小学采购规范性制度

PAGE小学采购规范性制度一、总则（一）目的为了加强小学采购工作的规范化管理，提高采购效率，保证采购质量，节约采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于小学范围内的所有采购活动，包括教学设备、办公用品、图书资料、后勤物资等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生及社会的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资源的优化配置。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，由校长担任组长，副校长担任副组长，成员包括各部门负责人。采购工作领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门学校设立采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其岗位职责和工作流程。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购法律法规和采购业务操作流程。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术参数等，并对采购需求的合理性和必要性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等，防范采购风险。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购工作的公正性和廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校教学、科研、管理等工作的实际需要，结合学校发展规划和年度工作计划，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息，并按照学校财务预算编制要求进行分类汇总。3.采购办公室负责对各需求部门提交的采购预算进行审核，汇总编制学校年度采购预算草案，报采购工作领导小组审议通过后，提交学校财务部门纳入学校年度财务预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行审批。2.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期向采购工作领导小组报告采购预算执行情况。2.审计部门负责对采购预算的编制、执行情况进行审计监督，对发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交采购办公室。2.《采购申请表》应附相关的技术文件、市场调研资料等，以便采购办公室准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请后，对采购申请的完整性、合规性进行初审。初审合格后，提交采购工作领导小组进行审批。2.采购工作领导小组根据采购申请的内容和学校采购政策，对采购申请进行审议，做出审批决定。对于金额较大、涉及重要物资或服务的采购申请，应进行集体决策。3.采购申请经审批通过后，采购办公室方可组织实施采购活动。如采购申请未获批准，采购办公室应及时通知需求部门，并说明原因。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。3.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。4.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。5.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。6.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购办公室编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合国家法律法规及相关政策要求，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。采购文件编制完成后，应经采购工作领导小组审核通过。（五）供应商选择与管理1.采购办公室通过发布采购公告、邀请供应商投标、向供应商发出询价单等方式，广泛征集供应商。供应商应具备良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力、依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等条件。2.采购办公室对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，并建立供应商档案。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书（如有）、业绩证明、财务状况等。3.根据采购文件规定的评标标准或谈判规则，对供应商的投标文件或报价进行评审，确定中标供应商或成交供应商。评审过程应客观、公正、透明，记录评审过程和结果，并形成评审报告。4.采购办公室与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合采购文件的要求，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。5.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据，对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等。（六）采购合同签订与履行1.采购合同签订前，采购办公室应将合同草本提交学校法律顾问进行合法性审查，并报采购工作领导小组审议通过。2.采购合同由学校法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应加盖学校公章或合同专用章，并及时归档保存。3.采购办公室应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。4.需求部门应配合采购办公室做好采购合同的验收工作，按照合同约定的质量标准对采购物品或服务进行验收。验收合格后，填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购办公室提交的付款申请及相关凭证，如发票、验收单等。审核无误后，按照学校财务管理制度办理付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定执行，不得提前或延迟付款。如因特殊情况需要调整付款方式或时间，应经采购工作领导小组批准，并与供应商协商一致。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购办公室应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险因素，应重点关注并采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险：加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购时间和采购数量，避免因市场波动导致采购成本增加或采购物资短缺。2.供应商风险：建立严格的供应商选择和管理机制，对供应商进行全面的资格审查和信用评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。加强与供应商的沟通与协调，定期对供应商进行评价和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。3.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。对于重要物资或服务，可要求供应商提供质量保证期，并在质量保证期内对物资或服务进行跟踪检查。4.合同风险：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法、合规、完整、明确。在合同履行过程中，密切关注合同执行情况，及时发现和解决合同纠纷。对于重大合同纠纷，应及时咨询学校法律顾问，采取法律手段维护学校合法权益。5.法律风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和法律素养。在采购活动中，严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。对于涉及重大法律问题的采购事项，应及时咨询学校法律顾问，确保采购活动的合法性和有效性。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购办公室应建立健全内部监督机制，加强对采购工作的全过程监督。采购人员应严格遵守采购工作流程和相关规定，自觉接受内部监督。2.学校纪检监察部门负责对采购活动进行纪律监督，对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购工作的公正性和廉洁性。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等，防范采购风险。审计部门应定期对采购项目进行审计，并出具审计报告。