发运货物制度规范

PAGE发运货物制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司货物发运流程，确保货物准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，维护公司良好形象，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司所有货物发运相关活动，包括但不限于货物的包装、运输安排、交接等环节。（三）基本原则1.准确性原则发运货物应确保信息准确无误，包括货物名称、规格、数量、目的地等，避免因信息错误导致货物延误、错发等问题。2.及时性原则根据客户需求和订单要求，合理安排发运时间，确保货物按时发运，及时交付，满足客户的时间要求。3.安全性原则采取必要的措施保障货物在运输过程中的安全，防止货物损坏、丢失等情况发生。4.合规性原则严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保发运货物活动合法合规。二、货物包装规范（一）包装要求1.根据货物的性质、形状、重量、体积等特点，选择合适的包装材料和包装方式。2.对于易碎品，应采用防震、抗压的包装材料进行包装，如泡沫、气垫、木箱等，并在包装上标明“易碎品”标识。3.对于液体货物，应确保包装密封良好，防止泄漏，并采取相应的防渗漏措施。4.对于易燃、易爆、有毒等危险货物，必须按照国家相关法律法规的要求进行特殊包装，并标明危险货物标识。（二）包装标识1.在货物包装上应清晰标明货物名称、规格、数量、重量、体积、目的地、发货人、收货人等信息。2.对于有特殊要求的货物，如防潮、防晒、防倒置等，应在包装上标明相应的标识。3.包装标识应使用耐久性好、字迹清晰的材料制作，确保在运输过程中不易褪色、脱落。（三）包装检查1.在货物发运前，应对包装进行全面检查，确保包装完好无损，标识清晰准确。2.如发现包装有破损或标识不清等问题，应及时进行修复或更换包装，重新标明标识。三、运输安排（一）运输方式选择1.根据货物的性质、数量、运输距离、客户要求等因素，综合考虑选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输、水路运输等。2.在选择运输方式时，应优先考虑运输成本、运输时间、运输安全性等因素，确保选择的运输方式能够满足货物发运的要求。（二）运输服务商选择1.建立合格运输服务商名录，对运输服务商的资质、信誉、服务质量等进行评估和审核，确保运输服务商具备合法经营资质和良好的服务能力。2.定期对运输服务商进行考核和评价，根据考核结果调整运输服务商名录，淘汰不合格的运输服务商。3.在选择运输服务商时，应签订运输服务合同，明确双方的权利和义务，包括运输费用、运输时间安排、货物安全保障、违约责任等条款。（三）运输计划制定1.根据订单要求和客户需求，制定详细的运输计划，包括货物发运时间、运输方式、运输路线、运输服务商等信息。2.运输计划应提前制定，并与运输服务商进行沟通和协调，确保运输服务商能够按照计划安排运输车辆或航班等运输工具。3.在运输计划执行过程中，如因特殊情况需要调整运输计划，应及时通知相关部门和人员，并做好记录。（四）运输过程监控1.建立运输过程监控机制，通过物流跟踪系统、运输服务商反馈信息等方式，实时掌握货物运输状态，确保货物按时、安全运输。2.如发现运输过程中出现货物延误、损坏、丢失等异常情况，应及时与运输服务商沟通协调，采取相应的措施进行处理，并及时向客户反馈处理情况。四、货物交接（一）交接流程1.货物发运前，发货部门应与运输服务商进行货物交接，双方核对货物名称、规格、数量、重量、体积等信息，并在交接清单上签字确认。2.运输服务商应按照运输计划将货物送达目的地，并与收货人进行货物交接。收货人应核对货物信息，确认无误后在交接清单上签字确认。3.如收货人发现货物有损坏、短缺等问题，应及时与运输服务商协商解决，并在交接清单上注明问题情况。运输服务商应及时将问题反馈给发货部门，并协助发货部门处理问题。（二）交接记录1.建立货物交接记录档案，详细记录每次货物交接的时间、地点、货物信息、交接双方签字等内容。2.货物交接记录应妥善保存，以备查询和追溯。五、物流信息管理（一）信息录入1.发货部门应在货物发运前，将货物发运信息准确录入物流信息管理系统，包括货物名称、规格、数量、重量、体积、目的地、发货人、收货人等信息。2.运输服务商应在运输过程中，及时将货物运输状态信息反馈至物流信息管理系统，如货物装车时间、运输途中位置、预计到达时间等。（二）信息查询与跟踪1.公司内部相关人员可通过物流信息管理系统查询货物发运信息和运输状态，实时掌握货物运输情况。2.客户可通过公司提供的查询渠道，如网站、客服电话等，查询所购货物的发运信息和运输状态，提高客户满意度。（三）信息安全管理1.加强物流信息管理系统的安全防护，设置不同的用户权限，确保信息的安全性和保密性。2.定期对物流信息管理系统进行维护和升级，防止信息泄露、丢失等情况发生。六、异常情况处理（一）货物延误1.如因运输服务商原因导致货物延误，发货部门应及时与运输服务商沟通协调，了解延误原因，并要求运输服务商采取措施尽快解决延误问题。2.同时，发货部门应及时向客户反馈货物延误情况，并说明预计到达时间，争取客户的理解和支持。3.对于因不可抗力等特殊原因导致的货物延误，应及时向客户解释原因，并根据实际情况协商解决方案。（二）货物损坏1.运输过程中如发现货物损坏，运输服务商应立即通知发货部门，并采取相应的措施防止损失扩大。2.发货部门应及时与客户沟通，了解客户需求，并根据货物损坏情况协商解决方案，如补货、换货、赔偿等。3.同时，发货部门应与运输服务商协商确定货物损坏责任，根据运输服务合同要求运输服务商承担相应的赔偿责任。（三）货物丢失1.如发生货物丢失情况，运输服务商应立即报告发货部门，并协助发货部门进行查找和调查。2.发货部门应及时向公安机关报案，并与客户沟通协商解决方案，如补货、换货、赔偿等。3.同时，发货部门应与运输服务商协商确定货物丢失责任，根据运输服务合同要求运输服务商承担相应的赔偿责任。七、费用结算（一）运输费用结算1.根据运输服务合同约定，定期与运输服务商进行运输费用结算。结算时，应核对运输费用明细，确保费用计算准确无误。2.运输费用结算应按照公司财务制度的规定进行操作，及时支付运输服务商运输费用。（二）其他费用结算1.对于因货物包装、保险、装卸等产生的其他费用，应根据实际发生情况进行结算。2.其他费用结算应提供相应的费用凭证，经审核后按照公司财务制度的规定进行支付。八、监督与考核（一）监督机制1.建立货物发运监督机制，定期对货物发运流程进行检查和监督，确保制度执行到位。2.公司内部审计部门应定期对货物发运活动进行审计，检查是否存在违规操作行为，发现问题及时督促整改。（二）考核指标1.制定货物发运考核指标，包括货物按时发运率、货物完好率、客户满意度等