企业行政工作处理标准化手册

企业行政事务处理标准化手册前言为规范企业行政事务处理流程，提高工作效率，保证各项行政工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖企业日常行政管理的核心场景，明确操作步骤、表单使用及风险要点，为企业各部门及员工提供标准化指引，助力行政工作规范化、高效化运作。一、总则（一）适用范围本手册适用于企业各部门及全体员工在办公环境、会议、办公用品、固定资产、印章、差旅、档案等行政事务处理中的全流程操作。（二）基本原则规范优先：严格按照既定流程操作，保证每一步骤有据可依。效率导向：简化环节，明确时限，避免重复劳动。责任到人：清晰各环节职责主体，保证事事有人管、件件有落实。安全保密：对涉密信息、敏感资产（如印章、档案）严格执行保密制度。二、办公环境管理（一）典型应用场景新员工入职工位安排与配置办公区域日常环境维护（卫生、绿植、设施）部门工位调整或办公区域优化重组（二）标准化操作流程1.新员工工位安排步骤1：需求收集行政部收到人力资源部《新员工入职通知》后，1个工作日内与部门负责人*确认新员工人数、岗位需求（如是否需要独立工位、配置电脑/电话等）。步骤2：工位规划行政部根据现有工位余量及部门布局，2个工作日内确定工位位置，填写《工位分配表》（含工位编号、所在区域、配置清单）。步骤3：物资准备按工位配置清单准备办公家具（桌椅、文件柜）、办公设备（电脑、键盘鼠标、电话线），保证设备正常可用，提前1个工作日送达工位。步骤4：入职引导新员工入职当日，行政专员*引导至工位，介绍工位设施使用方法（如空调、网络连接），发放《办公环境使用须知》。2.办公区域日常维护步骤1：每日巡查行政文员*每日上午9:00前巡查公共区域（走廊、会议室、茶水间），检查卫生状况、绿植存活情况及设施（如饮水机、打印机）运行状态，记录《办公环境巡查表》。步骤2：问题处理发觉卫生问题：联系保洁公司*及时清理，2小时内完成。发觉设施故障：填写《设施维修申请表》，注明故障详情及位置，行政部协调维修人员*4小时内响应（紧急故障如断电、漏水需30分钟内到场）。绿植枯萎：每周五统一更换，保证公共区域绿植覆盖率不低于30%。3.工位调整步骤1：申请提交因部门人员变动或工作需要调整工位的，由部门负责人*提前3个工作日提交《工位调整申请表》，注明调整原因、原工位及目标工位信息。步骤2：审批与协调行政部收到申请后1个工作日内审核工位可用性，确认无冲突后报分管领导*审批，审批通过后通知相关部门及员工。步骤3：实施调整行政部协调后勤人员*在非工作时间（如周末或下班后）完成工位搬迁，保证办公设备、家具完好，并更新《工位分配表》备案。（三）相关表单模板表1：《工位分配表》工位编号所在区域使用部门员工姓名*配置清单（桌椅/电脑/电话等）分配日期备注A-10110楼东侧市场部张*1桌1椅1电脑1电话2023-10-01无表2：《办公环境巡查表》巡查日期巡查区域卫生状况（优/良/差）设施运行状态（正常/故障）绿植情况（存活/需更换）处理结果巡查人*2023-10-01公共走廊良打印机缺纸存活已补充纸张李*（四）关键提示与风险防范工位调整需提前规划，避免影响员工正常办公；搬迁过程中重要文件需由员工自行保管，防止丢失。设施维修需留存维修记录，定期统计故障率较高的设备，推动更新换代。办公区域禁止私拉电线、使用大功率电器，保证用电安全。三、会议管理（一）典型应用场景部门周例会、月度总结会跨部门协调会、项目推进会外部客户接待会、行业交流会（二）标准化操作流程1.会议发起与审批步骤1：会议申请申请人*填写《会议申请审批表》，注明会议主题、目的、时间（预计时长）、地点（线上/线下）、参会人员、议程及需准备的物料（如投影仪、白板、茶歇）。步骤2：审批流程部门内部会议：部门负责人*审批即可；跨部门会议：需相关部门负责人会签，报分管领导审批；外部会议或大型会议（参会人数≥20人）：需报总经理*审批。2.会议准备步骤1：时间与地点确认行政部根据审批结果，提前2个工作日协调会议室（线下）或线上会议平台（如腾讯会议），发送《会议通知》至参会人，提醒会议、会议号及密码（线上）。