，出具验收报告。3.验收整改：如验收过程中发现问题，要求供应商限期整改，整改完成后重新进行验收，直至验收合格。五、信息安全管理（一）信息安全责任界定1.公司责任：公司负责制定信息安全策略和标准，明确信息安全管理要求，对外包服务过程中的信息安全进行监督和管理。2.供应商责任：供应商承担外包服务过程中信息安全保护的直接责任，必须遵守公司信息安全规定，采取有效措施保护公司信息资产安全。（二）信息安全措施要求1.物理安全：确保外包服务场所的物理安全，采取门禁、监控、防盗等措施，防止信息资产被盗取或损坏。2.网络安全：建立网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测、加密传输等措施，防止网络攻击和数据泄露。3.数据安全：对公司敏感数据进行分类分级管理，采取加密存储传输、备份恢复等措施，确保数据安全。4.人员安全：对涉及公司信息资产的供应商人员进行背景审查和安全培训，签订保密协议，明确人员安全责任。（三）信息安全监督与检查1.定期检查：公司定期对外包服务的信息安全状况进行检查，检查内容包括安全制度执行情况、安全措施落实情况、人员安全管理情况等。2.应急处理：制定信息安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。如发生信息安全事件，供应商应立即采取措施进行处理，并及时向公司报告。六、知识产权管理（一）知识产权归属约定1.明确归属原则：在合同中明确外包项目产生的知识产权归属，一般情况下，公司委托开发的软件、技术成果等知识产权归公司所有；供应商自主研发且未使用公司提供的技术资料、数据等的成果，知识产权归供应商所有。2.特殊情况处理：对于涉及双方共同研发或知识产权归属存在争议的情况，应在合同中明确解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。（二）知识产权保护措施1.保密协议：双方签订保密协议，明确保密范围、保密期限、违约责任等，防止知识产权泄露。2.侵权防范：加强对知识产权的监控，防止外包服务过程中出现知识产权侵权行为。如发现侵权行为，及时采取措施进行制止，并追究相关方责任。七、保密管理（一）保密范围界定1.公司信息：包括公司商业秘密、技术秘密、客户信息、财务信息等各类敏感信息。2.项目信息：外包项目过程中涉及的项目计划、技术方案、数据资料、测试结果等信息。（二）保密措施要求1.人员管理：对涉及保密信息的供应商人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.物理环境：确保外包服务场所的物理环境安全，防止保密信息被非法获取。3.技术手段：采取加密存储、加密传输、访问控制等技术手段，保护保密信息安全。（三）保密监督与检查1.定期检查：公司定期对外包服务的保密情况进行检查，确保保密措施有效执行。2.违规处理：如发现供应商或其人员违反保密协议，公司有权要求其立即停止违规行为，并追究其法律责任。八、费用管理（一）费用预算与支付1.费用预算：在项目启动阶段，公司与供应商共同制定项目费用预算，明确各项费用明细和金额。2.费用支付：按照合同约定的付款方式和时间节点进行费用支付。付款前，供应商应提供合法有效的发票及相关证明文件。（二）费用结算与审计1.费用结算：项目结束后，双方按照合同约定进行费用结算，结算金额以验收合格后的实际工作量和合同单价为准。2.费用审计：公司定期对外包项目费用进行审计，确保费用支出合理合规，防止出现费用超支、虚报等情况。九、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：对外包项目可能面临的风险进行全面识别，包括技术风险、质量风险、安全风险、法律风险、财务风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性及影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的风险，采取风险规避措施，如终止外包项目或更换供应商。2.风险降低：通过加强管理、完善制度、增加资源投入等方式，降低风险发生的可能性及影响程度。3.风险转移：