大金付款制度规范

PAGE大金付款制度规范总则制定目的本制度旨在规范大金公司的付款流程，确保公司资金的合理使用与安全流转，保障公司与供应商、合作伙伴等各方的合法权益，维护公司正常的生产经营秩序，促进公司健康稳定发展。适用范围本制度适用于大金公司及其下属各部门、子公司在采购商品、接受服务、支付费用等各类涉及资金支出的业务活动。基本原则1.合法性原则：付款行为必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保每一笔付款都具有合法合规的依据。2.准确性原则：付款信息应准确无误，包括付款金额、付款对象、付款时间等，避免因信息错误导致的财务风险和业务纠纷。3.及时性原则：按照合同约定和业务实际进展情况，及时安排付款，不得无故拖延，以维护公司良好的商业信誉。4.审批性原则：所有付款必须经过规定的审批流程，未经审批不得擅自付款，确保付款决策的科学性和合理性。付款流程采购付款流程1.采购申请各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细注明采购商品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计到货时间等信息。采购申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求真实合理。2.供应商选择与合同签订采购部门根据采购申请，通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务，包括商品或服务的价格、质量标准、交货方式、付款方式及期限等条款。采购合同需经法务部门审核，确保合同合法有效。3.到货验收采购商品到货前，采购部门应通知相关验收人员做好验收准备。验收人员按照合同要求对到货商品或服务进行严格验收，检查其数量、质量、规格等是否符合约定。验收合格后，填写验收报告并签字确认。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决，并记录相关情况。4.付款申请采购部门在收到验收报告且确认无误后，根据合同约定的付款方式和期限，填写付款申请表。付款申请表应附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。5.财务审核财务部门收到付款申请表后，对相关凭证进行仔细审核，核对付款金额是否准确、发票是否合规、合同条款是否履行等。如审核发现问题，财务部门应及时与采购部门沟通，要求其补充或更正相关信息。审核无误后，财务部门负责人签字确认。6.审批流程付款申请表按照公司规定的审批权限进行逐级审批。一般情况下，小额付款由部门负责人审批，中等额度付款由分管领导审批，大额付款需经总经理审批。审批人员应认真审查付款申请，确保其符合公司利益和相关规定，做出同意或不同意付款的明确批示。7.付款执行经审批同意付款后，财务部门按照规定的付款方式进行支付。如采用银行转账方式，应确保收款账户信息准确无误；如采用支票支付，应严格按照支票管理规定办理。付款完成后，财务部门应及时登记入账，并将付款凭证妥善保管，以备后续查询和审计。费用报销付款流程1.费用发生与报销申请员工因公务发生费用支出后，应及时取得合法有效的发票等报销凭证，并按照公司报销制度的要求，填写费用报销申请表。费用报销申请表应详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关凭证。报销申请人对报销内容的真实性、合法性负责，并签字确认。2.部门审核报销申请人所在部门负责人对费用报销申请进行审核，重点审核费用是否与业务相关、是否符合公司规定的报销标准等。如审核通过，部门负责人签字批准。3.财务审核财务部门收到费用报销申请表后，对报销凭证的真实性、完整性及合规性进行审核。检查发票是否为正规发票、发票内容与报销申请是否一致、报销金额是否符合公司规定等。对于不符合要求的报销申请，财务部门有权要求报销申请人补充或更正相关信息。审核无误后，财务部门负责人签字确认。4.审批流程费用报销申请表按照公司规定的审批权限进行审批。一般费用报销由部门负责人审批，涉及金额较大或特殊情况的报销需经分管领导或总经理审批。审批人员应认真审查报销申请，确保费用支出合理合规，做出同意或不同意报销的批示。5.付款执行经审批同意报销后，财务部门根据公司的付款方式和时间安排，将报销款项支付给报销申请人。如采用现金支付，应严格按照现金管理规定办理；如采用银行转账方式，应确保收款账户信息准确无误。付款完成后，财务部门应及时登记入账，并将报销凭证和付款记录妥善保管，以备后续查询和审计。其他付款流程对于公司其他类型的付款业务，如支付租金、水电费、税费等，参照上述采购付款流程或费用报销付款流程的相关环节进行操作，但应根据具体业务特点和相关规定，确保付款流程的准确执行。付款审批权限小额付款审批权限1.单次付款金额在[X]元以下的采购付款或费用报销付款，由部门负责人审批。部门负责人应认真审核付款申请，确保其符合部门业务需求和公司规定，审批通过后签字确认。2.部门负责人在审批过程中，如发现付款申请存在疑问或不符合规定的情况，应及时与相关人员沟通核实，必要时可要求补充相关资料或调整付款内容。中等额度付款审批权限1.单次付款金额在[X]元（含）至[X]元之间的采购付款或费用报销付款，由分管领导审批。分管领导应对付款申请进行全面审查，综合考虑业务情况、财务状况等因素，做出审批决策。2.分管领导在审批时，应重点关注付款的必要性、合理性以及对公司整体运营的影响。如审批通过，签字确认；如不同意付款，应明确说明理由，并退回付款申请。大额付款审批权限1.单次付款金额超过[X]元的采购付款或费用报销付款，以及重大投资、资产购置等涉及大额资金支出项目的付款，需经总经理审批。总经理作为公司最高决策层，对大额付款事项具有最终审批权。2.对于大额付款申请，相关部门应提前准备详细的汇报材料，包括付款原因、资金来源、预期收益、风险评估等内容，提交总经理审阅。总经理在审批过程中，应充分考虑公司战略规划、财务状况、市场环境等多方面因素，做出审慎决策。特殊情况付款审批权限1.对于一些紧急且涉及重大业务事项的付款，如不及时付款将对公司业务造成重大影响的情况，在确保风险可控的前提下，可由总经理特批后先行付款，但事后需补齐相关审批手续。