国企会议规范制度

PAGE国企会议规范制度一、总则（一）目的为了加强公司会议管理，提高会议效率和质量，确保会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门工作会、专题研讨会、项目协调会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.规范有序原则：明确会议组织流程、参会人员职责和会议纪律，确保会议有序进行。3.充分准备原则：会前做好充分准备工作，明确会议主题、议程、资料等，确保会议内容充实、决策科学。4.严肃纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，认真发言，不得随意缺席、迟到、早退或从事与会议无关的活动。二、会议分类及组织（一）董事会会议1.会议职责负责公司重大决策，包括战略规划、投资决策、利润分配、高管任免等。对公司经营管理情况进行审议和监督。2.会议组织由董事长召集和主持，董事长因故不能履行职务时，可委托副董事长或其他董事召集和主持。董事会办公室负责会议筹备工作，包括通知参会人员、准备会议资料、安排会议记录等。会议通知应提前[X]个工作日发出，通知内容包括会议时间、地点、议程、议题等。3.参会人员全体董事。监事（列席）。总经理及其他高级管理人员（列席）。根据会议议题需要，可邀请相关部门负责人或专家列席。（二）总经理办公会1.会议职责贯彻落实董事会决议，研究部署公司日常经营管理工作。审议公司重要管理制度、工作计划、财务预算等。协调解决公司经营管理中的重大问题。2.会议组织由总经理召集和主持，总经理因故不能履行职务时，可委托副总经理召集和主持。总经理办公室负责会议筹备工作，会议通知应提前[X]个工作日发出。3.参会人员公司领导班子成员。各部门负责人。根据会议议题需要，可邀请相关人员列席。（三）部门工作会1.会议职责传达公司会议精神和工作部署，研究制定本部门工作计划和措施。总结本部门工作进展情况，分析存在的问题，提出改进措施。协调本部门内部工作关系，解决工作中的矛盾和问题。2.会议组织由部门负责人召集和主持，会议通知应提前[X]个工作日发出。3.参会人员本部门全体员工。（四）专题研讨会1.会议职责针对公司特定业务领域或重大问题进行深入研讨，提出解决方案或建议。促进公司内部各部门之间的沟通与协作，分享经验和信息。2.会议组织由相关部门或项目负责人提出申请，经公司领导批准后组织召开。会议筹备组负责会议的组织工作，包括确定会议主题、议程、参会人员、会议资料等。会议通知应提前[X]个工作日发出。3.参会人员与会议主题相关的部门负责人、业务骨干及专家。（五）项目协调会1.会议职责协调项目各参与方之间的工作关系，解决项目实施过程中的问题。对项目进度、质量、安全等进行跟踪和检查，确保项目顺利推进。研究项目变更事项，评估变更对项目的影响，并做出决策。2.会议组织由项目负责人召集和主持，根据项目需要定期或不定期召开。会议筹备组负责会议的组织工作，会议通知应提前[X]个工作日发出。3.参会人员项目各参与方的负责人及相关工作人员。三、会议筹备（一）会议申请1.会议主办部门或个人应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、目的、时间、地点（如有）、参会人员范围、议程安排、预计会议时长等内容。2.《会议申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批；涉及重大事项的会议，需报总经理或董事长批准。（二）会议资料准备1.根据会议主题和议程，准备相关会议资料，包括但不限于会议文件、报告、数据统计、案例分析等。2.会议资料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，确保参会人员能够充分了解会议议题和相关背景信息。3.会议资料应提前[X]个工作日发送给参会人员，以便参会人员提前做好准备。（三）会议通知1.会议主办部门应按照审批后的《会议申请表》，及时发出会议通知。2.会议通知应明确会议的基本信息（时间、地点、主题、议程等）、参会人员要求及注意事项等内容。3.会议通知可采用书面通知、电子邮件、内部办公系统等方式发送给参会人员。对于重要会议，应同时进行电话确认，确保参会人员收到通知并知晓会议要求。（四）会议场地布置1.根据会议规模和类型，选择合适的会议场地，并进行合理布置。2.会议场地应配备必要的设施设备，如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅、茶水等，确保会议顺利进行。3.