步骤2：物料与设备准备线下会议：提前1小时检查会议室设备（投影仪、麦克风、音响），调试网络；摆放会议资料、席卡、饮用水，根据需求准备茶歇（如水果、咖啡），茶歇需在会议开始前30分钟准备就绪。线上会议：提前测试会议平台功能，保证参会人员可顺畅进入，共享屏幕无卡顿。3.会议组织与记录步骤1：签到与引导线下会议：行政专员*在会议室入口负责签到，发放会议资料，引导参会人员就座；线上会议：提前10分钟进入会议室，检查参会人员入会情况，提醒静音。步骤2：会议记录指定专人（一般为会议组织部门员工）记录会议内容，重点记录决议事项、责任部门及完成时限，填写《会议纪要模板》。4.会后工作步骤1：纪要分发与归档会议结束后24小时内，会议记录人完成《会议纪要》初稿，经会议主持人审核确认后，1个工作日内分发至参会人员及相关部门，并通过OA系统至“会议档案”文件夹存档。步骤2：决议跟踪行政部负责跟踪会议决议落实情况，每周更新《会议决议跟踪表》，对逾期未完成的部门提醒并报分管领导*。（三）相关表单模板表3：《会议申请审批表》会议主题会议时间会议地点参会人员（部门+姓名*）议程申请人*审批人*市场部10月月度总结会2023-10-1514:00-16:0010楼第一会议室市场部全体（张、李、王*等）1.9月工作汇报2.10月计划部署3.跨部门协作事项张*刘*（分管领导）表4：《会议纪要模板》会议名称会议时间会议地点主持人*记录人*市场部10月月度总结会2023-10-1514:00-16:0010楼第一会议室张*李*会议内容：张*汇报9月销售数据：完成目标105%，同比增长12%；李*汇报10月计划：重点推进A项目，预计新增客户5家；决议事项：市场部与销售部协作完成A客户方案（责任人：王，完成时限：10月20日）；行政部协调增加2台投影仪（责任人：赵*，完成时限：10月16日）。（四）关键提示与风险防范会议需明确主题和议程，避免偏离主题；严格控制会议时长，一般会议不超过2小时，大型会议不超过4小时。线上会议需提前测试网络，保证参会人员信息保密，禁止无关人员进入会议。会议纪要需准确记录决议事项，责任到人、时限明确，避免“议而不决、决而不行”。四、办公用品管理（一）典型应用场景日常办公用品领用（笔、本、文件夹等）办公耗材补充（打印纸、墨盒等）特殊物品申购（专业设备、定制礼品等）（二）标准化操作流程1.需求提报与汇总步骤1：月度需求提报每月25日前，各部门文员填写《办公用品需求计划表》，注明物品名称、规格型号、预估数量、用途，经部门负责人审核后提交至行政部。步骤2：紧急需求处理临时急需的办公用品（如会议前缺打印纸），员工可通过OA系统提交《紧急用品申请》，注明紧急原因，部门负责人*审批后，行政部优先处理，2小时内送达。2.采购与入库步骤1：采购审批行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购清单》，报行政负责人审批；金额≥5000元的需报分管领导审批。步骤2：采购执行行政部根据审批结果，通过合格供应商*采购（优先选择协议供应商），保证物品质量合格、价格合理。步骤3：入库登记物品送达后，行政库管员*核对采购清单与实物，检查数量、质量无误后，填写《办公用品入库登记表》，分类存放（易损耗品、贵重物品分区管理），更新库存台账。3.领用与盘点步骤1：领用登记员工领用办公用品时，填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品、数量、领用人，部门负责人审批后，库管员*发放物品并签字确认。笔、本等常规用品实行“按需领用，杜绝浪费”；打印纸、墨盒等耗材实行“以旧换新”（旧墨盒/空纸盒需回收）。步骤2：月度盘点每月最后1个工作日，行政部组织库管员与各部门文员共同盘点库存，填写《办公用品库存盘点表》，核对账实是否一致，差异需说明原因并报行政负责人*处理。（三）相关表单模板表5：《办公用品需求计划表》部门物品名称规格型号预估数量用途需求人*部门负责人*市场部A4复印纸70g10包日常打印李*张*财务部签字笔0.5mm黑色20支票据填写王*刘*表6：《办公用品领用申请表》领用人*部门物品名称规格型号领用数量用途领用日期审批人*发货人*张*市场部文件夹A4款5个项目资料整理2023-10-01李*赵*（四）关键提示与风险防范严格执行“按需领用”原则，禁止个人私用办公用品，杜绝浪费和流失。