会议记录规范制度

PAGE会议记录规范制度一、总则（一）目的为了规范公司会议记录工作，确保会议信息准确、完整、及时传达，提高会议效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、项目会议等。（三）基本原则1.准确客观原则会议记录应如实记录会议内容，包括发言者的观点、意见、决议等，不得歪曲或篡改事实。2.全面完整原则涵盖会议的各个方面，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论内容、决议事项及责任人等，确保无重要信息遗漏。3.及时高效原则会议结束后应尽快完成记录整理，及时将会议记录分发给相关人员，以便于工作的推进和落实。4.保密原则对涉及公司机密信息的会议记录，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议记录人员职责（一）记录准备1.提前了解会议主题、议程及相关资料，熟悉会议背景和目的，以便更好地理解会议内容。2.准备好会议记录所需的工具，如笔记本、电脑等，并确保记录设备正常可用。（二）现场记录1.准时参加会议，集中精力，认真倾听每位参会人员的发言，准确记录会议内容。2.采用清晰、简洁、规范的语言进行记录，尽量使用原话记录发言者的观点和意见，避免加入个人主观判断。3.对于重要决议、关键数据、时间节点等信息，要重点记录，确保准确无误。4.如遇发言内容较多或语速较快的情况，可采用速记符号、缩写等方式进行记录，但要保证事后能够准确还原。（三）记录整理1.会议结束后，及时对记录内容进行整理，补充完善缺失的信息，确保记录内容完整、清晰。2.对记录内容进行分类、归纳，按照会议讨论的顺序和逻辑进行梳理，使记录易于阅读和理解。3.将整理后的会议记录形成电子文档和纸质文档，并进行妥善保存。（四）审核与分发1.完成记录整理后，将会议记录初稿提交给会议主持人或相关负责人进行审核，确保记录内容准确反映会议精神。2.根据审核意见对记录进行修改完善，最终确定会议记录的定稿。3.按照公司内部规定的流程，及时将会议记录分发给参会人员、相关部门及需要知晓会议内容的其他人员。（五）存档管理1.将每次会议记录按照时间顺序进行编号，建立会议记录档案。2.定期对会议记录档案进行整理和归档，确保档案的完整性和可查阅性。3.会议记录档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行，以备后续查阅和参考。三、会议记录内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：明确会议讨论的核心内容。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间。3.会议地点：详细记录会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、部门及职务。（二）会议议程按照会议实际进行的顺序，记录各项议程的内容及讨论情况。（三）讨论内容1.发言记录记录每位发言者的姓名、部门及职务。如实记录发言者的观点、意见、建议等内容，尽量使用原话。对于发言中的重要数据、事例等要详细记录。2.讨论过程记录讨论的主要方向和重点问题，以及各方的观点碰撞和交流情况。如有不同意见的争论，要记录争论的焦点和各方的理由。对于会议中提出的解决方案、措施等，要记录其提出的背景、依据及讨论结果。（四）决议事项1.明确会议达成的决议内容，包括决策事项、行动方案、责任分工等。2.对于决议事项，要记录其具体要求、时间节点、预期目标等关键信息。3.如有需要，可对决议事项的背景和必要性进行简要说明。（五）其他事项记录会议中涉及的其他重要事项，如未决事项、下一步工作计划、需要协调的问题等。四、会议记录格式规范（一）页面设置1.采用A4纸张，页边距上下左右均为2.5厘米。2.文档字体为宋体，字号为小四，行间距为1.5倍行距。（二）标题格式1.一级标题：“一、[标题内容]”，字体加粗，字号为四号。2.二级标题：“（一）[标题内容]”，字体加粗，字号为小四。3.三级标题：“1.[标题内容]”，字体不加粗，字号为小四。（三）段落格式1.每段开头空两格，段与段之间保持一定的行距。2.对于重要内容或需要强调的部分，可采用不同的字体颜色（如红色）或添加下划线等方式进行突出显示，但要保持整体格式的一致性。（四）编号规范1.对于会议记录中的各项内容，如议程、决议事项等，应按照顺序进行编号，以便于查阅和引用。2.编号采用阿拉伯数字，如“1.”“2.”“3.”等，编号后紧跟标题内容，中间不留空格。（五）签名与日期在会议记录文档的末尾，留出适当空间用于参会人员签名确认，并注明记录日期。五、会议记录的审核与批准（一）审核流程会议记录整理完成后，首先由记录人员进行自查，确保记录内容准确无误、格式规范。然后将会议记录初稿提交给会议主持人进行审核。会议主持人应仔细核对记录内容与会议实际情况是否相符，并对记录的准确性、完整性和规范性提出审核意见。如发现问题，记录人员应及时进行修改完善，直至审核通过。（二）批准权限1.对于一般性会议的会议记录，经会议主持人审核通过后即可生效。2.对于涉及公司重大决策、重要事项的会议记录，审核通过后还需提交公司管理层或相关领导进行批准。批准后的会议记录作为正式文件存档，并按照公司规定进行分发和传达。六、会议记录的分发与查阅（一）分发范围1.参会人员：确保每位参会人员都能及时收到会议记录，以便了解会议内容和决议事项，明确自身工作任务。2.相关部门：根据会议主题和决议事项，将会议记录分发给涉及到的相关部门，以便各部门之间进行沟通协调和工作衔接。3.需要知晓会议内容的其他人员：如公司领导、其他相关岗位人员等，根据工作需要进行分发。（二）分发方式1.电子文档：通过公司内部办公系统、电子邮件等方式将会议记录电子文档发送给相关人员。2.纸质文档：对于需要纸质文档的情况，可根据实际情况进行打印，并按照规定的流程进行分发。（三）查阅权限1.公司内部人员：按照公司内部规定的权限，相关人员可查阅与其工作相关的会议记录。查阅时应填写查阅申请表，经批准后在指定地点进行查阅。2.外部人员：如因工作需要查阅公司会议记录，需经过公司相关部门的审批，并按照公司保密规定进行查阅。查阅过程中不得擅自复制、传播会议记录内容。七、会议记录的保密管理（一）保密范围会议记录中涉及的公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等属于保密内容，应严格按照公司保密制度进行管理。（二）保密措施1.对会议记录文档进行加密存储，设置不同级别的访问权限，确保只有授权人员能够查阅。2.在会议记录的分发过程中，严格控制知悉范围，避免无关人员接触到保密信息。3.对于涉及保密内容的会议记录，在保存期限届满后，应按照公司规定进行销毁处理，防止信息泄露。（三）违规处理如发现有违反会议记录保密规定的行为，公