施工文档管理

文档是工程建设三大监控目标实现的基础，是监理决策的依据、是各方单位之间关系的纽带、是监理工程师做好协调组织工作的重要媒介，文档管理是工程建设监理中的重要组成部分，是确保质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。本工程涉及到众多承包商、众多的材料供货单位、管理单位，也涉及到政府各个相关部门，相互之间的联系、函件、报表、文件的数量是惊人的，因此必须建立有效的文档管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关文档，确保文档资料收集的真实性，文档传递途径畅顺、查阅简便，对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制，才能有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作用质量。从文档收集上来区分，文档管理将由施工前期文档收集，施工中文档收集和竣工交验后文档收集整理三部分组成。根据业主委托的监理工作范围和内容，建立以项目监理部为处理核心的文档资料管理中心，协调项目业主、承建商、监理三者之间文档流通，收集来自外部环境种类文档，并全面、系统处理后，为整个项目建设服务。文档资料管理的日常工作包括：负责建立项目资料管理系统，收集文档、加工整理和储存文档。注重资料检索和传递，实现监理工作本身的自动化、标准化、规范化、系统化，并推动整个项目文档资料收集和处理效率。项目监理部建立项目沟通与文档管理系统，制定沟通与文档管理程序和制度，以满足工程项目管理的需要。项目部充分利用各种沟通工具及方法，在项目实施全过程，与项目干系人以及在项目团队内部进行充分、准确、及时的文档沟通，及时采取相应的组织协调措施，以减少冲突和变更，保证工程项目目标的顺利实现。项目部根据项目规模配备项目文档管理人员。项目文档管理人员须经过严格的项目文档管理知识和技能培训，并充分掌握项目文档管理的技术和技能。项目文档可以数据、表格、文字、图纸、音像、电子文件等载体方式表示，保证项目文档能及时地收集、整理、共享，并具有可追溯性。（一）文档管理的主要任务1、及时与业主沟通文档，使业主了解项目进展情况；2、工程建设中出现的影响项目目标的问题，及时通过文档传递，报告业主；3、超出合同约定的各种变更，均应得到业主的批准指令；4、定期向业主书面报告（监理月报或周报）项目三大目标的执行情况；5、建立工程会议制度；6、督促承包商整理工程技术资料；组织有关工程设计和施工的技术交底、资料管理，处理工程技术、经济、管理工作；以及材料物资供应、管理等方面的文档。（二）文档管理的主要内容1、文档收集（1）建设前期要收集的文档（2）施工图设计阶段文档收集（3）招投标合同文件及有关资料的收集（4）施工过程中的文档收集（5）工程竣工阶段的文档收集2、监理文档的加工处理（1）根据投资控制文档，对工程设计规模和采取的设备材料进行指示；（2）依据质量控制文档，对工程设计质量进行指示；（3）依据进度控制文档，对设计进度进行指示；3、文档的检索和传递我公司在项目部设置有专职文档资料管理员，采用计算机进行文档分类，以便快速检索和传递。提高文档的使用效率。文档的使用监理文档通过有条人共享，以便更好的进行投资、进度、质量控制以及合同管理。5、监理文档分类类型内容投资控制文档各种投资估算指标，类似工程造价、物价指数、定额，项目投资估算，设计概（预）算，合同价，工程进度款支付单，竣工结算与决算，原材料价格，机械台班费，人工费，运杂费，投资控制的风险分析等质量控制文档国家有关的质量政策及质量标准，项目建设标准，质量目标分解结果，质量控制工作流程，质量控制工作制度，质量控制风险分析，质量抽样检查结果等。进度控制文档工期定额，项目总进度计划，进度目标分解结果，进度控制工作流程，进度控制工作制度，进度控制的风险分析，某段时间的施工进度记录等合同管理文档国家有关法律规定，施工合同管理办法，监理合同，设计合同，施工承包合同，工程施工合同条件，合同变更协议，建设工程中标通知书，投标书和招标文件，以及施工过程中形成的合同补充文件等行政事务管理文档上级主管部门、设计单位、承包单位、业主的来函文件，有关技术资料等（三）文档管理的主要方法1、建立计算机文档动态管理系统进行文档管理2、通过建立完善的文档、档案管理制度进行文档管理设置专职资料档案管理人员，负责项目档案资料的收集、编目、分类、整理、归档。资料归档管理按国家档案管理制度执行。建立文件传递程序、搜集和整理制度进行研究文档管理。在文件编制、编号、登记、收发制度上，有明确的规定的，力求做到体系化、规范化、标准化。文档搜集内容包括必要的录相、摄影、音响等文档资料，重要部分刻盘保存。及时准确地收集、传递、反馈各类工程文档。审核原始工程文档的真实性、可靠性、准确性和完整性。通过会议制度进行文档管理注意会议文档的收集，会议纪要按有关规定的要求存档。（四）建设工程文档流程沟通管理项目沟通管理贯穿建设工程项目的全过程。沟通的主要内容包括与项目建设有关的所有文档，特别是需要在所有项目干系人之间共享的核心文档。项目部制定项目的沟通管理计划，明确沟通的内容、方式、渠道、协调程序。沟通管理计划在工程项目实施过程中应经常被复检，并根据项目运行中出现的情况做相应调整。根据工程项目的特点，以及项目相关方不同的需求和目标，项目部制定相应的协调措施，以排除冲突、解决矛盾、保证项目目标的顺利实现。文档管理项目部建立项目文档管理系统。项目文档管理做到：（1）按工程进展有计划地进行。（2）对文档进行分析与评估，确保文档的真实、准确、完整和安全。（3）使用统一、规范的形式或格式提供文档。（4）力求文件化。（5）尽量使用开放的数据库系统提供数据。