规范差旅费报账制度

PAGE规范差旅费报账制度一、总则（一）目的为了加强公司差旅费管理，规范差旅费报账行为，控制差旅费支出，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务出差所发生的差旅费报账事宜。（三）基本原则1.合规性原则：差旅费报账必须符合国家法律法规以及公司相关规定。2.真实性原则：报账凭证应真实、合法、有效，如实反映出差的实际情况。3.合理性原则：差旅费支出应合理、必要，与出差任务相关。4.效益性原则：在保证出差任务顺利完成的前提下，尽量降低差旅费成本。二、差旅费报销标准（一）城市间交通费1.乘坐交通工具标准飞机：根据出差的紧急程度、目的地等因素，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐头等舱或公务舱的，需提前向公司领导申请并获得批准。火车：一般情况下应乘坐火车硬座、硬卧，如因工作需要乘坐软卧的，需经上级领导批准。长途汽车：乘坐长途汽车应以安全、经济为原则，选择正规运营的车辆。2.票价报销规定：按照实际发生的票价报销，但不得超过公司规定的标准。如因打折等原因低于标准的，按实际票价报销；如因特殊情况高于标准的，需提供合理说明并经审批后按实际票价报销。（二）住宿费1.住宿标准一线城市：根据不同职级设定相应的住宿标准，如高级管理人员[X]元/天，中层管理人员[X]元/天，普通员工[X]元/天。二线城市：高级管理人员[X]元/天，中层管理人员[X]元/天，普通员工[X]元/天。三线及以下城市：高级管理人员[X]元/天，中层管理人员[X]元/天，普通员工[X]元/天。2.住宿地点选择：原则上应选择安全、卫生、经济的酒店或宾馆。因工作需要在公司指定的合作酒店住宿的，应优先选择合作酒店。（三）伙食补助费1.市内出差：根据出差天数，按照[X]元/天的标准发放伙食补助费。2.市外出差：根据出差目的地的不同，分为不同档次的伙食补助费标准。如一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。（四）市内交通费1.交通方式：市内交通应优先选择公共交通，如公交车、地铁等。因工作需要乘坐出租车的，需注明原因并经审批。2.报销标准：根据实际发生的费用报销，但不得超过公司规定的市内交通费标准。如因特殊情况高于标准的，需提供合理说明并经审批后按实际费用报销。三、差旅费报账流程（一）出差申请1.员工因公务需要出差的，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、交通工具选择等信息。2.《出差申请表》需经部门负责人审核签字，报分管领导审批同意后方可出差。特殊情况需越级审批的，应说明原因并获得批准。（二）出差期间1.员工出差期间应妥善保管好各项费用凭证，包括机票、车票、住宿费发票、餐饮发票、市内交通费发票等。2.费用凭证应真实、完整，发票上应注明公司名称、日期、项目、金额等信息，并加盖发票专用章。（三）报账申请1.出差结束后，员工应在规定时间内（一般为[X]个工作日）填写《差旅费报账申请表》，并附上出差申请单、费用凭证等相关资料。2.《差旅费报账申请表》应详细填写出差日期、出差地点、各项费用明细及金额等信息，并签字确认。（四）部门审核1.员工所在部门应指定专人对报账申请进行审核，审核内容包括出差事由的真实性、费用凭证的合法性、报销标准的合规性等。2.审核人应在《差旅费报账申请表》上签署审核意见，并签字确认。如发现问题，应及时与出差员工沟通并要求其补充或更正相关资料。（五）财务审核1.财务部门收到报账申请后，应对费用凭证进行再次审核，重点审核发票的真实性、完整性、合法性，报销金额是否符合公司规定的标准等。2.财务审核人员应在《差旅费报账申请表》上签署审核意见，并签字确认。如发现不符合规定的报销事项，应及时通知出差员工进行调整。（六）领导审批1.经部门审核和财务审核通过的报账申请，应报公司领导审批。公司领导根据出差任务的性质、费用支出的合理性等因素进行审批。2.领导审批通过后，在《差旅费报账申请表》上签署审批意见，并签字确认。（七）报销支付1.财务部门根据领导审批意见，将差旅费报销款项支付给出差员工。支付方式可选择银行转账或现金支付，具体方式按照公司财务规定执行。2.出差员工应及时查收报销款项，并在报销凭证上签字确认。四、报账凭证要求（一）发票1.所有报销的费用必须取得合法有效的发票。发票应具备税务部门统一监制章、发票专用章等必要印章，且内容完整、清晰。2.发票上的公司名称应与本公司一致，发票日期应与出差日期相符，发票项目应与出差费用明细一致。3.对于不符合规定的发票，如发票内容不完整、字迹模糊、无发票专用章等，财务部门有权拒绝报销。（二）其他凭证1.除发票外，其他必要的费用凭证也应作为报账依据，如车票、机票行程单、住宿清单等。2.车票、机票行程单应清晰显示出发地、目的地、日期、票价等信息；住宿清单应详细记录住宿日期、房费金额、房间数量等信息。3.所有凭证应按照《差旅费报账申请表》上的费用明细顺序粘贴整齐，并在每张凭证上注明对应的费用项目和金额。五、特殊情况处理（一）多人出差1.多人一同出差且目的地相同的，可由一人统一填写《出差申请表》，但应在申请表中注明其他出差人员名单。2.多人一同出差的住宿费、市内交通费等费用，可根据实际情况由一人统一报账，但应按照各自的标准进行分摊，并在报账凭证上注明分摊情况。（二）临时出差1.因临时紧急任务需要出差的，可在出差前电话申请，经部门负责人同意后先出差，出差结束后及时补办《出差申请表》和报账申请手续。2.临时出差的费用报销标准和流程按照本制度执行，但应在报账申请中注明临时出差的原因和情况。（三）出差延期1.员工因特殊原因需要延长出差时间的，应提前向部门负责人和分管领导申请，并获得批准。2.出差延期后的费用报销标准和流程按照本制度执行，但应在报账申请中注明延期的原因和时间。（四）出差期间发生的其他费用1.出差期间因工作需要发生的业务招待费、会议费等其他费用，应按照公司相关制度单独申请报销，不得与差旅费混同报销。2.业务招待费、会议费等费用的报销标准和流程按照公司相关制度执行，报销凭证应符合相应制度的要求。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对差旅费报账情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，报销流程的执行情况等。2.审计人员有权调阅相关的出差申请单、报账申请表、费用凭证等资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务监督1.财务部门应加强对差旅费报账的日常监督，对不符合规定的报销事项及时进行纠正。2.财务人员应定期对差旅费报销数据进行统计分析，及时发现差旅费支出中存在的问题，并向公司领导汇报。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的差旅费报账行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对虚报、多报差旅费的员工，除追回违规报销款项外，还将按照公司规定给予警告