规范供应商采购管理制度

PAGE规范供应商采购管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司供应商采购管理流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，提高采购质量，促进与供应商的良好合作关系，实现公司整体运营目标。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、服务等的采购活动，涉及与供应商的选择、评估、采购合同签订、执行及后续管理等环节。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在供应商选择、采购决策等过程中，遵循公平公正的原则，不偏袒任何一方，维护市场竞争的公平性。3.质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品或服务的供应商，确保所采购的物资和服务符合公司生产经营需求。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，追求采购活动的经济效益最大化。5.诚实守信原则：与供应商建立诚实守信的合作关系，严格履行采购合同约定，维护双方的合法权益。二、供应商管理（一）供应商选择1.供应商信息收集采购部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。收集的信息应涵盖供应商的基本情况（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等）、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等方面。2.供应商筛选与评估根据采购项目的需求和特点，制定相应的供应商筛选标准和评估指标体系。对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。采用实地考察、样品检验、问卷调查、数据分析、参考第三方评价等方式，对入围供应商进行全面评估。评估内容包括但不限于：生产经营资质：检查供应商是否具备合法有效的营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质证书。生产能力：考察供应商的生产设备、生产工艺、人员配备等情况，评估其是否能够满足公司的采购需求。产品质量：对供应商提供的样品进行检验或验证，评估其产品质量是否符合公司要求和相关标准。价格水平：比较不同供应商的报价，评估其价格合理性和竞争力。售后服务：了解供应商的售后服务承诺和能力，包括维修、保养、退换货等方面。信誉状况：查询供应商的信用记录、商业信誉等，评估其在行业内的口碑和信誉度。3.供应商选择决策采购部门根据供应商筛选与评估结果，编制供应商评估报告，提交给采购决策小组。采购决策小组由采购部门负责人、相关技术专家、质量管理人员、财务人员等组成，负责对供应商选择进行最终决策。采购决策小组综合考虑评估报告、采购项目需求、公司战略等因素，选择合适的供应商，并确定采购合作意向。（二）供应商准入1.准入申请经采购决策小组批准确定的供应商，应向采购部门提交供应商准入申请，申请内容包括公司基本情况、生产经营资质证明、产品介绍、价格清单、售后服务承诺等。采购部门对供应商准入申请进行初审，核实申请信息的真实性和完整性。2.准入审批采购部门将初审通过的供应商准入申请提交给供应商管理委员会进行审批。供应商管理委员会由公司高层管理人员、采购部门、质量部门、法务部门等相关人员组成，负责对供应商准入进行最终审批。供应商管理委员会根据公司供应商管理政策和采购项目需求，对供应商准入申请进行审核，批准符合条件的供应商进入公司供应商名录。（三）供应商名录管理1.名录建立采购部门负责建立和维护公司供应商名录，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容。供应商名录应定期更新，确保信息的准确性和及时性。2.名录维护采购部门应定期对供应商进行跟踪评估，根据评估结果对供应商名录进行调整。对于出现严重质量问题、交货延迟、信誉受损等情况的供应商，采购部门应及时将其从供应商名录中剔除，并记录相关情况。对于表现优秀的供应商，采购部门可根据公司政策给予相应的奖励和优先合作机会。（四）供应商关系管理1.沟通与协作采购部门应与供应商保持密切的沟通与协作，定期召开供应商会议，及时传达公司采购需求、质量要求、交货期等信息，了解供应商的生产经营情况和合作需求。建立供应商反馈机制，鼓励供应商对采购过程中存在的问题提出意见和建议，采购部门应及时回复并采取措施加以改进。2.培训与辅导根据供应商的实际情况和合作需求，采购部门可组织对供应商进行培训和辅导，帮助供应商提高产品质量、生产效率、管理水平等，促进双方合作的顺利开展。培训内容可包括公司采购政策、质量标准、技术要求、生产管理知识等方面。3.激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如订单优先、价格优惠、表彰奖励等，激励供应商不断提高合作质量和水平。通过合同条款、绩效考核等方式，对供应商进行约束，明确双方的权利和义务，对违反合同约定或出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，按照合同约定进行处罚。三、采购流程管理（一）采购计划制定1.需求预测各部门应根据公司生产经营计划、销售订单、库存情况等，定期对物资和服务需求进行预测，并提交给采购部门。采购部门应综合分析各部门提交的需求预测信息，结合市场动态、供应商供应能力等因素，制定采购计划草案。2.计划审核与批准采购计划草案应提交给采购部门负责人进行审核。采购部门负责人应重点审核采购计划的合理性、准确性、完整性等，确保采购计划符合公司生产经营需求和预算安排。经采购部门负责人审核通过的采购计划，提交给公司管理层进行批准。公司管理层根据公司战略目标、财务状况、市场形势等因素，对采购计划进行最终审批。（二）采购订单下达1.供应商选择与询价根据采购计划，采购部门在供应商名录中选择合适的供应商，并向其发送询价函。询价函应明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、价格条款等内容。供应商应在规定时间内回复询价函，提供报价及相关资料。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为采购订单的下达对象。2.采购订单编制与审批采购部门根据与供应商达成的采购意向，编制采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款。采购订单编制完成后，应提交给采购部门负责人进行审批。采购部门负责人应审核采购订单的内容是否完整、准确，条款是否清晰、合理，确保采购订单符合公司利益和采购要求。3.采购订单下达经采购部门负责人审批通过的采购订单，由采购部门以书面或电子形式发送给供应商，并要求供应商签字确认。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行订单义务。