证监会规范年报管理制度

PAGE证监会规范年报管理制度关于规范年报管理制度的规定总则1.目的为加强公司年报管理工作，确保年报信息真实、准确、完整、及时披露，提高公司规范运作水平，保护投资者合法权益，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《上市公司信息披露管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及下属各子公司编制、审议、披露年度报告的相关活动。3.基本原则公司年报管理应遵循真实、准确、完整、及时、公平的原则，严格按照法律法规和监管要求履行信息披露义务。年报编制管理1.职责分工董事会秘书办公室：作为公司年报编制工作的牵头部门，负责组织协调年报编制工作，制定年报编制计划，汇总、审核各部门提交的年报资料，与会计师事务所、律师事务所等中介机构沟通协调，确保年报编制工作顺利进行。各职能部门：负责提供本部门相关业务数据及资料，对所提供信息的真实性、准确性、完整性负责，并配合董事会秘书办公室完成年报编制的相关工作。财务部门：负责提供公司年度财务报告，确保财务数据真实、准确、完整，配合会计师事务所完成审计工作，并对财务报告相关问题进行解释说明。审计部门：负责对公司年报编制情况进行内部审计监督，检查年报编制过程中是否存在违规行为，确保年报编制符合公司内部控制要求。2.编制流程制定计划：董事会秘书办公室应在每个会计年度结束后，根据监管要求和公司实际情况，制定年报编制计划，明确各阶段工作任务、时间节点及责任人。资料收集：各职能部门应按照年报编制计划要求，及时收集、整理本部门相关业务数据及资料，并提交给董事会秘书办公室。财务部门应在规定时间内完成年度财务报告的编制工作，并提交给董事会秘书办公室。初稿编制：董事会秘书办公室根据各部门提交的资料，组织相关人员进行年报初稿的编制工作。初稿编制过程中，应加强与各部门的沟通协调，确保各部分内容逻辑清晰、数据准确、表述规范。审核修改：初稿完成后，董事会秘书办公室应将年报初稿分发给各职能部门、审计部门等进行审核。各部门应认真审核年报初稿中涉及本部门的内容，提出修改意见和建议。董事会秘书办公室根据审核意见对年报初稿进行修改完善，形成年报征求意见稿。征求意见：董事会秘书办公室将年报征求意见稿发送给公司董事、监事、高级管理人员等征求意见。相关人员应认真审阅年报征求意见稿，提出修改意见和建议。董事会秘书办公室根据征求意见对年报进行进一步修改完善，形成年报送审稿。审议披露：年报送审稿经董事会审议通过后，按照相关法律法规和监管要求及时进行披露。年报审计管理1.审计机构选择公司应按照法律法规和监管要求，聘请具有证券期货相关业务资格的会计师事务所对公司年度财务报告进行审计。审计机构的选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标等方式确定。2.审计工作安排签订业务约定书：公司与会计师事务所签订年度审计业务约定书，明确双方的权利和义务，包括审计范围、审计时间、审计费用等。提供审计资料：财务部门应按照会计师事务所的要求，及时提供公司年度财务报告、会计凭证、账簿等相关资料，配合会计师事务所开展审计工作。沟通协调：董事会秘书办公室应加强与会计师事务所的沟通协调工作，及时了解审计工作进展情况，协调解决审计过程中出现的问题。审计报告审核：会计师事务所出具审计报告后，董事会秘书办公室应组织相关人员对审计报告进行审核。审核内容包括审计意见类型、审计发现的问题及处理情况等。如发现审计报告存在问题或疑问，应及时与会计师事务所沟通核实。年报披露管理1.披露流程提交披露申请：董事会秘书办公室在年报编制完成并经董事会审议通过后，按照相关法律法规和监管要求，向证券交易所提交年报披露申请。交易所审核：证券交易所对公司提交的年报披露申请进行审核。如交易所提出反馈意见，董事会秘书办公室应及时组织相关人员进行回复，并按照交易所要求对年报进行修改完善。披露公告：经证券交易所审核通过后，公司应在规定时间内通过指定媒体披露年报公告。年报公告应包括公司基本情况、主要财务数据和指标、股本变动及股东情况、董事、监事、高级管理人员和员工情况、公司治理结构、内部控制、财务报告、重大事项等内容。2.信息保密在年报披露前，公司相关人员应严格遵守信息保密制度，对年报相关信息予以保密，不得泄露给无关人员。如因工作需要确需向外部机构或人员提供年报相关信息的，应按照公司信息披露管理规定履行审批程序，并与对方签订保密协议。年报存档管理1.存档范围公司年报编制、审议、披露过程中形成的各类文件、资料，包括年报编制计划、各部门提交的资料、年报初稿、审核意见、审计报告、董事会决议、监事会决议、年报公告等，均应进行存档。2.存档方式年报存档资料应按照电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存。电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份。纸质文档应按照档案管理规定进行整理、装订，存放在公司档案室。3.存档期限公司年报存档资料的保存期限应符合法律法规和监管要求。一般情况下，年报存档资料应保存至少10年。监督与处罚1.监督检查内部审计监督：审计部门应定期对公司年报管理工作进行内部审计监督，检查年报编制、审计、披露等环节是否符合公司内部控制要求和相关法律法规规定。外部监管检查：公司应积极配合证券监管机构、证券交易所等外部监管部门的监督检查工作，及时整改检查中发现的问题。2.处罚措施如发现公司相关人员在年报管理工作中存在违规行为，公司将按照相关规定给予相