采购原材料询价制度规范

PAGE采购原材料询价制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购原材料询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证原材料质量，满足公司生产经营需求。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料采购询价活动，包括但不限于生产用原材料、辅助材料、包装材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：询价信息应公开透明，接受公司内部监督，保障相关利益方的知情权。4.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.生产部门：根据生产计划和库存情况，提前向采购部门提交原材料需求清单，明确原材料的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息。2.其他部门：因业务需要提出原材料采购需求时，应填写采购申请单，详细说明需求内容，并经部门负责人审批后提交采购部门。（二）询价准备1.采购部门：接到需求后，对需求进行整理和分析，确定询价范围和询价方式。2.收集供应商信息：通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于供应商目录、行业展会、网络搜索、同行推荐等。对收集到的供应商信息进行整理和评估，建立供应商档案，记录供应商的基本情况、经营状况、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等信息。3.制定询价文件：根据采购需求和供应商信息，编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求清单、技术规格要求、质量标准、交货条款、付款方式、报价要求等内容。询价文件应清晰、准确、完整，避免出现模糊或歧义性条款。（三）询价发出1.选择询价对象：根据采购需求和供应商评估情况，从供应商档案中筛选出合适的供应商作为询价对象。一般情况下，每次询价应选择至少三家供应商，以保证充分竞争。2.发出询价文件：通过邮件、传真、信函等方式向选定的供应商发出询价文件，并要求供应商在规定的时间内回复报价。在发出询价文件时，应明确告知供应商报价的截止时间、报价方式、报价要求等重要信息。（四）报价接收与整理1.接收报价：采购部门负责接收供应商的报价文件，并对报价文件进行初步审核，检查报价文件是否齐全、完整，报价是否清晰、准确。2.整理报价：对供应商的报价进行整理和分类，计算每个供应商的报价总价和各项明细价格。将整理后的报价信息录入采购管理系统，建立询价报价台账，以便进行后续的比较和分析。（五）询价评估1.价格评估：对各供应商的报价进行比较和分析，评估价格的合理性。价格评估应综合考虑原材料的质量、规格、品牌、交货期、付款方式等因素，不能单纯以价格高低作为唯一的评估标准。2.质量评估：根据采购需求和质量标准，对供应商提供的原材料质量进行评估。可以要求供应商提供样品进行检验，或查阅供应商的质量认证文件、检测报告等资料。对于重要原材料或质量要求较高的采购项目，必要时可安排实地考察供应商的生产现场和质量管理体系。3.交货期评估：评估供应商的交货期是否满足公司生产经营需求。交货期应包括从订单下达至货物交付的整个时间周期，以及是否能够提供准确的交货时间承诺和灵活的交货安排。4.售后服务评估：考察供应商的售后服务能力和水平，包括是否能够及时响应客户的售后需求、提供维修保养服务、处理质量问题等。5.综合评估：采购部门组织相关人员对供应商的报价、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估，形成询价评估报告。询价评估报告应详细记录各供应商的评估情况和推荐意见，为采购决策提供依据。（六）采购决策1.采购审批：采购部门根据询价评估报告，提出采购建议，报公司管理层审批。采购建议应包括推荐的供应商、采购价格、采购数量、交货时间等内容，并说明选择该供应商的理由和依据。2.签订合同：经公司管理层审批同意后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原材料的规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规和公司相关规定，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（七）合同执行与跟踪1.合同执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按照合同约定按时、按质、按量交付原材料。在合同执行过程中，如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。2.到货验收：原材料到货前，采购部门应通知质量检验部门安排验收人员进行到货验收。验收人员应根据采购合同和质量标准对原材料的数量、规格、型号、质量等进行检验，确保原材料符合要求。如发现原材料存在质量问题或数量短缺等情况，应及时与供应商联系，要求其处理解决，并做好记录。3.付款结算：采购部门根据合同约定和到货验收情况，办理付款结算手续。付款结算应严格按照公司财务制度执行，确保付款流程规范、准确、及时。三、询价管理（一）询价人员职责1.采购部门负责人：全面负责采购原材料询价制度的组织实施和监督管理，审核询价评估报告和采购建议，审批采购合同。2.采购专员：负责具体的询价工作，包括需求收集、询价文件编制、询价发出、报价接收与整理、询价评估等环节，协助采购部门负责人进行采购决策和合同签订工作。3.质量检验人员：参与原材料质量评估工作，负责对到货原材料进行质量检验，确保原材料符合质量标准。4.其他相关人员：根据需要参与询价过程中的相关工作，提供专业意见和建议。（二）询价记录与档案管理1.询价记录：采购部门应建立完整的询价记录档案，记录询价活动的全过程，包括需求提出、询价准备、询价发出、报价接收与整理、询价评估、采购决策等环节的相关文件、资料、数据等。询价记录应真实、准确、完整，保存期限应符合公司档案管理规定。2.供应商档案管理：对供应商档案进行动态管理，及时更新供应商的基本情况、经营状况、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等信息。定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商档案，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（三）监督与审计1.内部监督：公司内部审计部门定期对采购原材料询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、询价文件是否规范、询价评估是否公正、采购决策是否合理等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督：接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检