行文制度规范

PAGE行文制度规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织的行文行为，确保各类文件的起草、审核、签发、印发、归档等工作有序进行，提高工作效率，保证文件质量，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各层级之间的文件往来，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等各类公文。（三）基本原则1.合法性原则：行文必须符合国家法律法规、政策方针以及行业标准的要求，不得与相关规定相抵触。2.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨，避免模糊、歧义或错误信息。3.规范性原则：严格遵循公文格式、语言风格、行文规则等方面的规范要求，确保文件的标准化和一致性。4.时效性原则：根据工作需要及时行文，确保信息传递的及时性，避免延误工作。5.精简性原则：行文应简洁明了，避免冗长繁琐，突出重点，提高文件的实用性和可操作性。二、行文格式（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。3.页眉页脚：页眉一般为公司/组织名称，页脚可设置页码等信息，具体格式根据实际情况确定。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，可根据文件级别适当调整字号大小。2.正文：一般用三号仿宋体字。3.一级标题：用三号黑体字，序号为“一、”。4.二级标题：用三号楷体字，序号为“（一）”。5.三级标题：用三号仿宋体字加粗，序号为“1.”。6.四级标题：用三号仿宋体字，序号为“（1）”。（三）段落格式1.行距：一般为固定值28磅。2.缩进：首行缩进2个字符。（四）公文编号1.编号规则：根据文件类别、年份、顺序号等进行编号，编号应清晰、连续，便于查找和管理。例如，“[公司简称][年份][文件类别][顺序号]”，如“XX公司2023年通知第01号”。2.编号位置：一般位于文件首页的左上角，与版心的距离根据实际排版情况确定。（五）发文机关标识1.标识内容：一般为公司/组织全称或规范化简称加“文件”二字，如“XX公司文件”。2.标识位置：位于文件首页的上方居中位置。（六）发文字号1.字号构成：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“XX发〔2023〕1号”。2.字号位置：位于发文机关标识下空二行，居中排布。（七）标题1.标题内容：应准确概括文件的主要内容，一般由发文机关、事由和文种组成，如“XX公司关于加强安全生产工作的通知”。2.标题排版：一般分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（八）主送机关1.机关名称：指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。2.位置：位于标题下空一行，左侧顶格书写，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。（九）正文1.内容要求：应条理清晰，层次分明，准确表达发文意图，符合逻辑和语法规范。2.排版要求：一般每自然段首行缩进2个字符，回行顶格。数字、年份不能回行。（十）附件1.附件标识：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。2.附件排版：附件名称后不加标点符号。附件与正文一起装订时，附件页码应连续编排。（十一）发文机关署名1.署名位置：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。2.署名规范：发文机关署名应使用全称或规范化简称。（十二）成文日期1.日期格式：一般用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如“2023年10月10日”。2.日期位置：位于发文机关署名下一行，右空四字编排。（十三）印章1.印章要求：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。2.印章位置：印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（十四）附注1.附注内容：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。2.附注示例：如“（联系人：XXX；联系电话：XXXX）”。（十五）主题词1.主题词选取：应根据文件内容准确选取反映文件主题的关键词，一般不超过5个。2.主题词位置：位于附注下一行，居左顶格标识“主题词：”，后标全角冒号，词目之间空一格。（十六）抄送机关1.抄送机关标识：如有抄送机关，在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送：”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐。2.抄送机关范围：一般为与文件内容相关的其他部门或单位。（十七）印发机关和印发日期1.印发机关标识：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。