铁路纸管理制度规范

PAGE铁路纸管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范铁路纸的管理，确保铁路纸的使用符合相关法律法规及行业标准，提高铁路纸的使用效率，保障铁路运营的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及铁路纸使用、存储、流转等相关环节的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及铁路行业相关标准，确保铁路纸管理活动合法合规。2.规范性原则：建立健全规范的管理流程和操作标准，保证铁路纸管理工作有序开展。3.高效性原则：优化铁路纸的使用流程，提高使用效率，降低成本。4.安全性原则：保障铁路纸的存储、运输安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。二、铁路纸的分类与定义（一）行车调度用纸用于记录列车运行调度命令、车次变更、行车计划调整等信息，是行车指挥的重要依据。（二）货运票据用纸涵盖各类货物运输的托运单、货票、运费杂费收据等，用于明确货物运输的相关信息及费用结算。（三）客运票据用纸包括车票、行李票、包裹票等，是旅客乘坐列车及行李、包裹托运的凭证。（四）其他铁路业务用纸如铁路建设工程图纸、设备维护记录纸、统计报表用纸等，服务于铁路建设、运营维护及管理统计等工作。三、铁路纸的采购管理（一）采购计划制定1.各部门根据业务需求，定期（每月/每季度）编制铁路纸采购计划，详细注明所需铁路纸的种类、数量、规格等信息。2.采购计划需经部门负责人审核，确保需求合理、准确，避免浪费或短缺。（二）供应商选择1.建立合格供应商名录，通过招标、询价、考察等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、供应能力稳定的供应商。2.对新供应商进行严格的资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关证明文件。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务，包括铁路纸的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等条款。2.合同签订前需经法务部门审核，确保合同合法合规，避免潜在的法律风险。（四）采购执行与跟踪1.采购部门按照合同要求，及时跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保铁路纸按时、按量、按质供应。2.如遇供应商无法按时交货或产品质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施，如催货、换货、索赔等，并向相关部门通报情况。四、铁路纸的验收管理（一）验收标准1.依据采购合同及相关行业标准，制定铁路纸的验收标准，包括纸张质量、规格尺寸、印刷清晰度、内容准确性等方面。2.验收人员应严格按照验收标准进行检验，确保所采购的铁路纸符合要求。（二）验收流程1.铁路纸到货后，采购部门通知相关验收人员进行验收。验收人员应在规定时间内完成验收工作。2.验收人员首先核对铁路纸的数量、规格与采购合同是否一致，然后对纸张质量、印刷内容等进行检查。3.如发现铁路纸存在质量问题或不符合合同要求，验收人员应填写验收不合格报告，详细注明问题情况，并及时通知采购部门与供应商协商解决。（三）验收记录1.验收人员应对验收过程和结果进行详细记录，包括验收时间、验收人员、铁路纸种类、数量、规格、验收情况等信息。2.验收记录应妥善保存，以备后续查询和追溯。五、铁路纸的存储管理（一）存储场所要求1.设立专门的铁路纸存储仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.仓库内设置不同类型铁路纸的存放区域，并有明显的标识，确保分类存放，便于查找和管理。（二）存储方式1.铁路纸应采用货架或托盘存放，避免直接接触地面，防止受潮损坏。2.对于有特殊存储要求的铁路纸，如需要冷藏、避光等，应按照相应要求进行存储。（三）库存盘点1.定期（每月/每季度）对铁路纸库存进行盘点，确保账实相符。2.盘点过程中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写库存盘点报告，经相关负责人审批后进行处理。（四）库存安全管理1.仓库配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.严格限制无关人员进入仓库，仓库管理人员应做好出入库登记，防止铁路纸丢失或被盗。六、铁路纸的使用管理（一）使用流程1.各部门根据业务需要，填写铁路纸使用申请单，注明使用目的、种类、数量等信息，经部门负责人审批后领取铁路纸。2.使用人员应按照规定的格式和要求填写铁路纸，确保内容准确、清晰、完整。3.填写完毕的铁路纸应及时提交相关审核人员进行审核，审核通过后按照规定的流转程序进行传递和使用。（二）使用规范1.严格按照铁路行业标准和公司内部规定使用铁路纸，不得擅自更改格式、内容或用途。2.使用过程中应注意节约用纸，避免浪费。对于可双面使用的铁路纸，应优先选择双面打印或书写。（三）电子文档管理对于部分可电子化的铁路纸业务，应建立相应的电子文档管理系统，规范电子文档的录入、存储、查询、使用和备份等操作，确保电子文档与纸质文档的一致性和安全性。七、铁路纸的流转管理（一）内部流转1.铁路纸在公司内部各部门之间流转时，应建立明确的流转流程和交接制度。2.交接双方应认真核对铁路纸的种类、数量、内容等信息，确保交接准确无误，并在交接清单上签字确认。（二）与外部单位流转1.与铁路相关外部单位（如客户、合作伙伴等）进行铁路纸流转时，应按照双方约定的方式和程序进行，确保流转过程顺畅、安全。2.涉及重要铁路纸的流转，应采取适当的保密措施，防止信息泄露。八、铁路纸的销毁管理（一）销毁原因1.铁路纸使用完毕且已完成相关业务流程，不再具有保存价值的，应进行销毁。2.因质量问题、过期失效等原因不能继续使用的铁路纸，也需及时销毁。（二）销毁流程1.各部门定期清理本部门不再使用的铁路纸，填写铁路纸销毁申请单，并附上需销毁铁路纸的清单。2.销毁申请单经部门负责人审核后，提交至公司指定的销毁管理部门。3.销毁管理部门对提交的销毁申请进行审核，确认无误后组织实施销毁工作。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。（三）销毁方式1.对于一般的铁路纸，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.对于涉及重要信息或机密内容的铁路纸，应采用更为严格的销毁方式，如粉碎后再进行焚烧，并确保销毁彻底，防止信息泄露。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的铁路纸管理监督小组，负责对铁路纸管理的全过程进行监督检查。2.监督小组定期或不定期对各部门铁路纸的采购、验收、存储、使用、流转、销毁等环节进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.采购环节：检查采购计划的合理性、供应商选择的合规性、采购合同的执行情况等。2.验收环节：检查验收标准的执行情况、验收记录的完整性等。3.存储环节：检查存储场所的条件、库存盘点情况、库存安全管理等。4.使用环节：检查使用流程的规范性、使用规范的遵守情况等。5.流转环节：检查内部和外部流转的交接制度执行情况等。6.销毁环节：检查销毁申请的审核情况、销毁流程的执行情况等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、绩效扣分等。2.如因违规行为导致公司