库存需保持合理水平，避免积压（常规库存量不超过2个月用量）或短缺。特殊物品（如定制礼品、专业设备）申购需提前3个工作日提交，保证采购周期充足。五、固定资产管理（一）典型应用场景办公设备采购（电脑、打印机、投影仪等）固定资产领用、调拨、报废年度固定资产盘点（二）标准化操作流程1.采购与入库步骤1：采购申请因工作需要新增固定资产的，由部门负责人*填写《固定资产采购申请表》，注明物品名称、规格型号、预算金额、用途及使用人，报行政部审核。步骤2：审批与采购金额≤10000元：行政负责人*审批；金额＞10000元：分管领导审批，总经理审批。审批通过后，行政部通过采购流程执行，到货后由行政部、使用部门*共同验收，填写《固定资产验收单》（含物品序列号、配置信息、验收人签字）。步骤3：建档与贴标验收合格后，行政部为每件固定资产建立《固定资产台账》，统一粘贴“资产标签”（含编号、名称、责任人），信息录入固定资产管理系统。2.领用与调拨步骤1：领用登记员工领用固定资产时，填写《固定资产领用/归还表》，经部门负责人*审批后，行政部办理领用手续，明确责任人（使用人为第一责任人）。步骤2：内部调拨部门间调拨固定资产，由调入部门负责人提交《固定资产调拨申请表》，注明调拨原因、原使用人及新使用人，经调出部门负责人及行政部审批后，更新台账信息，双方签字确认。3.报废与处置步骤1：报废申请固定资产因损坏、老化等原因无法使用的，由责任人填写《固定资产报废申请表》，注明报废原因、物品信息，行政部组织技术人员鉴定，确认无法维修后报审批。步骤2：审批与处置金额≤5000元：行政负责人*审批；金额＞5000元：分管领导*审批。审批通过后，行政部联系合规回收机构*处置，残值收入上缴财务部，并在台账中注明“已报废”。4.年度盘点每年12月中旬，行政部组织各部门对固定资产进行全面盘点，核对台账与实物，填写《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏、毁损情况查明原因，报领导审批后处理。（三）相关表单模板表7：《固定资产台账》资产编号资产名称规格型号购买日期使用部门责任人*金额（元）状态（在用/闲置/报废）BG-2023-001联想电脑ThinkPadT142023-09-01市场部张*6000在用表8：《固定资产领用/归还表》资产编号资产名称领用/归还日期使用人*部门审批人*经办人*备注BG-2023-002打印机2023-10-01李*行政部张*赵*领用（四）关键提示与风险防范固定资产需“专人负责、谁使用谁保管”，责任人离职时需办理交接手续，保证资产无遗漏。严禁私自拆卸、外借固定资产，确因工作需要外借的，需经部门负责人*及行政部审批，明确归还时限。定期对固定资产进行维护保养（如电脑除尘、打印机清理），延长使用寿命。六、印章管理（一）典型应用场景以企业名义签订合同、协议开具介绍信、证明文件对外报送公文、函件（二）标准化操作流程1.印章保管企业公章、合同专用章由行政部指定专人（印章管理员）保管，实行“专人专柜、双人双锁”；财务专用章由财务部保管，印章管理员非经授权不得带离办公场所。2.用印申请与审批步骤1：提交申请申请人*填写《印章使用申请审批表》，注明用印文件名称、份数、用途、用印日期，附文件样本（合同/协议需附最终版电子档）。步骤2：审核审批一般用印：部门负责人审核，行政负责人审批；合同/协议用印：法务部审核，分管领导审批，重大合同（金额≥50万元）需报总经理*审批。3.用印登记与监督印章管理员核对审批手续无误后，监督申请人在指定位置加盖印章，填写《印章使用登记表》（含用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人、监印人签字），保证“印文清晰、位置准确”。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上用印；特殊情况需经总经理书面批准，并由印章管理员全程跟踪使用情况。