建立保密制度规范

PAGE建立保密制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织的保密管理，确保公司/组织的商业秘密、技术秘密、敏感信息等得到妥善保护，防止信息泄露，维护公司/组织的合法权益和正常运营秩序，特制定本保密制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工、合作单位、供应商、客户以及其他因工作关系接触到公司/组织保密信息的人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密措施，从源头上防止保密信息泄露。3.最小化原则：根据工作需要，严格限定知悉范围，确保接触保密信息的人员为完成工作所必需。4.全程管控原则：对保密信息的产生、处理、存储、传输、使用、销毁等全过程进行严格管理和监控。二、保密信息定义与范围（一）商业秘密1.涉及公司/组织的财务状况、经营策略、市场计划、销售数据、客户信息等未公开的信息，这些信息具有商业价值且不为公众所知悉。2.公司/组织的产品研发计划、技术方案、工艺流程、质量控制方法等核心技术信息，以及未申请专利或不宜公开的专利技术。（二）技术秘密1.各类技术文档、技术报告、技术图纸、实验数据、技术诀窍等，包括但不限于研发过程中的技术资料、生产过程中的技术参数、工艺文件等。2.公司/组织自主研发的软件代码、算法、数据库等信息技术相关的秘密信息。（三）敏感信息1.涉及公司/组织内部人事任免、薪酬福利、绩效考核等人力资源管理方面的敏感信息。2.尚未公开的重大决策、战略规划、投资项目等公司/组织发展相关的敏感信息。3.与政府部门、合作伙伴、客户等往来的涉及商业合作、业务谈判、合同条款等敏感信息。三、保密职责与权限（一）公司/组织高层管理人员1.全面负责公司/组织的保密工作，制定保密工作方针和政策，确保保密工作与公司/组织整体战略目标相一致。2.审批重要的保密制度、措施和计划，协调解决保密工作中的重大问题。3.对涉及公司/组织核心利益的保密事项进行决策和指导。（二）部门负责人1.负责本部门的保密工作，组织实施公司/组织保密制度在本部门的贯彻执行。2.对本部门员工进行保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。3.审查本部门涉及保密信息的业务活动，确保其符合保密规定，对发现的保密问题及时采取措施并报告。（三）普通员工1.严格遵守公司/组织的保密制度，履行保密义务，不泄露工作中知悉的保密信息。2.妥善保管和使用所接触到的保密信息载体，如文件、资料、电子存储设备等，防止丢失、损坏或被盗。3.在工作中发现保密信息可能泄露时，及时报告上级领导，并积极采取措施防止信息进一步扩散。（四）涉及保密信息岗位的特殊职责1.对于从事研发、财务、法务、市场等涉及敏感信息岗位的员工，除履行普通员工保密职责外，还需签订保密协议，明确其在保密方面的特殊责任和义务。2.严格按照公司/组织规定的流程和权限处理保密信息，未经授权不得擅自对外披露或使用。四、保密措施（一）物理安全措施1.对办公场所进行合理规划，设置专门的保密区域，如机要室、档案室、研发实验室等，配备必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等。2.对保密区域的门窗、墙壁、天花板等进行加固，确保其具备良好的防护性能，防止外部人员非法进入和信息泄露。3.对存储保密信息的设备，如服务器、计算机、移动存储设备等，采取必要的物理防护措施，如加密存储、设置访问密码、安装防病毒软件等，防止数据丢失、损坏或被非法获取。（二）网络安全措施1.建立健全公司/组织的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，对公司/组织内部网络与外部网络进行有效隔离，防止外部非法网络攻击和信息窃取。2.对公司/组织内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限，确保只有经过授权的人员能够访问相应的保密信息资源。3.加强对无线网络的管理，设置高强度密码，并采用WPA2或更高级别的加密协议，防止无线网络被破解导致信息泄露。4.