如何规范律师函制度

PAGE如何规范律师函制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织律师函的使用，确保律师函的发送符合法律法规及行业标准，有效维护公司/组织合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有涉及律师函发送的相关业务活动及人员。（三）定义1.律师函：指由本公司/组织委托律师事务所出具，旨在向特定对象传达法律要求、主张权利或表达法律意见的正式书面文件。2.委托律师事务所：指与本公司/组织签订法律服务合同，负责出具律师函的专业法律机构。二、律师函的起草与审核（一）起草1.需求提出各业务部门或相关人员在需要发送律师函时，应详细填写《律师函起草申请表》，说明发函背景、目的、涉及事项、对方信息及具体要求等内容。2.资料提供同时，向负责起草律师函的法务人员或委托律师事务所提供与发函事项相关的全部资料，包括但不限于合同协议、往来文件、证据材料等，确保资料真实、完整、准确。3.起草流程法务人员或委托律师事务所收到《律师函起草申请表》及相关资料后，应及时安排专业律师进行起草。起草律师应依据事实和法律规定，明确阐述发函事项的法律关系、对方责任及我方要求，确保律师函内容清晰、逻辑严谨、语言规范。（二）审核1.内部审核律师函起草完成后，先由法务部门负责人进行初步审核。审核内容包括律师函格式是否规范、内容是否准确反映事实和法律依据、措辞是否恰当、是否符合公司/组织利益等。如发现问题，应及时与起草律师沟通修改。2.法律审核初步审核通过后，提交至公司/组织的法律顾问或外聘法律专家进行法律审核。法律顾问或法律专家应从专业法律角度对律师函进行全面审查，重点关注法律适用是否正确、权利主张是否合理、风险提示是否充分等。对于重大、复杂事项的律师函，必要时可组织相关业务部门、法务人员及律师事务所进行专题研讨，确保律师函的合法性、有效性和可操作性。3.审批经法律审核通过的律师函，按照公司/组织内部审批流程提交审批。审批人应根据律师函涉及事项的重要程度、金额大小等因素进行综合判断，做出批准或修改的决定。对于涉及重大决策、大额经济利益或可能引发重大法律风险的律师函，需经公司/组织高层领导审批。三、律师函的发送与送达（一）发送1.发送方式律师函原则上应通过邮政特快专递（EMS）或挂号信等具有可查询记录的方式发送，并要求收件人签收。特殊情况下，如经对方同意或根据实际情况确有必要，也可采用其他可靠的送达方式，但应确保能够有效证明送达事实。2.发送记录负责发送律师函的人员应详细记录发送过程，包括邮件单号、发件日期、收件人信息、邮寄地址等，并及时将发送记录反馈给法务部门备案。发送记录应妥善保存，以备后续查询和核对。（二）送达1.送达确认对于通过邮政特快专递或挂号信发送的律师函，应及时跟踪邮件送达情况。如收件人签收，应要求其在回执上签字确认；如收件人拒收或无法送达，应保留相关证据，如邮政部门出具的拒收证明、退回邮件等。2.替代送达在无法直接送达的情况下，可根据法律法规规定采用替代送达方式，如留置送达、公告送达等。采用替代送达方式时，应严格按照法定程序进行，并确保相关证据的收集和保存，以证明律师函已有效送达对方。四、律师函的跟踪与反馈（一）跟踪1.定期跟踪法务部门应定期对已发送的律师函进行跟踪，了解对方的反应和动态。对于重要律师函，应每周至少跟踪一次；对于一般律师函，可每两周跟踪一次。跟踪内容包括对方是否有回复、回复内容及采取的行动等。2.异常情况处理如发现对方有异常反应或可能引发新的法律风险的情况，应及时与相关业务部门和律师事务所沟通，共同研究应对措施，并及时向公司/组织领导汇报。（二）反馈1.反馈内容律师事务所应及时向公司/组织反馈律师函的发送及对方反应情况，包括送达情况、对方回复内容、律师分析意见及建议等。反馈应形成书面报告，定期提交给法务部门。2.沟通协调法务部门应根据律师事务所的反馈报告，组织相关业务部门进行沟通协调，共同商讨下一步工作方案。对于需要进一步采取法律行动或协商解决的事项，应明确责任人和时间节点，确保工作顺利推进。五、律师函的存档与管理（一）存档1.文件整理律师函发送及相关资料收集完成后，法务部门应及时对文件进行整理归档。归档内容包括律师函原件、《律师函起草申请表》、相关证据材料、发送记录、送达回执、对方回复文件等。2.档案管理建立专门的律师函档案管理制度，对档案进行分类存放，便于查询和检索。档案应按照年度、发函事项等进行分类编号，确保档案管理的规范化和系统化。同时，应定期对档案进行检查和维护，防止档案丢失、损坏或泄密。（二）查阅与借阅1.查阅权限公司/组织内部人员因工作需要查阅律师函档案的，应填写《律师函档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到法务部门查阅。查阅时应在法务人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.借阅规定因特殊情况需要借阅律师函档案的，应填写《律师函档案借阅申请表》，经法务部门负责人及公司/组织分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案资料，按时归还。归还时，法务人员应认真检查档案资料是否完整、有无损坏等情况。六、监督与考核（一）监督1.内部监督法务部门负责对律师函制度的执行情况进行内部监督检查，定期对律师函的起草、审核、发送、跟踪及存档等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。2.外部监督接受公司/组织内部审计部门及上级主管部门的监督检查，积极配合审计部门对律师函相关业务的审计工作，如实提供资料和情况，确保律师函制度的合规执行。（二）考核1.考核指标建立律师函制度执行情况考核指标体系，主要包括律师函起草质量、审核通过率、发送及时率、送达成功率、跟踪反馈及时性、档案管理规范性等指标。2.考核方式考核采用定期考核与不定期抽查相结合的方式进行。定期考核每半年进行一次，根据考核指标对各相关部门及人员进行评分排名；不定期抽查根据实际工作需要随时开展，对发现的问题及时进行通报批评。3.结果应用考核结果与部门及个人绩效挂钩，并作为公司/组织内部评先评优、晋升奖励等的重要依据。对于在律师函制度执行过程中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反制度规定、造成不良后果的，依法依规追究责任。