规范合同管理工作制度

PAGE规范合同管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，合理分配双方权利义务，不得显失公平。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、胁迫或恶意串通。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司领导、各部门负责人等组成。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理，建立合同台账，统计分析合同数据等。（三）各部门职责1.业务部门负责合同的前期洽谈、起草、提出签订合同的申请，并对合同履行情况进行跟踪和反馈。2.财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金安全。3.法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见，防范法律风险。4.其他相关部门按照各自职责，配合做好合同管理工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门在合同洽谈达成一致后，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.业务部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点审核合同条款是否符合法律法规和公司利益，是否存在风险漏洞等。3.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交法务部门进行法律审查。法务部门应从法律角度对合同进行全面审查，出具法律审查意见。4.根据法务部门的法律审查意见，业务部门对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交合同管理部门审核，审核通过后提交公司领导审批。5.公司领导审批通过后，业务部门与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照规定的程序进行盖章。(二)合同签订注意事项1.合同对方当事人应具有合法的主体资格，具备相应的民事权利能力和民事行为能力。业务部门应在签订合同前对对方当事人的主体资格、经营状况、信用情况等进行调查了解。2.合同条款应明确、具体,避免模糊不清或歧义。对于重要条款应进行详细约定，确保双方权利义务清晰。3.合同签订应采用书面形式，一式多份，双方各执一份，同时根据需要报送相关部门备案。4.严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。如因特殊情况需要使用空白合同文本，必须事前经合同管理部门和公司领导批准，并严格控制空白合同文本的发放数量和使用范围。四、合同履行管理（一）履行通知合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门，并组织相关人员对合同履行进行策划和安排。在合同履行过程中，业务部门应定期向合同对方当事人发出履行通知，告知合同履行情况。（二）履行跟踪业务部门负责对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同对方当事人的履行情况。如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，应及时采取措施，要求对方当事人履行义务，并保留相关证据。（三）履行变更合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知相关部门，并按照变更后的合同履行。（四）履行争议处理合同履行过程中如发生争议，业务部门应及时与合同对方当事人沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，应及时将争议情况报告合同管理部门和法务部门，由法务部门根据具体情况采取协商、仲裁、诉讼等方式解决争议。在争议解决期间，双方应继续履行合同中无争议的部分。五、合同变更管理（一）变更申请合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交合同管理部门审核。（二）变更审核合同管理部门收到合同变更申请表后，应组织相关部门对变更事项进行审核。审核内容包括变更的必要性、合理性、合法性等。审核通过后，合同管理部门将合同变更申请表提交法务部门进行法律审查。（三）变更协议签订根据法务部门的法律审查意见，业务部门与合同对方当事人协商一致后签订合同变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、变更后的合同履行期限等条款。变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知相关部门，并按照变更后的合同履行。六、合同终止管理（一）终止条件合同在以下情况下终止：合同履行完毕；合同双方协商一致终止合同；因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行而终止；合同被依法解除等。（二）终止通知合同终止时，业务部门应及时向合同对方当事人发出终止通知，告知合同终止的原因、时间等信息。（三）终止清算合同终止后，业务部门应组织相关部门对合同履行情况进行清算。清算内容包括合同款项的收付、货物的交付、服务的完成情况等。清算完毕后，业务部门应将清算结果报合同管理部门备案。（四）终止资料归档合同终止后，业务部门应将合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的所有资料整理归档，交公司档案管理部门保存。归档资料应包括合同文本、合同变更协议、履行通知、争议处理文件、终止通知、清算报告等。七、合同档案管理（一）档案建立合同管理部门应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记等管理。合同档案应包括合同文本及相关附件、合同签订审批表、合同履行记录、合同变更协议、合同终止通知及清算报告等资料。（二）档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。（三）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照、涂改档案内容。（四）档案借阅因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、合同管理部门负责人和公司领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人应按时归还档案。借阅人在借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自拆封、抽取、涂改档案内容。八、合同印章管理（一）印章使用范围公司合同专用章仅用于签订合同及与合同相关的补充协议、变更协议等文件。严禁使用合同专用章签订与合同无关的文件。（二）印章保管公司合同专用章由合同管理部门指定专人保管。保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得擅自将印章交他人使用。（三）印章使用流程1.业务部门填写合同用印申请表，详细说明用印的合同名称、编号、用印内容等，并提交合同管理部门审核。2.合同管理部门审核通过后将合同用印申请表提交公司领导审批。3.公司领导审批通过后，保管人员根据审批意见在合同及相关文件上加盖合同专用章，并做好用印登记。（四）印章停用与销毁合同专用章如因机构调整、合同管理方式变更等原因停用的，保管人员应及时将印章交回合同管理部门。合同管理部门应按照规定程序对停用的印章进行封存，并报公司领导批准后销毁。销毁印章时应做好记录，留存相关资料。九、合同风险防范（一）风险识别合同管理部门应定期组织相关部门对合同风险进行识别，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险等。（二）风险评估根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法。（三）风险应对针对不同等级的合同风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、加强审核等措施；对于中风险合同，应采取适当的防范措施；对于低风险合同，可进行常规管理。（四）风险监控合同管理部门应建立合同风险监控机制，对合同履行过程中的风险情况进行实时监控。如发现风险因素出现变化或风险等级上升，应及时调整风险应对措施。十、监督与考核（一）监督检查公司定期对合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。监督检查可采用内部审计、专项检查等方式进行。（二）考核评价公司建立合同管理工作考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的规范性、合同履行的及时性、合同风险防范情况等