锂电采购管理规范制度

PAGE锂电采购管理规范制度总则目的本制度旨在规范公司锂电采购管理流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产运营所需锂电产品的质量、供应及时性和成本合理性，维护公司利益。适用范围本制度适用于公司内所有涉及锂电采购的部门、人员以及相关采购活动，包括但不限于原材料锂电采购、成品锂电采购等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定的锂电产品，以满足公司生产及产品要求。3.成本效益原则：在保证质量和供应的前提下，合理控制采购成本，实现效益最大化。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，不得偏袒任何供应商。5.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，加强沟通与协作，共同应对市场变化和问题。采购流程采购需求计划1.需求提出各部门根据生产计划、设备运行状况、产品研发需求等，提前制定锂电采购需求计划。需求计划应明确锂电的规格型号、数量、交货时间等详细信息。需求计划需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.需求审核采购部门收到需求计划后，对其进行初步审核，检查需求的合理性、准确性以及与公司整体生产经营计划的协调性。对于重大采购需求或特殊规格锂电的需求，采购部门可组织相关部门进行联合评审，确保需求的科学性和可行性。供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集锂电供应商信息，建立供应商数据库。根据公司采购标准和要求，对供应商进行筛选评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、价格水平、售后服务、信誉等方面。对于新供应商，要求其提供营业执照、生产许可证、产品质量认证文件、业绩证明等相关资料，进行实地考察或样品测试，合格后方可纳入合格供应商名录。2.供应商评审定期对合格供应商进行评审，评审周期为[X]年。评审内容包括供应商的年度供货情况、质量稳定性、价格执行情况、交货及时性、售后服务响应等。采购部门根据评审结果对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商。对于优秀供应商给予一定的奖励和优先合作机会，对待改进供应商提出整改要求并跟踪整改情况，对于不合格供应商予以淘汰。3.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司采购需求和质量要求，反馈供应商供货过程中存在的问题。建立供应商投诉处理机制，对于供应商的投诉和反馈，及时进行调查处理，维护良好的合作关系。采购合同签订1.合同起草采购部门根据采购需求和选定的供应商，起草采购合同。合同应明确双方的权利义务、产品规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同文本应符合法律法规要求，避免出现模糊不清或歧义性条款。2.合同审核采购合同初稿完成后，提交至法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。同时，提交至财务部门进行财务条款审核，审核付款方式、结算周期等是否符合公司财务规定和成本控制要求。采购部门根据法务和财务部门的审核意见对合同进行修改完善。3.合同签订采购合同经审核无误后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同签订应遵循公司合同签订流程，确保合同签订的规范性和严肃性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、质量部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备和配合工作。采购订单下达1.订单生成采购部门根据采购合同和实际需求情况，生成采购订单。采购订单应明确订单编号、供应商名称、产品规格型号、数量、交货时间、交货地点等详细信息。采购订单应与采购合同保持一致，如有变更需经相关部门和领导审批。2.订单审核与下达采购订单生成后，提交至采购部门负责人进行审核。审核内容包括订单信息的准确性、完整性以及与采购合同的一致性。审核通过后，采购订单正式下达给供应商，并及时通知供应商确认订单信息。采购进度跟踪1.建立跟踪机制采购部门建立采购进度跟踪台账，对采购订单的执行情况进行实时跟踪记录。跟踪内容包括供应商备货情况、生产进度、运输安排、预计到货时间等。定期与供应商沟通采购进度，要求供应商提供相关进度报告和证明文件，如生产计划、发货清单、运输单据等。2.异常情况处理如发现采购进度出现异常，如供应商延迟交货、产品质量问题、运输延误等，采购部门应及时与供应商沟通协调，了解原因并要求供应商采取措施解决问题。对于重大异常情况，采购部门应及时向上级领导汇报，并组织相关部门共同协商解决方案，确保采购任务按时完成，不影响公司生产运营。到货验收1.验收准备采购到货前，采购部门应通知质量部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。质量部门制定验收标准和检验方案，使用部门准备好验收场地和工具。采购部门提前与供应商沟通到货时间、交货方式等信息，确保到货验收工作顺利进行。2.到货检验货物到货后，质量部门按照验收标准和检验方案对锂电产品进行检验。检验内容包括产品外观、规格型号、数量、质量性能等方面。检验过程中，如发现产品存在质量问题或与合同约定不符，质量部门应出具检验报告，并及时通知采购部门和供应商。3.验收结果处理验收合格的锂电产品，由质量部门出具验收合格报告，采购部门办理入库手续，并通知财务部门安排付款。验收不合格的锂电产品，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。同时，对不合格产品进行记录和分析，采取措施防止类似问题再次发生。付款管理1.付款申请采购部门根据采购合同和到货验收情况，填写付款申请单。付款申请单应明确订单编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款理由等信息。付款申请单需经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，方可办理付款手续。2.付款审核财务部门收到付款申请单后，对其进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、到货验收情况、发票开具情况以及付款金额的准确性等。如发现付款申请存在问题，财务部门应及时与采购部门沟通核实，并要求采购部门进行整改。3.付款执行付款申请经审核批准后，财务部门按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式进行付款操作。付款方式包括支票支付、银行转账、电子支付等。财务部门在付款后，应及时进行账务处理，并将付款凭证反馈给采购部门。采购风险管理市场风险1.价格波动风险关注锂电市场价格动态，建立价格预警机制。定期收集市场价格信息，分析价格走势，及时调整采购策略。与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式，降低价格波动对公司采购成本的影响。2.供应短缺风险加强市场调研，了解锂电行业供应状况和市场趋势，提前储备一定数量的关键锂电产品或寻找替代供应商。与主要供应商建立长期稳定的合作关系，签订战略合作协议，确保在供应短缺时能够优先获得供应。质量风险1.供应商质量风险加强供应商质量管理，定期对供应商进行质量评估和审核，要求供应商建立完善的质量控制体系。在采购合同中明确质量违约责任，加大对供应商质量违约行为的处罚力度。增加对采购锂电产品的抽检频次和力度，及时发现和解决质量问题隐患。2.验收风险严格执行到货验收制度，确保验收标准明确、检验方法科学、验收流程规范。加强验收人员培训，提高验收人员的专业素质和责任心，避免因验收失误导致质量问题流入公司。合同风险1.合同条款风险采购合同起草和审核过程中，仔细审查合同条款，确保合同条款完整、准确、合法有效，避免出现模糊不清、歧义性或不利于公司的条款。对于重大采购合同，可聘请专业律师进行把关，防范合同法律风险。2.合同执行风险加强合同执行过程的监督和管理，确保双方严格履行合同约定的权利义务。建立合同执行跟踪台账，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，如供应商违约、合同变更等。监督与考核内部监督1.审计监督公司审计部门定期对锂电采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.纪检监督公司纪检部门对锂电采购活动进行监督，检查采购人员是否存在违规违纪行为，如收受供应商贿赂、谋取私利等。对于发现的违规违纪行为，纪检部门依法依规进行严肃处理，并追究相关人员的责任。考核管理1.采购部门考核建立采购部门绩效考核制度，对采购部门的工作业绩、工作质量、工作效率等方面进行考核评价。考核指标包括采购成本控制、采购质量保障、采购进度完成情况、供应商管理水平等。根据考核结果，对采购部门进行奖惩，激励采购部门不断提高采购管理水平。2.采购人员考核对采购人员的个人业绩进行考核，考核内容包括采购任务完成情况、采购成本节约情况、供应商关系维护情