（三）采购合同签订1.合同起草与审核根据采购订单的内容，采购部门负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、验收标准、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交给法务部门进行审核。法务部门应重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性等，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。2.合同签订与备案经法务部门审核通过的采购合同，由公司授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应加盖双方公章或合同专用章，并由双方签字确认。采购合同签订后，采购部门应将合同副本提交给相关部门备案，如财务部门、质量部门、仓库管理部门等，以便各部门按照合同约定履行职责。（四）采购执行与跟踪1.供应商备货与发货供应商应按照采购合同约定的交货期进行备货，并在规定时间内发货。采购部门应提前与供应商沟通发货事宜，确保供应商按时发货。供应商发货后，应及时通知采购部门，并提供发货清单、运输单据等相关资料。2.到货验收采购物资或服务到货前，采购部门应通知质量部门、仓库管理部门等相关人员做好验收准备工作。到货后，由质量部门按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验或验证，仓库管理部门负责核对物资的数量、规格、型号等是否与采购合同一致。验收合格的物资，由仓库管理部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保公司利益不受损失。3.付款管理财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请。付款申请应包括采购合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等信息。经财务部门审核通过的付款申请，提交给公司管理层进行审批。公司管理层批准后，财务部门按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。4.采购跟踪与协调采购部门应建立采购跟踪机制，定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商备货、发货、到货等环节的进展情况。对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题、合同变更等，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施加以解决，确保采购任务顺利完成。（五）采购验收与结算1.验收标准与流程公司应制定明确的采购验收标准和流程，确保采购物资或服务符合合同要求。验收标准应包括外观、规格、数量、质量性能等方面的要求。验收流程应包括到货通知、验收准备、实物检验、质量验证、验收报告编制等环节。验收人员应严格按照验收标准和流程进行验收工作，并如实记录验收情况。2.验收报告与处理验收工作完成后，验收人员应编制验收报告，详细记录验收情况，包括验收结果、存在问题及处理建议等。验收合格的物资，验收报告经相关部门负责人签字确认后，作为办理入库手续的依据；验收不合格的物资，验收报告应及时提交给采购部门，采购部门应按照合同约定与供应商协商处理。3.结算流程与要求采购结算应严格按照采购合同约定的结算方式和时间进行。财务部门应根据验收报告、发票等相关资料，审核采购部门提交的结算申请。结算申请应包括采购合同编号、发票号码、结算金额、付款方式等信息。财务部门审核通过后，办理结算手续，并按照规定进行账务处理。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括但不限于市场风险、质量风险、供应风险、合同风险、法律风险等。风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询、数据分析等方式进行，全面梳理采购过程中可能面临的各种风险因素。2.风险评估根据风险识别结果，采购部门应组织相关人员对风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时掌握市场价格波动、供求关系变化等信息，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。加强市场调研，开发新的供应商资源，优化供应商结构，提高采购的灵活性和抗风险能力。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的质量体系和生产工艺，定期对供应商进行质量评估和监督。在采购合同中明确质量标准和违约责任，加强到货验收环节的质量控制，对不合格物资及时采取退货、换货、补货等措施，确保采购物资质量符合要求。3.供应风险应对与主要供应商建立战略合作伙伴关系，加强沟通与协作，了解供应商的生产经营情况和供应能力，确保供应商能够按时、按质、按量供应物资。制定供应商备用计划，开发多个供应商资源，避免因单一供应商出现问题导致供应中断。加强与供应商的合同管理，明确供应中断的违约责任和应对措施，确保在供应中断时能够及时采取有效措施，减少对公司生产经营的影响。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、条款清晰明确、权利义务对等。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，对合同变更、解除等情况进行严格审批，避免合同风险。加强与法务部门的沟通协作，定期对采购合同进行法律审查，及时发现和解决合同中存在的法律问题。5.法律风险应对加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规操作能力。在采购活动中严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，及时咨询法务部门或聘请法律顾问，提供法律支持和风险防范建议。五、监督与考核（一）内部监督1.审计监督公司审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购付款申请，确保采购资金的安全使用。定期对采购成本进行分析和核算，评估采购活动的经济效益，为公司采购决策提供财务支持。3.质量监督质量部门应加强对采购物资的质量监督，严格按照验收标准进行检验或验证，确保采购物资质量符合要求。对采购过程中出现的质量问题进行跟踪处理，及时反馈给采购部门和供应商，并督促供应商采取有效措施加以改进。（二）供应商考核1.考核指标与方法采购部门应建立供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合等方面的指标。采用定期考核与不定期考核相结合的方式，对供应商进行考核。定期考核可每季度或每半年进行一次，不定期考