公司员工信息档案管理制度

公司员工信息档案管理制度一、制度目的为规范公司员工信息档案的管理工作，确保员工信息的准确性、完整性与安全性，同时提升人力资源管理的效率与规范性，结合公司实际运营需求，制定本管理制度。本制度适用于公司全体员工的信息档案管理，涵盖纸质档案与电子档案的全生命周期管理。二、管理职责（一）人力资源部门作为员工信息档案管理的核心责任部门，需统筹开展以下工作：1.制定并优化档案管理流程，确保制度落地执行；2.负责档案的收集、审核、整理、归档、更新及安全保管；3.审批档案的查阅、借阅申请，监督保密措施的落实；4.定期对档案管理工作进行自查与优化，防范管理风险。（二）各业务部门1.配合人力资源部门，及时提供员工岗位变动、培训、奖惩等相关信息；2.对本部门员工档案的真实性、完整性负责，发现信息变更时主动反馈至人力资源部门；3.监督本部门员工遵守档案管理制度，严禁违规查阅、泄露档案信息。三、员工信息档案内容员工信息档案分为个人基础信息、职业发展信息、综合管理信息三类，具体包含但不限于以下内容：（一）个人基础信息入职资料：求职简历、学历及资格证书复印件、入职登记表、劳动关系证明（如劳动合同、离职证明）；个人信息：身份证复印件（或其他有效证件）、联系方式、紧急联系人信息、家庭住址（非隐私部分）。（二）职业发展信息岗位变动：调岗通知书、晋升/降职文件、岗位说明书；培训记录：内部/外部培训证书、培训考核结果、培训总结报告；考核资料：年度/季度绩效评估表、360度反馈报告、胜任力评估结果。（三）综合管理信息奖惩记录：奖励通知书（如优秀员工、项目嘉奖）、处罚决定书（如警告、记过）；考勤与休假：特殊考勤记录（如加班、调休）、带薪休假申请与审批单；其他：保密协议、竞业限制协议、员工满意度调查反馈（匿名除外）。四、档案管理流程（一）档案建立1.入职阶段：员工入职时，人力资源部门收集入职资料，审核信息真实性（如学历验证、背景调查），并按“一人一档”原则建立纸质与电子档案；2.归档要求：纸质档案按“部门-岗位-姓名”分类编号，电子档案存储于加密服务器，建立索引目录便于检索。（二）档案更新1.员工个人信息变更（如联系方式、婚姻状况）需在变更后5个工作日内提交书面说明及证明材料，人力资源部门核实后更新档案；2.岗位变动、培训、奖惩等信息由相关部门在事件发生后10个工作日内同步至人力资源部门，确保档案动态更新。（三）查阅与借阅2.外部借阅：仅限司法机关、劳动行政部门等因公调取，需出具正式函件并经公司总经理审批，借阅时需登记信息并限时归还（原则上不超过7个工作日）；3.禁止行为：严禁私自复制、涂改、伪造档案，严禁泄露档案中的隐私信息（如家庭住址、健康记录）。（四）保密管理1.接触档案的人员（含HR、部门负责人）需签署《档案保密协议》，明确保密责任；2.电子档案设置分级权限（如HR专员可编辑，部门负责人仅可查阅），定期开展权限审计；3.档案存储环境需物理隔离（如档案柜加锁、服务器部署防火墙），防止非授权访问。（五）移交与销毁1.离职移交：员工离职时，人力资源部门需核对档案完整性，移交至离职档案专管区，纸质档案与电子档案同步标记“离职”状态；2.销毁流程：离职档案保存满三年后，由人力资源部门提出销毁申请，经总经理审批后，联合行政部门进行碎纸/数据擦除处理，销毁过程需双人监督并留存记录。五、档案保管要求（一）纸质档案存放于通风、防潮、防火、防盗的专用档案柜，定期（每季度）检查档案完整性，发现破损及时修复；档案柜钥匙由HR专人保管，非工作时间封存，禁止无关人员接触。（二）电子档案存储于公司内部加密服务器，定期（每月）备份至云端或移动硬盘，备份数据需离线存储；服务器设置访问日志，记录操作时间、人员、内容，便于追溯；禁止将电子档案存储于个人设备（如U盘、私人邮箱），确需外带的需经审批并加密处理。六、违规处理1.对违规查阅、泄露档案信息的员工，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分，造成严重后果的（如员工隐私泄露引发法律纠纷），解除劳动合同并追究赔偿责任；2.因管理失职导致档案丢失、篡改的，对HR负责人及直接责任人给予绩效扣分、通报批评，情节严重的移交司法机关；3.外部单位违规调取档案的，公司保留追究法律责任的权利。七、附则1.本制度自发布之日起施行，原有制度与本制度冲突的，以本制度为准；2.本制度由人力资源部门负责解释，每年根据公司发展需求及法律法规变化进行修订；3.各