规范县委会议记录制度

PAGE规范县委会议记录制度一、总则（一）目的为了加强县委会议管理，提高会议效率和决策科学性，确保会议精神得到有效贯彻落实，特制定本会议记录制度。本制度旨在规范县委会议记录工作，保证会议记录的准确性、完整性和规范性，为县委各项工作的开展提供可靠的依据和支持。（二）适用范围本制度适用于县委组织召开的各类会议，包括县委常委会议、县委全体会议、县委专题会议以及其他涉及县委重要工作决策和部署的会议。（三）基本原则1.真实准确原则会议记录应如实记录会议内容，包括会议讨论的事项、发言要点、决策结果等，不得歪曲、篡改或遗漏重要信息。记录人员要客观公正地反映会议情况，确保记录内容真实可靠。2.全面完整原则全面记录会议的各个环节，涵盖会议主题、议程安排、参会人员、发言内容、讨论过程、形成的决议以及会议的其他重要事项。对于会议中的不同观点和意见，要详细记录，不得有所取舍。3.及时高效原则会议记录要在会议结束后及时整理完成，确保记录内容与会议进程同步。对于紧急会议或重要决策性会议，应在规定时间内提交完整的会议记录，以便及时传达会议精神和落实相关工作。4.规范统一原则遵循统一的记录格式和要求，确保会议记录的规范性和一致性。记录语言要简洁明了、逻辑清晰，使用规范的文字和标点符号。同时，对会议记录的存储、查阅等也要制定统一的规范流程。二、会议记录人员职责（一）记录人员的选派县委办公室负责根据会议性质和规模，选派具备良好文字功底、较强责任心和保密意识的人员担任会议记录工作。记录人员应熟悉县委工作流程和相关政策法规，能够准确理解会议意图并进行记录。（二）记录人员的职责1.会前准备提前了解会议主题、议程安排和参会人员信息，准备好会议记录所需的文具和设备，如笔记本、录音笔、电脑等。熟悉会议相关的文件资料和背景信息，以便更好地理解会议内容，准确记录会议要点。2.会中记录集中精力，认真倾听会议发言，准确记录会议讨论的内容、各方观点和意见分歧。对于重要决策、工作部署、领导指示等关键信息，要逐字逐句记录，确保记录的准确性。采用多种记录方式，如笔记、录音等，相互补充，以保证记录的完整性。在记录过程中，要注意记录发言人的姓名、职务以及发言顺序，便于后期整理和查阅。对于会议中的讨论过程和动态情况，如参会人员的表情、语气、会场气氛等，可进行简要备注，以便更好地还原会议场景。3.会后整理会议结束后，及时对记录内容进行整理和完善。对照录音或其他辅助记录资料，检查记录的准确性和完整性，补充遗漏信息，修正错误记录。将会议记录内容按照规范的格式进行整理，形成清晰、有条理的会议记录文本。对于会议决议和工作部署，要明确责任部门、责任人、完成时间和工作要求等关键要素。在整理过程中，对会议记录进行分类编号，建立电子和纸质档案，便于存储、查阅和管理。（三）记录人员的培训与考核1.培训县委办公室定期组织会议记录人员参加业务培训，培训内容包括会议记录技巧、公文写作规范、县委工作业务知识等。通过培训，不断提高记录人员的专业素养和业务能力，使其能够更好地胜任会议记录工作。2.考核建立会议记录人员考核机制，对记录人员的工作质量、工作效率、保密情况等进行定期考核。考核结果与记录人员的绩效挂钩，激励记录人员认真履行职责，提高会议记录工作水平。三、会议记录内容规范（一）会议基本信息1.会议名称准确记录会议的全称，如“中共XX县委第X次常委会议”“XX县委专题会议——关于XX工作的研究部署”等。2.会议时间记录会议召开的具体年月日时分，精确到分钟。对于跨时间段的会议，要分别记录起始时间和结束时间。3.会议地点详细记录会议召开的具体地点，包括会议室所在的楼层、房间号等信息。4.参会人员按照参会人员的职务顺序，依次记录参会人员姓名、职务。对于缺席人员，要注明姓名、职务及缺席原因。（二）会议议程1.议程内容逐条理清会议的各项议程安排，记录议程的顺序和主要内容。例如：“议程一：传达学习上级文件精神；议程二：听取关于XX工作的汇报；议程三：讨论研究XX事项；议程四：……”2.议程执行情况记录各项议程的实际执行情况，包括是否按时完成、是否有临时调整等情况。（三）会议发言内容1.主持人发言记录主持人对会议目的、议程安排、会议纪律等方面的开场讲话内容，重点记录主持人对会议讨论主题的阐述和要求。2.参会人员发言详细记录每位参会人员的发言内容，包括观点、意见、建议、分析、依据等。对于较长的发言，可提炼其核心要点进行记录，但要确保不改变发言原意。记录参会人员之间的互动交流情况，如提问、答辩、讨论过程中的意见交锋等内容，体现会议的讨论氛围和决策过程。3.领导指示准确记录县委领导在会议中的重要指示、决策意见和工作要求。对于领导强调的重点问题、关键环节和工作目标，要突出记录，以便会后贯彻落实。（四）会议决议1.决议事项明确记录会议形成的各项决议内容，包括工作任务、工作目标、工作措施、责任分工、完成时限等具体要素。