财务部单据规范制度

PAGE财务部单据规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务单据的使用、填写、审核、传递及保管等流程，确保财务信息的准确、完整和安全，提高财务工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及财务收支活动中所产生的各类单据。（三）基本原则1.合法性原则：财务单据的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.真实性原则：单据所记录的经济业务必须真实发生，内容与实际情况相符，不得弄虚作假。3.完整性原则：单据应具备的各项要素必须填写齐全，不得遗漏，确保财务信息的完整。4.准确性原则：单据上的各项数据填写应准确无误，计算正确，大小写一致。5.及时性原则：财务单据应在经济业务发生或完成后及时填制、传递和处理，不得拖延。二、单据种类及规范（一）发票1.定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.分类增值税专用发票：适用于一般纳税人之间的购销业务，具有抵扣增值税进项税额的功能。增值税普通发票：用于小规模纳税人及一般纳税人的部分业务，不能抵扣进项税额。其他发票：如机动车销售统一发票、农产品收购发票、二手车销售统一发票等，根据不同业务类型使用。3.开具规范发票开具应按照实际销售情况如实开具，不得虚开、开具与实际业务不符的发票。填写发票时，应确保发票内容完整，包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。发票上的字迹应清晰、工整，不得涂改、挖补。如有错误，应作废重开，并在发票上注明“作废”字样，全联次留存。发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，不得模糊不清或加盖其他印章。4.取得规范取得发票时，应确保发票的真实性、合法性和有效性。发票抬头必须为公司全称，纳税人识别号准确无误。检查发票内容是否填写齐全、规范，发票印章是否清晰、合规。对于不符合要求的发票，应及时要求对方更换。取得的增值税专用发票应在规定的认证期限内进行认证，认证通过后方可抵扣进项税额。认证期限为自发票开具之日起360天内。（二）收据1.定义：收据是企事业单位在经济活动中使用的原始凭证，主要是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的收付款凭证，用于行政事业性收入，即非应税业务。2.分类收款收据：用于收取公司内部往来款项、押金、定金等非经营性收入。资金往来结算票据：适用于行政事业单位在发生暂收、代收和单位内部资金往来结算等经济活动时开具的凭证。3.开具规范收据开具应按照实际收款情况如实填写，包括收款日期、交款单位（个人）、收款事由、金额等信息。收据上应加盖财务专用章或发票专用章，不得加盖其他印章。收据应连续编号，不得跳号、重号。如有作废，应在收据上注明“作废”字样，并全联次留存。4.取得规范取得收据时，应检查收据的真实性和完整性，确保收据内容填写准确、印章清晰。对于涉及公司经济利益的收据，应妥善保管，作为财务核算的依据。（三）报销单1.定义：报销单是员工因公务活动发生费用后，向公司申请报销的单据。2.分类费用报销单：用于报销差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费等各类费用。借款单：员工因公务需要预借资金时填写的单据。3.填写规范报销单应按照规定的格式填写，包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额明细、附件张数等信息。报销事由应详细说明费用发生的原因、用途，确保与实际业务相符。金额明细应准确填写各项费用的金额，大小写一致，并注明合计金额。附件张数应填写实际粘贴在报销单后的各类票据、文件的数量。报销人应在报销单上签字确认，如有多人共同报销，应分别签字。4.审批规范报销单应按照公司规定的审批流程进行审批，一般包括部门负责人审核、财务审核、分管领导审批、总经理审批等环节。部门负责人应审核报销事项的真实性、合理性和必要性，签字确认后提交财务审核。财务人员应审核报销单据的规范性、合法性、金额准确性等，对不符合规定的报销单应予以退回，并说明原因。分管领导应根据业务情况对报销事项进行审批，签字确认后提交总经理审批。总经理应根据公司财务状况和相关规定对报销事项进行最终审批，审批通过后方可报销。（四）付款申请单1.定义：付款申请单是公司向供应商或其他单位支付款项时填写的单据。2.填写规范付款申请单应填写付款日期、收款单位名称、账号、开户行、付款金额、付款事由、合同编号等信息。付款事由应详细说明付款的原因、依据，如采购合同、服务协议等。合同编号应填写与本次付款相关的合同编号，以便核对付款信息。付款金额应准确填写，大小写一致，并注明本次付款金额及累计已付款金额。