学校文件规范管理制度

PAGE学校文件规范管理制度一、总则（一）目的为加强学校文件管理，确保文件的准确性、完整性和规范性，提高学校工作效率，促进学校各项事业健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工在工作中形成、使用和管理的各类文件。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和教育行业相关标准，确保文件管理工作合法合规。2.统一管理原则：学校文件实行统一领导、归口管理，明确各部门职责，避免文件管理混乱。3.高效实用原则：简化文件处理流程，提高文件传递和办理效率，确保文件能够及时、有效地发挥作用。4.安全保密原则：加强文件安全保密工作，防止文件丢失、泄露和损坏，保障学校信息安全。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括学校发布的决定、命令、通知、通报、报告、请示、批复等，用于传达学校决策、部署工作、指导业务等。2.党务文件：涵盖学校党组织发布的决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复等，主要用于加强党的建设、开展思想政治工作等。3.教学文件：如教学计划、教学大纲、课程标准、教案、教材、教学质量评估报告等，是学校教学工作的重要依据。4.科研文件：包括科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等，反映学校科研工作进展和成果。5.学生管理文件：涉及学生学籍管理、奖惩管理、综合素质评价等方面的文件，如学生手册、学籍登记表、奖惩文件等。6.后勤保障文件：有关学校后勤服务、物资采购、校园建设、安全保卫等方面的文件，如后勤工作计划、物资采购合同、安全管理制度等。（二）文件编号1.学校文件编号采用统一格式，由年份、部门代码、文件类别代码和流水号组成。例如：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。2.年份：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.部门代码：根据学校各部门的职能和分工，设定相应的代码。例如，校长办公室代码为“01”，教务处代码为“02”等。4.文件类别代码：按照文件分类，分别设定行政文件代码为“A”，党务文件代码为“B”，教学文件代码为“C”，科研文件代码为“D”，学生管理文件代码为“E”，后勤保障文件代码为“F”等。5.流水号：为每个文件的顺序编号，从“001”开始依次递增。三、文件起草与审核（一）文件起草1.文件起草由相关部门或人员负责，起草人应深入了解文件的背景和目的，收集相关资料，确保文件内容真实、准确、完整。2.起草文件应使用规范的语言文字，表述清晰、逻辑严谨、格式统一。文件内容应符合国家法律法规和学校政策要求，避免出现歧义或矛盾。3.涉及多个部门的文件，应由牵头部门组织相关部门共同起草，充分征求意见，确保文件能够得到各部门的认可和执行。（二）文件审核1.文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。部门负责人应认真审查文件内容，确保文件符合本部门工作实际和学校整体工作要求，对文件的准确性、完整性和规范性负责。2.对于重要文件或涉及学校全局工作的文件，应提交学校领导审核。学校领导审核重点关注文件的政策导向、工作部署和对学校发展的影响，提出修改意见和建议。3.文件审核通过后，起草人应根据审核意见进行修改完善，确保文件最终稿符合要求。四、文件发布与存档（一）文件发布1.文件审核通过后，由起草部门按照规定的格式和渠道进行发布。行政文件、党务文件等重要文件一般通过学校办公系统发布，同时可根据需要印发纸质文件。2.教学文件、科研文件等专业性较强的文件，可在学校内部网站、教学科研平台等特定渠道发布，也可印发纸质文件供相关人员查阅。3.文件发布时，应明确文件的生效日期、适用范围和传达要求等，确保文件能够及时、准确地传达给相关人员。（二）文件存档1.文件发布后，起草部门应及时将文件的电子稿和纸质稿进行存档。存档文件应按照文件分类和编号顺序进行整理，确保文件存储有序、便于查找。2.学校设立专门的文件档案室，负责集中保管学校各类重要文件。文件档案室应配备必要的设施设备，确保文件存储安全、完整。3.对于电子文件，应采用安全可靠的存储方式，定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子文件索引目录，方便查询和利用。五、文件传阅与办理（一）文件传阅1.对于需要传阅的文件，由文件管理部门按照规定的传阅范围进行传阅。传阅文件应填写传阅登记表，注明传阅人姓名、传阅时间等信息。2.传阅人应在规定时间内完成文件传阅，并签署意见。如对文件内容有疑问或建议，应及时与文件管理部门沟通。3.文件传阅过程中，应注意保护文件的安全和保密，避免文件丢失或泄露。（二）文件办理1.文件办理包括文件的承办、催办和反馈等环节。承办部门或人员应按照文件要求及时办理相关事项，并在规定时间内将办理结果反馈给文件管理部门。2.文件管理部门应对文件办理情况进行跟踪催办，确保文件办理工作按时完成。对于逾期未办理的文件，应及时向承办部门或人员发出催办通知。3.承办部门或人员应将文件办理结果以书面形式反馈给文件管理部门，反馈内容应准确、详细，如有需要，应附上相关证明材料。六、文件保密与销毁（一）文件保密1.学校应加强文件保密工作，明确文件保密范围和保密措施。对于涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的文件，应严格按照保密规定进行管理。2.文件管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露文件内容。在文件传阅、办理和存储过程中，应采取必要的保密措施，防止文件被非法获取或传播。3.对接触机密文件的人员，应进行保密教育和培训，签订保密协议，并定期进行保密检查，确保保密工作落实到位。（二）文件销毁1.文件在保存期满或已失去保存价值后，应按照规定进行销毁。文件销毁前，应由文件管理部门提出销毁申请，经学校领导批准后实施。2.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件信息无法恢复。对于纸质文件，可采用粉碎、焚烧等方式销毁；对于电子文件，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并进行多次覆盖，防止数据残留。3.文件销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，应填写文件销毁登记表，注明销毁文件的名称、数量、销毁时间和方式等信息，并由监督人员签字确认。七、文件检索与利用（一）文件检索工具1.学校应建立完善的文件检索工具，方便文件的查询和利用。文件检索工具包括纸质索引目录、电子索引数据库等。2.纸质索引目录应按照文件分类和编号顺序编制，注明文件名称、文号、日期、保管期限等信息，便于手工查询。3.电子索引数据库应采用专业的文档管理软件进行建设，具备文件全文检索、分类检索、关键词检索等功能，提高文件检索效率。文件利用1.学校教职员工因工作需要查阅文件时，应按照规定的程序办理借阅手续。借阅人应填写借阅登记表，注明借阅文件的名称、文号、借阅时间等信息，并在规定时间内归还。2.文件管理人员应根据借阅人的需求，及时提供文件查阅服务。对于重要文件或限制