定期对公司/组织的网络系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复潜在的安全隐患。（三）信息存储与传输措施1.对保密信息进行分类存储，按照不同的密级和类别建立相应的文件夹或数据库，并设置严格的访问权限。2.采用加密技术对存储的保密信息进行加密处理，确保信息在存储过程中的安全性。加密密钥应妥善保管，严格控制其使用和分发。3.在信息传输过程中，采用安全的传输协议，如SSL/TLS等，对传输的数据进行加密，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。4.对于通过电子邮件、即时通讯工具等方式传输保密信息的情况，应先对信息进行加密处理，并提醒接收方注意保密。同时，严格限制传输对象和范围，确保信息只发送给经过授权的人员。（四）人员管理措施1.加强对员工的保密教育和培训，定期组织保密知识培训和考核，提高员工的保密意识和技能水平。培训内容应包括保密法律法规、公司/组织保密制度、保密技术与方法等。2.在员工入职时，签订保密协议，明确其保密责任和义务，并进行保密培训。对于离职员工，在办理离职手续时，收回其保管的保密信息载体，进行离职审计，确保其未带走或泄露公司/组织的保密信息。3.对涉及保密信息的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。在人员调配过程中，合理安排工作岗位，避免因人员流动导致保密信息泄露风险增加。4.建立保密监督机制，对员工的保密行为进行日常监督和检查，发现问题及时纠正，并对违反保密制度的行为进行严肃处理。五、保密信息的使用与披露（一）使用规定1.员工在工作中需要使用保密信息时，应严格按照公司/组织规定的流程和权限进行申请和审批。未经授权，不得擅自使用保密信息。2.使用保密信息时，应确保其用于合法的工作目的，不得将保密信息用于个人私利或泄露给无关人员。3.在使用保密信息过程中，应妥善保管相关信息载体，不得随意复制、传播或转借他人。如需复制，应按照规定进行审批，并注明复制日期、用途和份数。（二）披露规定1.严格限制保密信息的对外披露，确因工作需要披露的，必须经过严格的审批程序。审批人应根据保密信息的密级和重要程度，综合评估披露的必要性、风险和可能产生的影响。2.在对外披露保密信息前，应与接收方签订保密协议或保密条款，明确其保密责任和义务，并要求接收方采取相应的保密措施。3.对于涉及公司/组织核心利益或重大商业秘密的信息，未经公司/组织高层管理人员批准，不得对外披露。六、保密信息的访问与审批（一）访问权限设置1.根据工作岗位和职责需要，对员工的保密信息访问权限进行分级管理。分为绝密级、机密级、秘密级等不同级别，不同级别权限的员工只能访问与其工作相关的相应级别的保密信息。2.对于涉及多个部门或岗位的保密信息，应建立共享机制，并明确共享范围和使用权限。共享信息的访问应经过相关部门负责人或授权人员的审批。3.对临时需要访问保密信息的人员，如外部审计人员、合作单位技术人员等，应按照公司/组织规定的程序进行临时授权，并在访问结束后及时收回授权。（二）审批流程1.员工申请访问保密信息时，应填写访问申请表，详细说明访问的目的、内容、期限等信息，并提交所在部门负责人审核。2.部门负责人根据员工的工作需要和保密制度规定，对申请进行审核，如认为必要，可征求其他相关部门意见。审核通过后，报上级领导审批。3.上级领导根据申请的重要性和敏感性，进行最终审批。审批通过后，由专门的信息管理部门或人员为申请人开通相应的访问权限，并记录访问情况。4.在紧急情况下，如涉及重大业务问题或安全事故需要立即访问保密信息的，可由相关负责人直接批准访问，但事后应及时补办审批手续，并记录相关情况。七、保密信息的销毁（一）销毁范围1.已过保密期限或不再具有使用价值的保密信息载体，如文件、资料、存储设备等。2.因业务调整、项目结束等原因不再需要保存的保密信息。3.因各种原因导致损坏、丢失或被盗的保密信息载体，在确认无法恢复或找回后，应进行销毁处理。（二）销毁方式1.对于纸质保密文件和资料，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、内容、数量等信息。2.对于电子存储设备中的保密信息，应采用数据擦除、格式化、物理损坏等方式进行销毁。数据擦除应使用专业的数据擦除软件，确保数据被彻底清除。