高校合同规范管理制度

PAGE高校合同规范管理制度一、总则（一）目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与自然人、法人及其他组织签订的各类合同（协议），包括但不限于教学科研合作合同、物资采购合同、工程建设合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规，符合学校相关规定。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。3.风险防控原则：注重合同风险识别与防控，确保学校利益不受损害。4.全程管理原则：对合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程进行规范管理。二、合同管理职责分工（一）学校合同管理领导小组学校成立合同管理领导小组，由学校领导及相关职能部门负责人组成。其职责为：1.审议学校合同管理制度、重大合同事项。2.协调解决合同管理中的重大问题。3.对学校合同管理工作进行监督指导。（二）合同承办部门1.负责合同项目的前期调研、论证、谈判等工作。2.起草合同文本，确保合同条款合法合规、明确具体、切实可行。3.组织合同的签订、履行、变更、终止等工作，并及时向学校合同管理部门报告进展情况。4.负责合同纠纷的处理及相关资料的整理归档。（三）合同管理部门1.负责制定和完善学校合同管理制度。2.对合同承办部门提交的合同文本进行合法性、合规性审查。3.参与重大合同的谈判、起草工作。4.对合同的签订、履行情况进行监督检查。5.负责合同专用章的保管和使用管理。6.协助合同承办部门处理合同纠纷。（四）财务部门1.负责审核合同中涉及的财务条款，确保财务收支符合学校财务规定。2.参与合同履行过程中的财务结算工作，监督款项收付情况。3.提供财务方面的咨询和支持，协助防范财务风险。（五）审计部门1.对重大合同进行审计监督，审查合同的签订、履行情况及经济效益。2.对合同纠纷处理情况进行审计，提出审计意见和建议。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据合同事项的性质和要求，参照国家示范文本或行业通用文本起草合同文本。2.合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.对于涉及学校重大利益、复杂法律关系或金额较大的合同，应组织法律专业人员或外聘律师参与起草。（二）合同审核1.合同承办部门在合同起草完成后，应将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行审核。2.合同管理部门应从合法性、合规性、完整性、可行性等方面对合同进行审核，并提出审核意见。3.对于涉及财务、技术、知识产权等专业内容的合同，合同管理部门应会同财务、技术等相关部门进行联合审核。4.合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（三）合同审批1.审核通过的合同，由合同承办部门提交学校合同管理领导小组审批。2.合同管理领导小组应根据学校相关规定和实际情况，对合同进行审批，并签署审批意见。3.对于重大合同或涉及学校重要事项的合同，需经学校校长办公会或党委会审议通过。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办部门负责与对方当事人签订合同。2.签订合同应使用学校统一的合同专用章，并严格按照学校印章管理制度办理用印手续。3.合同签订人员应确保合同双方当事人签字（盖章）齐全、合同份数符合要求，并对合同文本进行编号登记。4.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报合同管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.合同承办部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并定期向合同管理部门报告履行情况。2.合同管理部门应对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决履行过程中出现的问题。3.对于合同履行过程中涉及的重大事项或变更情况，合同承办部门应及时向学校合同管理领导小组报告，并按照相关规定办理审批手续。（三）款项收付管理1.财务部门应根据合同约定和学校财务管理制度，对合同款项的收付进行审核和管理。2.合同承办部门应及时与对方当事人核对款项收付情况，确保款项收付准确无误。3.对于合同款项的支付，应严格按照学校资金支付审批程序办理，防止出现资金风险。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订管理的相关程序进行审核、审批和签订。3.合同变更后，合同承办部门应及时将变更情况通知合同管理部门、财务部门等相关部门，并对合同履行计划进行调整。（五）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时清理合同履行情况，办理相关结算手续，并向合同管理部门提交合同履行情况报告。2.合同管理部门应对合同终止情况进行审核，并监督合同承办部门做好相关资料的整理归档工作。3.对于合同终止后可能存在的遗留问题或纠纷，合同承办部门应妥善处理，确保学校合法权益不受损害。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强沟通协调，及时发现和解决潜在的纠纷隐患，避免纠纷的发生。（二）纠纷处理程序1.合同发生纠纷时，合同承办部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出处理方案，并向学校合同管理部门报告。2.合同管理部门应会同合同承办部门、法律专业人员等组成纠纷处理小组，研究制定纠纷解决方案。3.对于涉及金额较小、争议不大的合同纠纷，可通过协商、调解等方式解决；对于涉及金额较大、争议复杂的合同纠纷，应及时咨询律师意见，必要时通过仲裁或诉讼等法律途径解决。4.在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合，提供相关资料和信息，确保纠纷处理工作顺利进行。（三）纠纷处理结果跟踪合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将处理结果向学校合同管理部门报告，并对处理结果进行跟踪落实，确保学校合法权益得到有效维护。六、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门应在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集整理合同相关资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、会议纪要、财务凭证、纠纷处理资料等，并移交学校档案管理部门统一归档。（二）档案整理与保管1.学校档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类整理、编号装订，并妥善保管。2.合同档案应存放于安全、保密的场所，确保档案的完整性和安全性。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和学校相关规定执行，对于重要合同档案应长期保存。（三）档案查阅与利用1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到学校档案管理