对于决议事项，要逐一列出，确保清晰明确，便于执行和监督。2.决议依据记录决议形成的依据和背景情况，包括会议讨论的相关情况、政策法规依据、实际工作需要等，使决议内容具有充分的合理性和合法性。（五）其他事项1.会议重要动态记录会议过程中的一些重要动态情况，如突发事件、临时增加的议题、参会人员的特殊表现等，这些信息有助于全面了解会议情况。2.会议遗留问题对于会议未能当场解决或需要进一步研究的问题，记录其具体内容和后续处理要求，明确责任人和跟进时间，确保问题得到妥善解决。四、会议记录格式规范（一）文本格式1.字体字号会议记录文本一般采用宋体字，字号为小四号。标题可根据重要程度适当加大字号，如二号、三号等。2.段落格式每段开头空两格，段落之间保持适当的行距，一般为1.5倍行距，以保证文本的清晰易读。对于会议决议等重要内容，可采用分段并加粗小标题的方式进行突出显示，小标题如“一、工作任务”“二、责任分工”等。3.编号规范对会议记录中的各项内容进行编号，如会议议程可编为“议程1”“议程2”……；会议决议事项可编为“决议1”“决议2”……等，以便于查阅和引用。（二）页面设置1.纸张大小采用A4纸张，确保页面布局合理，内容完整。2.页边距上、下页边距为2.5厘米，左、右页边距为2.2厘米，保证页面四周有适当的空白区域，使文本排版更加美观。（三）排版要求1.层次分明按照会议记录的内容结构，合理划分章节、段落，使各级标题和正文内容层次清晰，逻辑连贯。对于重要内容和关键信息，要突出显示，便于阅读和理解。2.校对审核会议记录整理完成后，要进行严格的校对审核，确保记录内容准确无误、格式规范统一。校对审核工作由记录人员本人和县委办公室相关负责人共同完成，发现问题及时修改。五、会议记录的存储与查阅（一）存储方式1.电子存储将会议记录整理成电子文档，按照年份、会议类型等进行分类存储。电子文档格式统一为.doc或.docx，文件名要清晰反映会议的基本信息，如“XX县委第X次常委会议记录XXXX年XX月XX日.docx”。同时，建立电子索引目录，方便快速查找和调用会议记录文件。2.纸质存储打印纸质会议记录文本，一式两份，一份留存县委办公室存档，一份交相关部门或人员作为工作参考。纸质会议记录要按照年度、会议类别进行装订成册，并在封面上注明会议名称、年份、册数等信息。（二）存储期限1.长期保存县委重要会议的记录应长期保存，作为县委工作历史资料和决策参考依据。保存期限不少于XX年，以满足后续查阅、审计、历史研究等方面的需要。2.定期清理对于一些时效性较强、已无保存价值的会议记录，按照规定的程序进行定期清理。清理前要进行严格的审核和审批，确保清理工作的规范和慎重。（三）查阅权限与流程1.查阅权限县委内部人员因工作需要查阅会议记录的，需经县委办公室负责人批准。涉及县委重要机密会议记录的查阅，要严格按照保密规定进行审批，确保会议记录的安全。外部单位或人员因特殊原因需要查阅县委会议记录的，必须经过县委主要领导批准，并办理相关查阅手续，查阅过程要在县委办公室人员的监督下进行，不得擅自复制、摘抄会议记录内容。2.查阅流程查阅人填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅会议记录的名称、日期、查阅目的、查阅内容范围等信息。将申请表提交给县委办公室负责人进行审核，审核通过后，由县委办公室安排专人负责提供查阅服务。查阅人在指定地点查阅会议记录，查阅过程中不得对会议记录进行涂改、损坏等行为。查阅结束后，要及时归还会议记录，并在《会议记录查阅登记表》上签字确认。六、会议记录的保密管理（一）保密责任1.记录人员责任会议记录人员要严格遵守保密制度，对会议记录内容负有保密义务。不得擅自将会议记录内容泄露给无关人员，不得在未经授权的情况下传播会议记录中的敏感信息。2.相关人员责任参与会议筹备、组织和服务的其他人员，包括会议通知发放人员、会场布置人员、设备管理人员等，也要对会议记录内容保密，不得利用工作之便获取或传播会议记录信息。（二）保密措施1.存储保密电子会议记录要设置加密密码，并定期更换密码。存储会议记录的计算机要安装杀毒软件和防火墙，防止信息被窃取或篡改。纸质会议记录要存放在专门的保密文件柜中，确保安全存放。2.查阅保密在查阅会议记录时，要严格按照查阅流程进行操作，查阅现场要有专人监督，查阅结束后及时收回会议记录，防止记录内容被无关人员获取。对于涉及保密内容的会议记录复印件，要按照保密规定进行处理，不得随意丢弃或留存。3.传输保密如需通过网络传输会议记录文件，要采用加密传输方式，确保传输过程中的信息安全。严禁通过非正规、不安全的网络渠道传输会议记录内容。（三）违规处理对违反会议记录保密规定的人员，将视情节轻重给予批评教育、纪律处分等处理措施。对于因泄密行为给县委工作造成严重损失的，要依法追究相关人员的法律责任。七