物理损坏可采用拆解、粉碎硬盘等方式，使其无法再存储数据。3.在销毁保密信息时，应选择具有资质的专业销毁机构进行处理，确保销毁过程符合环保和安全要求。（三）销毁审批1.各部门在进行保密信息销毁前，应填写销毁申请表，详细说明销毁的信息内容、载体形式、数量、销毁原因等，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，报上级领导审批。上级领导根据销毁信息的重要性和敏感性，进行最终审批。3.审批通过后，由专门的信息管理部门或人员组织实施销毁工作，并监督销毁过程，确保销毁工作按照规定要求进行。销毁完成后，应将销毁记录提交给相关部门备案。八、保密监督与检查（一）监督机制1.建立公司/组织内部的保密监督小组，成员由各部门负责人或保密工作骨干组成，负责定期对公司/组织的保密工作进行监督检查。2.保密监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、方法、频率等，确保监督检查工作的全面性和有效性。3.设立保密举报渠道，鼓励员工对发现的保密违规行为进行举报。对举报属实的，给予举报人适当的奖励，并严格保护举报人的合法权益。（二）检查内容与方式1.检查内容包括保密制度的执行情况、保密措施的落实情况、保密信息的存储与使用情况、员工的保密意识和行为规范等方面。2.检查方式可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式。定期检查可按季度或年度进行全面检查，不定期抽查可根据工作需要随时进行专项检查或重点部位检查。3.在检查过程中，可通过查阅文件资料、查看现场、询问员工、检查信息系统等方式获取相关信息，对发现的问题进行详细记录，并提出整改意见。（三）整改与跟踪1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求、责任部门和整改期限。责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改方案，并认真组织实施。2.整改过程中，保密监督小组应定期对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按计划推进。对整改不力的部门或个人，应进行严肃批评，并采取进一步的措施督促其整改。3.整改完成后，责任部门应提交整改报告，保密监督小组对整改效果进行评估验收。如整改达到要求，予以销号；如未达到要求，应责令继续整改，直至问题得到彻底解决。九、保密违规处理（一）违规行为界定1.故意或过失泄露公司/组织保密信息的行为。2.未经授权擅自使用、复制、传播、转让保密信息的行为。3.违反公司/组织保密制度规定的访问、存储、传输、销毁等保密信息管理流程的行为。4.因疏忽大意导致保密信息载体丢失、损坏或被盗，未及时采取有效措施的行为。5.其他违反公司/组织保密制度的行为。（二）处理措施1.对于轻微违反保密制度的行为，如未妥善保管保密信息载体、未按规定流程申请访问保密信息等，给予警告、批评教育，并责令其立即改正。2.对于一般违反保密制度的行为，如未经授权擅自复制少量保密信息、在非保密场所谈论敏感保密信息等，视情节轻重给予记过、降职、降薪等处分，并要求其采取措施消除影响，挽回损失。3.对于严重违反保密制度的行为，如故意泄露公司/组织核心商业秘密、将保密信息用于谋取私利等，给予辞退、解除劳动合同等处分，并依法追究其法律责任。4.因保密违规行为给公司/组织造成经济损失的，应责令违规人员承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据损失的大小和违规行为的严重程度确定。（三）处理程序1.发现保密违规行为后，由相关部门或人员进行调查核实，收集相关证据材料。调查过程应客观、公正、全面，确保事实清楚，证据确凿。2.调查结束后，形成调查报告，详细说明违规行为的事实、性质、影响及处理建议。将调查报告提交给公司/组织的人力资源部门或保密管理部门。3.人力资源部门或保密管理部门根据调查报告，按照公司/组织的相关规定和程序，提出处理意见，并报上级领导审批。4.上级领导审批通过后，向违规人员送达处理决定书，告知其违规事实、处理结果及申诉权利。违规人员如有异议，可在规定期限内提出申诉。公司/组织