收货标准规范制度

PAGE收货标准规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收货流程，确保所收货物的质量、数量及规格符合要求，保障公司运营的顺利进行，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司所有采购物资、外协加工件、退货等各类货物的接收工作。3.基本原则严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保收货工作合法合规。以合同约定、采购订单等为依据，准确验收货物。坚持客观公正、严谨细致的工作态度，保证收货信息真实可靠。二、收货流程1.到货通知采购部门在货物发出后，应及时将到货信息通知收货部门，包括货物名称、规格、数量、预计到货时间等。到货通知应采用书面形式（如邮件、通知单等），并确保信息准确无误。2.收货准备收货部门接到到货通知后，应安排专人负责收货工作，并做好相应准备。准备收货所需工具和场地，如计量器具、搬运设备、验收场地等。核对收货人员资质，确保其熟悉收货流程和相关标准。3.货物验收收货人员在货物到达时，应首先核对送货单与采购订单或合同的一致性，包括货物名称、规格、数量、供应商等信息。对货物的外观进行检查，查看是否有破损、变形、污染等情况。按照相关标准和要求，对货物的质量进行检验，可采用抽检、全检等方式。检验内容包括但不限于性能指标、尺寸规格、材质成分等。对货物的数量进行清点，可采用计件、称重、量尺等方法，确保数量准确无误。对于需要安装调试的货物，应在安装调试完成后进行验收，确保其正常运行。4.验收记录收货人员应详细记录验收过程和结果，包括验收时间、验收人员、货物名称、规格、数量、质量状况、验收结论等信息。验收记录应采用纸质或电子文档形式保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。5.问题处理如在验收过程中发现货物存在质量问题、数量不符或其他异常情况，收货人员应立即通知采购部门和供应商。采购部门负责与供应商沟通协调，要求供应商在规定时间内解决问题，如补货、换货、退货等。对于因质量问题导致的损失，公司有权根据合同约定向供应商索赔。6.入库或其他处理验收合格的货物，收货人员应及时办理入库手续，将货物按照规定存放于指定仓库或区域。对于验收不合格的货物，如退货、报废等，应按照相应流程进行处理。退货应及时通知供应商安排退货事宜；报废货物应按照公司资产处置规定进行处理。三、收货标准1.质量标准所收货物应符合国家相关质量标准、行业标准以及合同约定的质量要求。对于有质量认证要求的货物，应提供相应的认证文件，如质量检验报告、合格证等。质量验收可采用以下方法：感官检验：通过视觉、听觉、嗅觉、触觉等感官对货物外观、色泽、气味、手感等进行检查。理化检验：使用专业仪器设备对货物的物理性能、化学性能等进行检测。功能检验：对货物的各项功能进行实际测试，确保其正常运行。2.数量标准货物数量应与送货单、采购订单或合同一致，允许有一定的合理误差范围。数量验收应采用准确的计量方法，确保数量准确无误。对于计件货物，应逐一清点；对于称重、量尺货物，应使用符合精度要求的计量器具。如发现数量不符，应及时与供应商核实，并要求其在规定时间内补足或说明原因。3.规格标准货物规格应符合采购订单或合同约定，包括尺寸、型号、材质、包装等方面。收货人员应仔细核对货物规格，确保与要求一致。对于特殊规格的货物，应重点检查其是否符合特殊要求。如发现规格不符，应及时与供应商沟通，协商解决方案。四、收货人员职责1.收货主管职责负责制定和完善收货标准规范制度，并监督制度的执行情况。组织收货人员培训，提高其业务水平和责任意识。协调处理收货过程中的重大问题，确保收货工作顺利进行。定期对收货工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.收货人员职责严格按照收货标准规范制度进行货物验收工作，确保验收结果准确可靠。认真填写验收记录，及时反馈验收过程中发现的问题。协助采购部门与供应商沟通协调，处理货物验收不合格等问题。负责收货现场的管理，确保货物安全、有序存放。五、供应商管理1.供应商选择采购部门应按照公司供应商评估标准，选择合格的供应商。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制水平等。新供应商应提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等，并经过公司审核批准后方可合作。2.供应商培训公司应定期组织对供应商的培训，使其了解公司的收货标准规范制度和质量要求。培训内容包括收货流程、验收标准、质量控制等方面，提高供应商的供货质量和服务水平。3.供应商考核建立供应商考核机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行定期考核。考核结果应与供应商的合作关系、货款支付等挂钩，对于考核不合格的供应商，应采取相应的措施，如警告、暂停合作、终止合作等。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对收货工作进行审计，检查收货流程是否合规、验收记录是否真实完整、货物质量是否符合要求等。收货部门应定期对自身工作进行自查，发现问题及时整改，并向公司管理层报告。2.外部监督接受相关政府部门、行业协会等的监督检查，积极配合其工作，确保公司收货工作合法合规。关注市场动态和行业标准变化，及时调整公司收货标准规范制度，适应外部环境要求。七、附则1.解释权本制度由公司[具体部门]负责