清理规范保证金制度

PAGE清理规范保证金制度一、总则（一）目的为加强公司/组织财务管理，规范保证金的收取、使用和退还行为，维护公司/组织及相关方的合法权益，根据国家法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及保证金收取、管理和退还的所有部门、业务活动及相关人员。（三）基本原则1.合法合规原则：保证金的收取、使用和退还必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.公平公正原则：对待所有涉及保证金的业务，应秉持公平公正的态度，确保各方权益得到合理保障。3.专款专用原则：保证金应专项用于约定的事项，不得挪作他用。4.及时清退原则：在约定事项完成或解除后，应及时办理保证金的退还手续。二、保证金的收取（一）收取范围1.根据业务需要，在以下情况下可收取保证金：涉及合同履行风险，如工程建设、物资采购、服务提供等业务，为确保对方按时、按质、按量履行合同义务。租赁业务中，为保证租赁物的安全、完整及按时归还。其他经公司/组织管理层批准的业务场景。2.严禁在法律法规及行业标准禁止的情况下收取保证金。（二）收取标准1.保证金的收取标准应根据业务风险程度、合同金额、预计损失等因素合理确定，确保既能有效防范风险，又不过高加重对方负担。2.对于不同类型的业务，应制定相应的保证金收取参考标准，并根据实际情况进行适时调整。例如：在工程建设业务中，保证金可按照合同总金额的一定比例收取，比例范围根据工程的复杂程度、工期长短等因素确定，一般为[X]%[X]%。物资采购业务中，保证金可根据采购物资的价值、市场波动情况等确定，如价值较高的物资，保证金可按采购金额的[X]%收取。（三）收取方式1.保证金应通过银行转账等正规方式收取，严禁现金收取（特殊情况经批准除外）。2.在收取保证金时，应向对方开具合法有效的收款凭证，注明保证金的性质、金额、收取依据、退还条件等内容。（四）收取流程1.业务部门在与对方签订合同或开展相关业务前，如需收取保证金，应填写《保证金收取申请表》，详细说明收取保证金的业务背景、金额、收取期限等信息，并提交至财务部门审核。2.财务部门收到申请表后，应根据本制度及相关规定进行审核，重点审核收取的必要性、标准的合理性、收款方式及凭证的合规性等。审核通过后，报公司/组织管理层审批。3.经管理层批准后，业务部门负责通知对方缴纳保证金，并按照规定的方式收取。收取后，及时将收款凭证复印件交财务部门入账。三、保证金的管理（一）账户设置1.财务部门应设立专门的保证金账户，用于存放收取的保证金。该账户应独立核算，与公司/组织其他资金账户严格区分。2.保证金账户应按照银行账户管理规定进行管理，确保资金安全。（二）账务处理1.财务部门收到保证金后，应及时进行账务处理，借记“银行存款保证金账户”科目，贷记相应的负债类科目，如“其他应付款保证金”等，并按照业务类别、对方单位等进行明细核算。2.在保证金使用或退还时，应根据实际情况进行相应的账务调整。例如，保证金用于支付对方违约造成的损失时，借记“其他应付款保证金”科目，贷记相关费用科目；退还保证金时，借记“其他应付款保证金”科目，贷记“银行存款保证金账户”科目。（三）定期核对1.财务部门应定期与业务部门核对保证金的收取、使用和退还情况，确保账账相符、账实相符。核对周期至少为每月一次。2.在核对过程中，如发现差异，应及时查明原因，并进行相应的账务调整和处理。同时，应形成核对记录，由财务部门和业务部门相关人员签字确认。（四）风险监控1.公司/组织应建立保证金风险监控机制，对保证金的使用情况、对方履约情况等进行实时监控，及时发现潜在风险。2.如发现对方存在违约迹象或保证金使用可能出现风险时，业务部门应及时采取措施，如要求对方提供担保、暂停相关业务等，并向管理层报告。财务部门应根据风险情况调整保证金管理策略，确保资金安全。四、保证金的使用（一）使用范围1.保证金只能用于约定的事项，如因对方违约造成的损失赔偿、合同约定的质量保证金扣除等。2.严禁将保证金挪作他用，确保专款专用。（二）使用审批1.如需使用保证金，业务部门应填写《保证金使用申请表》，详细说明使用的原因、金额、支付对象等信息，并提交至财务部门审核。2.财务部门收到申请表后，应审核使用的合理性、必要性及相关证明材料的真实性、合规性等。审核通过后，报公司/组织管理层审批。3.经管理层批准后，财务部门按照规定的程序从保证金账户支付相应款项，并进行账务处理。（三）使用记录1.业务部门和财务部门应建立保证金使用记录，详细记录每笔保证金的使用情况，包括使用时间、金额、原因、支付对象等信息。2.使用记录应妥善保存，以备查询和审计。五、保证金的退还（一）退还条件1.在对方按照合同约定或相关业务要求履行完义务后，应及时退还保证金。2.如因不可抗力等特殊原因导致合同无法履行或部分无法履行，应根据实际情况协商确定保证金的退还比例或方式。（二）退还流程1.业务部门在确认对方满足保证金退还条件后，应填写《保证金退还申请表》，详细说明退还的原因、金额、对方单位等信息，并提交至财务部门审核。2.财务部门收到申请表后，应核对保证金收取情况、使用情况及相关业务履行情况等。审核通过后，报公司/组织管理层审批。3.经管理层批准后，财务部门按照规定的方式将保证金退还至对方指定账户，并进行账务处理。同时，通知业务部门办理相关手续，如收回收款凭证原件等。（三）退还凭证1.财务部门在退还保证金后，应向对方开具合法有效的退还凭证，注明退还的金额、时间、退还原因等内容。2.退还凭证应妥善保存，作为保证金退还的证明文件。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对保证金制度的执行情况进行审计监督，检查保证金的收取、管理、使用和退还等环节是否符合本制度及相关规定。2.审计部门应形成审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.积极配合国家相关部门、行业监管机构等的检查工作，如实提供保证金制度执行情况的资料和信息。2.对于外部检查提出的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司/组织管理层。七、违规处理（一）违规行为界定1.违反本制度规定，在保证金收取、管理、使用和退还过程中存在以下行为的，视为违规：未经批准擅自收取或退还保证金。擅自提高或降低保证金收取标准。挪用保证金。未按规定进行账务处理。未及时核对保证金情况或隐瞒差异。其他违反本制度及相关法律法规的行为。（二）处理措施1.对于违规行为，一经查实，将视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规行为给公司/组织或对方造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。