规范市场窜货函件制度

PAGE规范市场窜货函件制度一、总则（一）目的为维护公司市场秩序，确保产品销售渠道的稳定与健康发展，防止市场窜货行为对公司品牌形象、销售体系及经销商利益造成损害，特制定本规范市场窜货函件制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及产品销售的部门、人员以及各级经销商，包括但不限于销售团队、市场推广部门、物流配送部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保函件制度的制定与执行合法合规。2.公平公正原则：对待所有涉及市场窜货的行为，不论涉及主体、金额大小，均一视同仁，依据本制度进行公正处理。3.预防为主原则：通过完善的函件制度和有效的沟通机制，提前预防市场窜货行为的发生，加强对市场的监控与管理。4.及时处理原则：一旦发现市场窜货行为，应立即启动函件处理程序，及时制止窜货行为，并采取相应措施减少损失。二、窜货行为定义及认定（一）窜货行为定义1.经销商未经公司书面许可，擅自将产品销售到非其授权销售区域的行为。2.通过不正当手段获取公司产品后，在非指定市场进行销售的行为。3.利用公司内部人员、物流渠道等便利条件，协助他人进行市场窜货的行为。（二）窜货行为认定依据1.销售记录：包括但不限于发货单、销售发票、销售合同等，记录显示产品销售流向与经销商授权销售区域不符。2.产品标识：产品外包装、标签、序列号等标识信息显示产品销售地点与经销商授权区域不一致。3.市场反馈：来自其他经销商、消费者或市场监管部门的反馈信息，证实存在窜货行为。4.物流信息：物流运输单据、快递单号等显示产品运输目的地与经销商授权销售区域不符。三、函件制度流程（一）窜货行为发现与报告1.公司内部人员发现窜货行为后，应立即填写《窜货行为报告表》，详细记录窜货行为的相关信息，包括窜货产品名称、规格、数量、涉及经销商、发现时间、发现地点等。2.将《窜货行为报告表》提交至所在部门负责人，部门负责人在收到报告后的[X]个工作日内进行初步核实，并将核实情况反馈给公司市场管理部门。3.经销商发现其他经销商存在窜货行为时，应在发现后的[X]个工作日内以书面形式向公司市场管理部门报告，报告内容应包括窜货行为的详细情况及相关证据。（二）函件发出1.市场管理部门在收到窜货行为报告并核实后，应在[X]个工作日内起草《窜货行为警示函》。2.《窜货行为警示函》应明确指出窜货行为的事实、违反的制度条款以及可能导致的后果，并要求涉事经销商在收到函件后的[X]个工作日内作出书面回复，说明情况并承诺整改措施。3.将《窜货行为警示函》通过挂号信、电子邮件等方式发送至涉事经销商，并留存发送记录。（三）经销商回复与调查核实1.涉事经销商应在规定时间内对《窜货行为警示函》进行回复，回复内容应包括窜货行为的原因说明、是否存在误解、已采取或计划采取的整改措施等。2.市场管理部门收到经销商回复后，应根据回复内容进行调查核实。如需要进一步了解情况或获取证据，可与涉事经销商、相关物流部门、其他经销商等进行沟通协调。3.调查核实工作应在收到经销商回复后的[X]个工作日内完成，并形成《窜货行为调查核实报告》，报告内容应包括调查过程、核实情况、经销商回复及处理建议等。（四）函件处理决定1.根据《窜货行为调查核实报告》，市场管理部门提出函件处理决定建议，报公司管理层审批。2.函件处理决定包括但不限于警告、罚款、暂停供货、取消经销商资格等，具体处理方式应根据窜货行为的严重程度、经销商以往表现等因素综合确定。3.公司管理层在收到处理决定建议后的[X]个工作日内进行审批，并将审批结果反馈给市场管理部门。（五）函件执行与跟踪1.市场管理部门根据公司管理层的审批结果，起草《窜货行为处理函》，明确函件处理决定及执行要求。2.将《窜货行为处理函》发送至涉事经销商，并跟踪经销商执行情况。如经销商未按照函件要求执行，应及时采取进一步措施，如暂停发货、扣除保证金等。3.定期对窜货行为处理情况进行总结分析，评估函件制度的执行效果，为制度的完善和优化提供依据。四、函件内容规范（一）函件格式1.《窜货行为警示函》和《窜货行为处理函》应采用公司统一的函件格式，包括标题、编号、主送单位、正文、落款等部分。2.函件编号应按照一定的规则编制，便于查询和管理。（二）正文内容1.开头：明确函件的主题，简要介绍公司发现的窜货行为情况。2.主体：详细描述窜货行为的事实，引用相关证据和数据支持；说明窜货行为违反的公司制度条款；阐述窜货行为可能对公司品牌形象、销售体系、经销商利益等造成的负面影响；告知涉事经销商公司将采取的处理措施以及要求经销商在规定时间内作出回复并采取整改措施。3.结尾：表达公司对维护市场秩序的决心，希望经销商能够遵守公司制度，共同维护良好的市场环境。（三）语言风格函件语言应严谨规范、简洁明了，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。在表达处理意见和要求时，应明确具体，具有可操作性。五、相关责任与处罚（一）经销商责任1.经销商如发生窜货行为，应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。因窜货行为给公司或其他经销商造成损失的，应按照损失金额的[X]%向公司或受损经销商进行赔偿。2.对于多次发生窜货行为或窜货行为情节严重的经销商，公司将视情节轻重给予警告、罚款、暂停供货、取消经销商资格等处罚。取消经销商资格后，经销商应按照公司要求清理库存，并配合公司完成相关善后工作。（二）公司内部人员责任1.公司内部人员如发现窜货行为后未及时报告或隐瞒不报，将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.对于协助经销商进行窜货的公司内部人员，将依法依规追究其法律责任，并给予开除等严肃处理。（三）处罚执行1.对于经销商的罚款，公司将在后续货款结算中直接扣除。2.对于暂停供货的处罚，在规定的暂停供货期限内，公司停止向涉事经销商供应产品。暂停供货期限届满后，如经销商整改措施落实到位，经公司审核同意，可恢复供货。3.对于取消经销商资格的处罚，公司将发布公告，并通过函件等方式通知涉事经销商及相关合作伙伴。取消经销商资格后，公司将不再与其进行业务往来，并要求其妥善处理相关善后事宜。六、沟通与协调机制（一）内部沟通机制1.建立市场管理部门与销售部门、物流部门、法务部门等相关部门的定期沟通会议制度，及时通报市场窜货情况及函件处理进展，协调解决工作中存在的问题。2.各部门在工作中发现与市场窜货相关的问题或线索时，应及时与市场管理部门沟通，共同研究解决方案。（二）与经销商沟通机制1.公司设立专门的市场窜货投诉热线和电子邮箱，接受经销商的咨询、投诉和建议。对于经销商的反馈信息，应及时进行处理和回复。2.在函件制度执行过程中，加强与经销商的沟通与交流，了解经销商的意见和需求，及时调整函件制度和处理措施，确保制度的合理性和有效性。3.定期组织经销商培训会议，宣传公司的市场管理制度和函件制度，提高经销商的合规意识和市场维护意识。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对市场窜货情况及函件制度执行情况进行审计检查，重点检查函件流程的合规性、处理决定的执行情况、相关责任的落实情况等。2.市场管理部门应定期对函件制度的执行情况进行自查自纠，及时发现问题并进行整改。（二）外部监督1.关注市场监管部门、行业协会等外部机构发布的市场动态和相关信息，及时了解市场窜货行为的监管要求和行业规范。2.积极配合外部机构的监督检查工作，如实提供相关资料和信