2.印发日期格式：印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。三、行文种类（一）通知1.适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.分类及要求发布性通知：用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。标题一般用“发布”或“印发”字样，正文应写明发布对象及执行要求。指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。正文应明确指示事项、工作要求和执行方法等。知照性通知：用于告知事项、传递信息。正文应简洁明了地说明通知事项。转发性通知：用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。正文应写明转发公文的名称、目的和执行要求等。会议通知：用于通知召开会议的有关事项。正文应写明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。（二）报告1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.分类及要求工作报告：用于向上级汇报本部门、本单位的工作进展、成绩、经验、问题及下一步工作计划等。正文应条理清晰，数据准确，重点突出工作情况。情况报告：用于向上级反映重大事件、突发事件、新情况、新问题等。正文应详细说明事件或情况的经过、原因、影响及处理措施等。答复报告：用于答复上级机关的询问。正文应针对询问内容逐一进行答复，观点明确，依据充分。（三）请示1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。2.要求一事一请：一份请示只能请求解决一个问题，避免一文多事。理由充分：正文应详细阐述请示事项的必要性、紧迫性和可行性，提供充分的依据和理由。不得抄送下级：请示不得同时抄送下级机关，以免造成工作混乱。（四）批复1.适用范围：适用于答复下级机关请示事项。2.要求针对性强：应针对请示事项进行明确答复，不得答非所问。态度明确：同意或不同意的意见应清晰表明，不得含糊不清。内容具体：批复内容应具体详细，便于下级机关执行。（五）函1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.分类及要求商洽函：用于不相隶属机关之间商洽工作、联系事项。正文应写明商洽事项的背景、目的、具体内容和要求等。询问函：用于不相隶属机关之间询问问题、了解情况。正文应明确询问的问题和希望得到的答复。答复函：用于不相隶属机关之间答复对方询问。正文应针对询问内容进行准确答复。请批函：用于不相隶属机关之间请求批准事项。正文应写明请求批准的事项、理由和依据等。四、行文流程（一）起草1.职责分工：由相关部门或人员负责文件的起草工作，起草人应熟悉业务，了解文件意图，确保文件内容准确、完整、清晰。2.起草要求内容准确：深入调查研究，掌握真实情况，确保文件内容符合实际，数据准确可靠。格式规范：严格按照公文格式要求进行起草，排版整齐，标点正确。语言精炼：文字表述简洁明了，避免冗长、繁琐的表述，突出重点。（二）审核1.审核部门：文件起草完成后，应提交至本部门负责人进行初审，初审通过后送公司/组织的综合管理部门或相关审核部门进行审核。2.审核内容合法性审核：审核文件内容是否符合国家法律法规、政策方针以及行业标准的要求。准确性审核：检查文件内容是否准确无误，逻辑是否严谨，数据是否可靠。规范性审核：对文件格式、语言风格、行文规则等方面进行审核，确保符合规范要求。完整性审核：审核文件内容是否完整，是否涵盖了应涉及的事项。（三）签发1.签发权限：根据文件的重要程度和涉及范围，确定相应的签发人。一般文件由部门负责人签发，重要文件由公司/组织领导签发。2.签发要求：签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、规范性、合法性等进行全面把关，签署明确的意见和姓名、日期。（四）印发1.印发部门：文件经签发后，由综合管理部门或相关负责部门按照规定的格式和份数进行印发。2.印发要求排版印刷：严格按照公文格式要求进行排版印刷，确保文件质量。分发登记：对印发的文件进行编号、登记，并按照规定的范围进行分发，做好分发记录。（五）归档1.归档部门：文件印发后，由综合管理部门或相关负责部门负责将文件进行归档保存，以便日后查阅和参考。2.归档要求分类整理：按照文件类别、年份、编号等进行分类整理，建立完善的档案管理体系。规范存储：采用合适的存储方式，确保文件的安全和完整，便于查找和利用。五、行文管理（一）文件登记1.登记内容：对所有行文进行详细登记，包括文件编号、标题、发文机关、主送机关、发文日期、密级、份数等信息。2.登记方式：可采用纸质登记或电子登记系统进行登记，确保登记信息准确、完整。（二）文件传阅1.传阅范围：根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围，确保相关人员及时了解文件精神。2.传阅要求：传阅文件应严格按照规定的顺序进行，不得擅自扩大传阅范围或延误传阅时间。传阅过程中应做好记录，注明传阅人姓名、时间等信息。（三）文件保密1.保密制度：建立健全文件保密制度，明确文件的密级划分、保密措施和责任追究等内容。2.保密措施：对涉及国家机密