4.印章停用与销毁印章因磨损、单位更名等原因停用时，行政部提交《印章停用/销毁申请表》，经总经理审批后，封存或销毁，销毁时需有两名监销人签字确认，并留存销毁记录。（三）相关表单模板表9：《印章使用申请审批表》用印文件名称用途份数申请人*审批人*用印日期备注办公场地租赁合同租赁10楼办公场地2份张*刘*（分管领导）2023-10-01附合同终版表10：《印章使用登记表》用印日期文件名称份数申请人*审批人*监印人*用印位置2023-10-01办公场地租赁合同2份张*刘*赵*合同首页骑缝章（四）关键提示与风险防范印章使用需严格履行审批手续，手续不全一律拒绝用印。印章管理员*需定期检查印章使用情况，对异常用印行为及时上报。用印文件需存档保管，合同/协议原件需交行政部归档，保存期限不少于10年。七、差旅管理（一）典型应用场景国内出差（参加展会、客户拜访、项目调研等）国外出差（国际会议、海外客户沟通等）（二）标准化操作流程1.出差申请与审批步骤1：提交申请员工出差前填写《出差申请审批表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具（高铁/飞机/汽车）、住宿标准（参照企业《差旅费管理制度》），经部门负责人*审核。步骤2：审批权限国内出差：3天以内部门负责人审批，3-7天分管领导审批，7天以上总经理*审批；国外出差：一律报总经理*审批。2.差旅安排行政部根据审批后的《出差申请审批表》，协助员工预订机票/车票（提前7天预订，选择经济舱/二等座）、酒店（优先选择协议酒店，住宿标准不超过500元/晚/国内，800元/晚/国外），行程信息需提前1个工作日告知员工。3.费用报销步骤1：票据收集员工出差结束后，整理差旅票据（交通票、住宿发票、餐饮发票等），在出差结束后5个工作日内填写《差旅费报销单》，注明出差时间、地点、费用明细，粘贴票据（需与实际行程一致）。步骤2：审核与报销部门负责人审核费用合理性，行政部核对行程与票据一致性，财务部审核票据合规性（发票抬头、税号需为企业全称），无误后由财务负责人审批，财务部3个工作日内完成报销。4.出差总结重要出差（如展会、客户谈判）需在结束后3个工作日内提交《出差总结报告》，说明出差成果、问题及下一步计划，报部门负责人及分管领导。（三）相关表单模板表11：《出差申请审批表》出差人*部门出差事由出发时间返程时间出差地点交通工具住宿标准审批人*张*市场部参加上海行业展会2023-10-1008:002023-10-1218:00上海高铁二等座400元/晚刘*（分管领导）表12：《差旅费报销单》报销人*部门出差时间出差地点费用明细（交通/住宿/餐饮/其他）金额（元）审批人*报销日期张*市场部2023-10-10至10-12上海交通：高铁票350元；住宿：2晚×400元=800元；餐饮：200元1350李*（财务负责人）2023-10-15（四）关键提示与风险防范出差需提前规划，避免临时更改行程导致费用超标；交通工具和住宿需符合企业标准，超支部分需由个人承担（特殊情况需提前申请）。差旅票据需真实、合法，严禁虚报、冒领费用，发票需在有效期内（一般为发票开具日起90天内）。国外出差需提前办理签证、购买保险，遵守当地法律法规，保证人身安全。八、档案管理（一）典型应用场景行政文件归档（制度、流程、通知等）合同档案归档（已签订的合同、协议等）员工档案归档（入职、离职、异动等资料）（二）标准化操作流程1.文件分类与编号行政部根据文件类型（行政类、合同类、人事类、财务类等）及年度进行分类，采用“年度-类别-流水号”方式编号（如2023-行-001表示2023年行政类第1号文件），填写《文件分类编号表》。2.整理与归档步骤1：文件收集各部门在次月5日前，将上月需归档文件（纸质版+电子版）移交至行政部，移交时填写《文件移交清单》（含文件名称、份数、移交人、接收人）。步骤2：整理装订行政部对纸质文件进行排序、去除金属夹、编写页码，采用左侧装订方式，装订成册；电子文件按分类存储至服务器指定文件夹，命名规则与编号一致。步骤3：入库保管档案柜需标注“档案室-禁止无关人员入内”，