2.对于涉及关联交易、重大资产重组等特殊业务的付款，应按照公司相关专项管理制度和法律法规的要求，履行更为严格的审批程序，必要时需提交董事会或股东大会审议通过。付款方式银行转账1.公司主要采用银行转账方式进行付款。财务部门应根据付款申请，准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，确保转账信息无误。2.在办理银行转账业务时，应选择安全可靠的支付渠道，如网上银行、银行柜台转账等。对于大额转账业务，应提前与银行沟通，了解相关手续和要求，确保转账顺利进行。3.银行转账完成后，财务部门应及时获取银行转账回单，并妥善保管。转账回单作为付款凭证的重要组成部分，应与其他相关凭证一并存档，以备查询和核对。支票支付1.对于符合支票支付条件的付款业务，可采用支票支付方式。财务部门应按照支票管理规定，正确填写支票信息，包括出票日期、收款人名称、金额、用途等，并加盖公司财务专用章和法人章。2.支票应由专人负责保管和开具，严格按照支票领用、使用、注销的流程进行操作。领用支票时，领用人应填写支票领用登记表，注明支票号码、用途、金额等信息，并签字确认。3.在交付支票时，应要求收款人在支票存根上签字确认，并注明签收日期。如采用委托收款方式，应确保委托收款手续齐全，避免支票丢失或被盗用等风险。4.对于逾期未使用的支票，应及时收回并注销，防止出现支票失控的情况。支票使用过程中如发生退票等异常情况，财务部门应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。现金支付1.在符合国家现金管理规定的前提下，对于一些小额零星支出或特定业务场景，可采用现金支付方式。现金支付应严格遵守现金使用范围和限额规定，确保现金支付的安全性和合规性。2.现金支付业务应由出纳人员负责办理，出纳人员应按照现金收付流程，认真核对付款金额、收款人身份等信息，确保现金支付准确无误。3.支付现金时，应要求收款人当面清点现金，并在付款凭证上签字确认。付款凭证应详细记录现金支付的日期、金额、用途、收款人等信息，作为现金支付的原始凭证。4.每日终了，出纳人员应及时盘点库存现金，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。付款凭证管理凭证种类1.采购付款凭证主要包括采购合同、验收报告、发票、付款申请表、银行转账回单或支票存根等。2.费用报销付款凭证主要包括费用报销申请表、发票、收据、出差审批单、业务招待费审批单等相关证明材料。3.其他付款凭证根据具体业务类型，按照相关财务制度和法律法规的要求，收集和保存相应的证明文件。凭证收集与整理1.业务部门在完成付款业务相关活动后，应及时将取得的各类凭证提交给财务部门。提交的凭证应真实、完整、有效，符合公司财务核算和税务管理的要求。2.财务部门在收到凭证后，应按照付款业务的类别和时间顺序进行整理，确保凭证的整齐有序。对于不符合要求的凭证，应及时通知业务部门补充或更正。3.在整理凭证过程中，应注意将相关凭证进行分类装订，便于查阅和保管。装订后的凭证应加封皮，并注明付款业务的名称、期间、凭证数量等信息。凭证保管公司财务部门应设立专门的档案保管场所，妥善保管付款凭证。付款凭证应按照会计档案管理规定进行分类存放，确保档案的安全完整。1.付款凭证的保管期限应严格按照国家法律法规和公司相关制度执行。一般情况下，会计凭证的保管期限为[X]年，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。2.在保管期间，应建立健全档案查阅制度，严格限制无关人员查阅付款凭证。因工作需要查阅档案的，应履行必要的审批手续，并做好查阅记录。3.对于电子形式保存的付款凭证，应采取有效的存储和备份措施，防止数据丢失或损坏。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保其可读性和可用性。监督与检查内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对付款业务进行审计监督，检查付款流程是否合规、审批手续是否齐全、付款凭证是否真实完整等。2.审计人员通过查阅相关文件、凭证，访谈相关人员，实地观察业务操作等方式，对付款业务进行全面审查。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.内部审计部门应根据审计结果，撰写审计报告，向公司管理层汇报付款业务的审计情况，为公司决策提供参考依据，促进公司付款制度的不断完善和有效执行。财务自查1.财务部门应定期开展付款业务的自查工作，对付款流程的执行情况、付款凭证管理等进行自我检查。财务自查工作应制定详细的自查计划，明确自查范围、内容、方法和时间安排。自查人员应认真履行职责，确保自查工作的全面性和准确性。2.在自查过程中，如发现存在的问题，应及时进行整改，并建立健全相关内部控制措施，防止类似问题再次发生。财务部门应将自查情况形成报告，提交给公司管理层，作为加强财务管理的重要依据。外部监督检查1.公司应积极配合国家财政、税务、审计等相关部门的监督检查工作，如实提供付款业务的相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，公司应高度重视，认真研究分析，并及时采取有效措施进行整改落实。同时，应将整改情况及时反馈给相关部门，确保公司付款业务符合法律法规和监管要求。违规处理违规行为界定1.付款业务中的违规行为主要包括但不限于：未经审批擅自付款、虚假报销、截留挪用资金、故意拖延付款、付款信息错误、违规使用付款方式等。2.对于违反公司付款制度规定的行为，无论是否造成实际损失，均应认定为违规行为。违规责任追究1.对于发现的付款违规行为，公司将根据情节轻重，对相关责任人进行严肃处理。违规责任人包括直接责任人、部门负责人、分管领导等。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育、责令改正等处理措施；对于情节严重的违规行为，将视情况给予降职、撤职、解除劳动合同等处分，并依法追究其经济赔偿责任；对