申请人应在付款申请单上签字确认，如有多人共同申请付款，应分别签字。3.审批规范付款申请单应按照公司规定的审批流程进行审批，一般包括部门负责人审核、财务审核、分管领导审批、总经理审批等环节。部门负责人应审核付款事项的真实性、合理性和必要性，签字确认后提交财务审核。财务人员应审核付款单据的规范性、合法性、金额准确性等，对不符合规定的付款申请单应予以退回，并说明原因。分管领导应根据业务情况对付款事项进行审批，签字确认后提交总经理审批。总经理应根据公司资金状况和相关规定对付款事项进行最终审批，审批通过后方可付款。（五）支票1.定义：支票是出票人签发的，委托办理支票存款业务的银行或者其他金融机构在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。2.分类现金支票：可以支取现金的支票。转账支票：只能用于转账的支票。3.使用规范支票应由专人保管，设立支票登记簿，记录支票的购买、使用、作废等情况。开具支票时，应填写日期、收款人名称、金额、用途等信息，确保字迹清晰、准确无误。支票金额的填写应使用大写和小写两种方式，大写金额应规范填写，防止涂改。支票的用途应明确填写，不得用于非法或违规支出。支票的背书转让应符合法律法规的规定，背书应连续、清晰。支票使用后，应及时将支票存根、发票等相关凭证粘贴在报销单或付款申请单后，作为记账依据。作废支票应加盖“作废”戳记，并全联次留存，定期装订成册。（六）汇票1.定义：汇票是由出票人签发的，委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。2.分类银行汇票：由出票银行签发的，由其在见票时按照实际结算金额无条件支付给收款人或者持票人的票据。商业汇票：由出票人签发的，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。商业汇票又分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。3.使用规范汇票的使用应符合国家法律法规及银行相关规定。开具汇票时，应填写出票日期、收款人名称、账号、开户行、付款人名称、账号、开户行、汇票金额、用途等信息，确保内容完整、准确。汇票的背书转让应符合规定，背书应连续、清晰。收到汇票后，应及时进行审核，检查汇票的真实性、有效性和背书情况。如发现问题，应及时与出票人或相关银行联系解决。汇票到期时，应及时办理托收手续，确保款项及时到账。三、单据审核（一）审核内容1.单据的真实性：审核单据所记录的经济业务是否真实发生，是否有相关的证明材料或合同协议等。2.单据的合法性：审核单据的开具是否符合国家法律法规及相关行业标准的规定，是否加盖了合法有效的印章。3.单据的完整性：审核单据应具备的各项要素是否填写齐全，如发票的抬头、内容、印章，报销单的各项明细、附件等。4.单据的准确性：审核单据上的各项数据填写是否准确无误，计算是否正确，大小写是否一致。5.单据的关联性：审核单据与相关业务的关联性，是否与公司的经营活动相符，是否有合理的审批流程。（二）审核流程1.员工提交报销单或其他单据后，首先由部门负责人进行初审，审核报销事项的真实性、合理性和必要性。2.部门负责人初审通过后，将单据提交给财务人员进行审核。财务人员重点审核单据的规范性、合法性、金额准确性等。3.财务审核通过后，单据提交给分管领导进行审批。分管领导根据业务情况对单据进行审批。4.分管领导审批通过后，单据提交给总经理进行最终审批。总经理根据公司财务状况和相关规定对单据进行审批。5.对于不符合要求的单据，财务人员应及时通知报销人或相关部门进行修改或补充，直至审核通过。四、单据传递（一）传递原则1.及时性原则：单据应在规定的时间内传递，不得拖延，确保财务信息及时处理。2.准确性原则：传递过程中应确保单据的准确性，不得丢失、损坏或误传。3.完整性原则：传递的单据应完整无缺，包括所有必要的附件和审批签字。（二）传递流程1.员工填写好报销单或其他单据后，应先提交给部门负责人进行初审。2.部门负责人初审通过后，将单据传递给财务人员。传递方式可以采用纸质传递或电子传递，如通过OA系统、电子邮件等。3.财务人员审核通过后，将单据传递给分管领导进行审批。审批通过后，再传递给总经理进行最终审批。4.总经理审批通过后，财务人员根据审批结果进行报销或付款处理。对于需要报销的款项，财务人员将报销金额支付给报销人；对于需要付款的款项，财务人员按照付款申请单的要求进行支付。5.单据处理完成后，财务人员应将相关单据进行整理、归档，以便日后查阅。五、单据保管（一）保管期限1.发票、收据等原始凭证的保管期限为30年。2.报销单、付款申请单等内部单据的保管期限为15年。3.支票、汇票等票据的存根及相关凭证的保管期限为10年。（二）保管方式1.纸质单据应分类整理，装订成册，并按照年度、月份顺序编号，便于查找和核对。2.电子单据应进行备份存储，存储介质应安全可靠，防止数据丢失或损坏。备份存储方式可以采用光盘、硬盘、云存储等多种方式。3.设立专门的档案