行政行为规范制度

PAGE行政行为规范制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织行政行为，提高行政工作效率，确保行政工作合法、合规、有序开展，保障公司/组织各项工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有行政部门及相关工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：行政行为必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.公正性原则：行政行为应公平、公正地对待每一位员工和相关利益方。3.效率性原则：在确保行政行为合法合规的前提下，追求高效运作，提高工作效率。4.公开性原则：涉及员工利益的行政决策和行为应保持一定的透明度，接受员工监督。二、行政决策规范（一）决策程序1.问题提出：各部门或相关人员发现需要行政决策的事项，应及时向行政部门提交书面报告，详细说明问题背景、现状、影响及解决方案建议。2.调研分析：行政部门收到报告后，组织相关人员进行调研，收集数据、信息，分析问题的本质和可能产生的后果。对于重大决策事项，可委托专业机构进行专项调研。3.方案制定：根据调研分析结果，行政部门会同相关部门制定多个决策方案，并对各方案进行评估，分析其优缺点、可行性和风险。4.决策论证：组织内部相关专家、管理人员及利益相关方代表对决策方案进行论证，充分听取各方意见和建议，对方案进行完善。5.审批确定：将论证后的决策方案提交公司/组织高层领导审批，领导根据公司/组织战略目标、实际情况及各方面因素进行综合考量，最终确定决策方案。（二）决策责任1.决策提出人责任：对所提出问题的真实性、准确性负责，提供全面、准确的信息和合理的解决方案建议。2.调研分析人员责任：确保调研数据真实可靠，分析结论客观准确，为决策提供有力依据。3.方案制定人员责任：所制定的决策方案应具有科学性、合理性和可行性，充分考虑各种因素和可能出现的情况。4.决策审批人责任：对决策的正确性、合理性和合法性负责，审批过程中应认真审查，确保决策符合公司/组织利益和发展要求。三、行政执行规范（一）任务分配1.根据行政决策确定的工作任务，行政部门负责人按照各岗位工作职责和人员能力水平进行合理分配，明确任务责任人、工作要求、完成时间节点等。2.在任务分配过程中，应充分沟通，确保任务责任人清楚了解任务目标和要求，如有疑问及时解答。（二）执行过程监督1.任务责任人在执行过程中应定期向行政部门负责人汇报工作进展情况，遇到重大问题或无法按计划推进的情况应及时报告。2.行政部门负责人应定期对各项行政任务执行情况进行检查和监督，及时发现问题并协调解决。对于执行不力的情况，应督促责任人整改。（三）执行结果反馈1.任务完成后，任务责任人应及时提交书面工作报告，详细说明任务执行情况、取得的成果、存在的问题及改进建议等。2.行政部门负责人对执行结果进行审核和评估，确认是否达到决策目标要求。如未达到要求，应分析原因，追究相关责任人责任，并制定改进措施。四、行政沟通规范（一）内部沟通1.沟通渠道会议沟通：定期召开行政工作会议、部门协调会等，传达公司/组织决策、部署工作任务、沟通工作进展情况等。文件沟通：通过发布行政文件、通知、公告等方式，传达重要信息、工作要求等。即时通讯工具沟通：利用公司内部即时通讯软件，进行日常工作沟通、问题交流等，但涉及重要事项的沟通应及时转为正式文件或会议形式。面对面沟通：对于重要问题、复杂事项或需要深入交流的情况，应进行面对面沟通，确保沟通效果。2.沟通原则及时准确原则：及时传递信息，确保信息内容准确无误，避免因信息传递不畅或错误导致工作失误。清晰明确原则：沟通内容应清晰、简洁、明确，避免模糊不清或歧义，确保接收方能够准确理解。尊重理解原则：沟通双方应相互尊重，认真倾听对方意见和建议，理解对方立场和需求。反馈确认原则：接收信息方应及时给予反馈，确认已收到信息并理解其内容。对于重要信息，应进行书面反馈确认。（二）外部沟通1.与政府部门沟通及时了解国家法律法规、政策变化，主动与相关政府部门沟通协调，确保公司/组织行政行为符合要求。对于涉及公司/组织重大事项审批、备案等工作，积极配合政府部门办理相关手续，按要求提交资料，保持良好沟通。2.与合作伙伴沟通建立定期沟通机制，与合作伙伴就合作项目进展、问题解决、未来规划等进行沟通交流。在沟通中，应明确双方权利义务，遵循诚信、互利原则，维护良好合作关系。3.与社会公众沟通对于涉及公司/组织形象、声誉的事项，应及时、准确地向社会公众发布信息，回应关切，维护公司/组织良好形象。通过多种渠道收集社会公众意见和建议，积极改进工作，增强社会公众对公司/组织的认可度和信任度。五、行政信息管理规范（一）信息收集1.明确信息收集范围，包括公司/组织内部各类行政文件、工作记录、业务数据等，以及外部相关政策法规、行业动态、市场信息等。2.各部门应指定专人负责信息收集工作，按照规定的时间、格式和要求及时报送相关信息。3.行政部门应定期对收集到的信息进行整理和分类，确保信息的完整性和准确性。（二）信息存储1.建立完善的信息存储系统，对各类行政信息进行电子存储和纸质存档。2.电子信息应按照不同类别、时间等进行分类存储，设置合理的文件夹结构和文件名，便于查找和使用。