提前检查会议场地的设施设备是否正常运行，如有问题及时维修或更换。（五）会议记录人员安排1.根据会议性质和规模，确定会议记录人员。会议记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，能够准确、完整地记录会议内容。2.在会议召开前，向会议记录人员明确会议记录的要求和重点，确保记录内容客观、真实、准确。四、会议流程（一）会议签到1.参会人员应在会议开始前[X]分钟到达会议场地，在签到处签到。2.会议工作人员负责对参会人员的签到情况进行记录，对于未按时签到的人员，应及时联系并了解原因。（二）会议开场1.会议主持人应准时宣布会议开始，介绍参会人员、会议主题和议程安排。2.主持人简要回顾上次会议的主要内容和决议执行情况，强调本次会议的重点和目的。（三）会议议程进行1.按照会议议程顺序，依次进行各项议题的讨论和发言。2.参会人员应围绕议题充分发表意见和建议，发言应简洁明了、重点突出，避免冗长和无关的讨论。3.对于重要议题，可安排相关人员进行详细汇报或演示，其他参会人员进行提问和讨论。4.会议主持人应引导会议讨论方向，确保讨论围绕议题展开，避免偏离主题或出现混乱局面。对于讨论中出现的争议或分歧，应及时协调解决，必要时可提请上级领导决策。（四）会议决议形成1.在充分讨论的基础上，对会议议题进行表决，形成会议决议。2.会议决议应明确、具体、可操作，包括决策事项、责任部门、完成时间等内容。3.对于需要多个部门协同完成的决议事项，应明确各部门的职责分工和协作方式。（五）会议总结1.会议主持人对会议进行总结，强调会议的重点内容和决议事项，明确下一步工作要求和方向。2.主持人感谢参会人员的积极参与和发言，宣布会议结束。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议讨论的主要观点、意见和建议，会议决议事项及责任人等。2.会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，确保记录内容的完整性和准确性。3.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内完成会议记录的整理和归档工作，并存档于公司内部档案管理系统。（二）会议纪要1.根据会议记录，由会议主办部门或指定人员撰写会议纪要。会议纪要应突出会议重点，准确概括会议讨论的主要内容和决议事项。2.会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内发送给参会人员及相关部门，并抄报公司领导。3.会议纪要应作为公司重要文件进行存档，以备查阅和参考。六、会议决议执行与监督（一）决议传达1.会议主办部门负责将会议决议及时传达给相关责任部门和人员，确保决议内容得到准确理解和执行。2.传达方式可采用会议纪要、文件、内部办公系统等多种形式，确保传达的及时性和有效性。（二）执行计划制定1.责任部门应根据会议决议，制定详细的执行计划，明确工作目标、任务分解、时间节点、责任人等内容。2.执行计划应报上级领导审批后实施，并抄送相关部门备案。（三）执行跟踪与反馈1.责任部门应按照执行计划认真组织实施，定期对执行情况进行跟踪和检查，及时发现问题并采取措施加以解决。2.责任部门应在每月[具体日期]前向上级领导和相关部门汇报决议执行情况，提交书面报告。报告内容应包括工作进展、存在问题、解决措施及下一步工作计划等。3.对于决议执行过程中出现的重大问题或需要协调解决的事项，责任部门应及时向上级领导汇报，并提出解决方案或建议。（四）监督与考核1.公司设立专门的监督考核机构或指定相关部门，对会议决议的执行情况进行监督和考核。2.监督考核机构应定期对责任部门的决议执行情况进行检查和评估，根据执行效果进行奖惩。3.对于未按时完成决议事项或执行效果不佳的责任部门和个人，应视情节轻重给予相应的处罚，包括通报批评、绩效扣分、经济处罚等；对于执行决议表现优秀的部门和个人，应给予表彰和奖励。七、会议纪律（一）参会纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话或从事与会议无关的活动。3.参会人员应认真听取他人发言，尊重他人意见，不得打断或强行发表与会议议题无关的言论。4.参会人员应积极参与会议讨论，充分发表自己的观点和建议，但不得进行人身攻击或恶意诋毁他人。（二）保密纪律1.参会人员应对会议涉及的机密信息、商业秘密等予以保密，不得泄露给无关人员。2.会议资料未经批准不得擅自复制、传播或带出会议场地。如需留存会议资料，应按照公司相关规定进行申请和登记。（三）违反纪