同时，应定期进行数据备份，防止数据丢失。3.纸质信息应进行编号、装订，存放在专门的档案柜中，并建立档案目录，方便查阅。（三）信息使用与共享1.明确信息使用权限，根据工作需要，规定不同人员对各类行政信息的访问和使用权限。2.行政信息应在公司/组织内部实现合理共享，确保相关部门和人员能够及时获取所需信息，支持工作开展。但涉及公司/组织机密信息的，应严格按照保密规定进行管理。3.在信息使用和共享过程中，应做好记录，包括使用时间、使用人员、信息内容等，以便追溯和管理。（四）信息安全与保密1.建立信息安全管理制度，采取技术措施和管理手段，保障行政信息的安全。2.对涉及公司/组织机密信息的存储、传输、使用等环节进行严格保密管理，限制知悉范围，明确保密责任。3.加强对员工的信息安全和保密教育，提高员工保密意识，防止信息泄露事件发生。六、行政资源管理规范（一）办公设备管理1.设备采购：根据工作需要，由行政部门制定办公设备采购计划，经审批后进行采购。采购过程应遵循公开、公平、公正原则，选择合适的供应商和产品。2.设备登记与发放：办公设备采购到货后，行政部门应进行登记，建立设备台账，记录设备名称、型号、规格、购置时间、使用部门等信息。按照工作需要将设备发放到使用部门，并办理领用手续。3.设备维护与保养：使用部门负责办公设备的日常维护和保养，定期进行清洁、检查、维修等工作。行政部门应定期组织对办公设备进行全面检查和维护，确保设备正常运行。对于大型设备或专业设备，可委托专业维修机构进行维护保养。4.设备报废与处置：办公设备达到报废年限或因损坏无法正常使用时，使用部门应及时向行政部门提出报废申请。行政部门组织相关人员进行鉴定，确认符合报废条件后，按照规定进行报废处置，处置过程应进行记录。（二）办公用品管理1.用品采购：行政部门根据办公用品使用情况，定期制定采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格控制质量和成本，确保办公用品满足工作需求。2.用品库存管理：建立办公用品库存管理制度，对采购的办公用品进行分类存放，设置库存台账，记录出入库情况。定期盘点库存，确保账实相符。3.用品发放：根据工作需要，使用部门填写办公用品领用申请表，经审批后到行政部门领取。行政部门应按照规定的标准和数量发放办公用品，避免浪费。4.用品节约与回收：倡导员工节约使用办公用品，对可回收利用的办公用品进行回收处理，降低办公成本。（三）办公场地管理1.场地规划与分配：根据公司/组织发展需求和人员规模，行政部门负责办公场地的规划和分配。合理划分不同功能区域，确保办公环境整洁、舒适、有序。2.场地使用与维护：各部门应按照规定使用办公场地，不得擅自改变用途或占用其他部门场地。行政部门定期对办公场地进行检查和维护，确保场地设施设备正常运行，环境卫生良好。3.场地安全管理：加强办公场地安全管理，设置安全警示标识，配备必要的消防、安防设施设备。定期组织安全检查，消除安全隐患，确保员工生命财产安全。七、行政费用管理规范（一）费用预算编制1.行政部门根据公司/组织年度工作计划和行政工作实际需求，编制行政费用预算草案。预算内容包括办公设备采购费用、办公用品费用、差旅费、会议费、通讯费、车辆使用费等各项费用。2.在编制预算过程中，应充分考虑上一年度费用支出情况、工作任务变化及市场价格波动等因素，确保预算的合理性和准确性。3.预算草案编制完成后，提交公司/组织财务部门进行审核，经公司/组织高层领导审批后确定年度行政费用预算。（二）费用报销审批1.报销流程：员工发生行政费用支出后，应按照公司/组织规定填写费用报销申请表，附上相关发票、凭证等资料，经部门负责人审核签字后，提交行政部门审核。行政部门审核通过后，再提交财务部门进行报销审批。2.审批标准：财务部门按照公司/组织费用报销制度和预算控制要求进行审批，对不符合规定的报销申请予以退回。对于超出预算的费用支出，需经公司/组织高层领导特别审批。3.报销时限：明确员工费用报销的时限要求，一般应在费用发生后规定时间内完成报销申请，逾期未报销的，需说明原因并经审批后方可报销。（三）费用核算与分析1.财务部门定期对行政费用进行核算，确保费用支出准确记录和统计。2.行政部门配合财务部门对行政费用进行分析，对比预算执行情况，找出费用支出存在的问题和原因，提出改进措施和建议，为公司/组织成本控制和决策提供依据。八、行政监督与考核规范（一）内部监督1.建立行政行为内部监督机制，行政部门定期对自身行政工作进行自查自纠，检查行政决策、执行、沟通、信息管理、资源管理等各项工作是否符合本制度要求。2.设立专门的监督岗位或由专人负责对行政工作进行日常监督，发现问题及时督促整改。3.鼓励员工对行政部门及工作人员的行政行为进行监督，对提出有效监督意见和建议的员工给予适当奖励。（二）外部监督1.主动接受政府部门、合作伙伴、社会公众等外部机构和人员的监督，及时回应外部监督意见和建议。2.对于涉及公司/组织重大行政决策和行为的事项，可邀请外部专家、律师等进行评估和审查，确保行政行为合法合规。（三）考核评价1.制定行政部门及工作人员考核评价标准，考核内容包括工作业绩、工作态度、工作能力、行政行为规范执行情况等方面。2.考核评价方式包括定期考核、不定期抽查、员工自评、同事互评、上级评价等多种形式相结合。3.根据考核评价结果，对表现优秀的行政部门及工作人员给予表彰和奖励，对存