项目文档管理包括的主要内容：（1）制订项目文档管理计划；（2）收集项目文档；（3）管理项目文档；（4）分发项目文档；（5）根据项目文档评估项目管理成效，调整计划。项目文档管理系统应满足下列要求：（1）文档管理技术应与文档管理系统相匹配。（2）项目文档管理系统应与工程总承包企业的文档管理系统接口。（3）文档管理技术与所使用的相关工程设计、项目管理等软件有良好的适应性。（4）文档管理系统应便于文档的输入、整理和存储。（5）文档管理系统应便于文档发布、传递及搜索。（6）文档管理系统有严格的数据安全保证措施。文件管理项目部采用计算机软件和网络系统进行文档管理。项目部按照有关档案管理标准和规定，将项目设计、采购、施工、试运行和项目监理过程中形成的所有文件进行归档。项目部确保项目档案资料的真实、有效和完整，不得对项目档案资料进行伪造、篡改和随意抽撤。项目部配备专职的档案资料管理人员。1、各类文档的搜集、整理和保存工作文档是不断流动的，在建设过程中各个环节都有参建各方处理事务的文档产生，只建立监理内部的文档流程是没有效率的，也不可能收集和处理好监理工作所需要文档。因此，必须规划整个项目文档资料管理系统，对业主、承包商、监理、外部文档进行统一分类，明确各方在文档资料收集方面的职责，同时满足各方在文档资料使用方面要求。2、文档收集（1）收集项目决策文件及有关资料项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制基本要求等基础性依据，是监理和参建各方对工程实施控制的重要文件，其中包含许多设计文件的重要依据，指导着整个项目运作方向。（2）设计文件及有关资料的收集工程设计文件不仅是施工的依据，而且是监理进行质量、进度、投资控制的重要依据。设计过程所收集到的基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助。（3）设备及材料采购工作文档收集1）对设备及材料采购工作应事先明确其种类、数量、技术性能以及验收标准、交货时间、地点和方式等；2）对设备及材料供应商，应事先收集其资质情况、营业执照、生产许可证、生产能力和单位信誉，对特种设备的供应和安装单位还应收集和审查其设计资格证书或安装资格证书；（4）招投标文件及其有关资料收集工程监理合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协议书，招投标过程形成的一些文件同样对业主和承包商有约束力。其中，大量有用文档要在施工期间合同管理过程予以应用。所需收集的文档如下：1）业主全部“要约”条件：业主所提供的材料供应、设备供应、水电供应、施工道路，临时房屋、征地情况、通讯条件等等；2）承包商全部“承诺”条件：承包商投入人力、机械方面情况，工期保证，质量保证，投资保证，施工措施，安全保证等。（5）业主方施工过程文档资料收集1）业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要经常表达对工程各方面的意见和看法，下达某些指令；2）收集业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，同时也应及时收集甲方的上级单位对工程建设的意见和指令。（6）承包商施工过程文档资料收集1）承包商在施工中，现场所发生的各种情况均包含大量的内容，承包商自身必须掌握和收集这些内容。经监理收集和整理后，汇集成丰富的资料；2）承包商在施工中必须经常向有关单位，包括上级部门、设计单位、监理单位及其它方面发出某些文件，传达一定的内容。如：向监理单位报送施工组织设计，报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表，各种工程项目自检报告、有关的意见等等。（7）监理单位施工过程文档资料收集1）工地日记，主要包括：现场监理人员的日报表；现场每日的天气记录；监理工作纪要；其它有关情况与说明等。现场每日的天气记录主要内容为：当天的最高、最低气温；当天的降雨、降雪量；当天的风力及天气状况；因气候原因当天损失的工作时间等；2）周报，总监理工程师每周向工程项目业主负责人汇报一周内所发生的重大事件；3）月报，总监理工程师每月向业主汇报下列情况：工程施工进度状况（与合同规定的进度作比较）；工程款支付情况；工程进度拖延的原因分析；工程质量情况与工程进展中主要困难与问题；监理工作总结等；4）总监理工程师对承包单位的指示，主要内容为：正式函件；日常指示，如在每日的工地协调会中发出的指示；在施工现场发出的指示等；5）工程质量记录：主要包括试验结果记录及样本记录等。（8）收集工地会议文档工地会议是监理组织协调工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理文档。工地会议属监理工程师行政管理的一部分，它包括开工前的第一次工地会议、工地例会、专题工地例会及现场协调会。3、文档资料的检索和传递无论是存入档案库还是存入计算机内存的文档、资料，为了查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。文档的传递是指借助于一定的载体（如纸张、软盘、光盘、磁带等）在监理工作的各部门、各单位之间的传递。通过传递，形成各种文档流。畅通的文档流，将利用报表、图表、文字记录、电讯，各种收发、会议、审批及网络等传递手段，不断地将监理文档输送到监理工程师手中，成为他们工作的依据。5、在业主与勘察、设计、施工单位签订合同时，明确对工程档案资料的套数、费用、质量要求和移交时间的要求；6、协助业主监督和检查各单位收集和整理本单位形成的工程档案资料，并按要求完成立卷工作；7、工程档案验收的主要内容包括：（1）工程档案是否齐全、系统、完整；（2）工程档案是否整理立卷，立卷是否符合相关规定；（3）工程档案的内容是否真实，准确地反映工程实际状况；（4）工程档案签章手续是否完备，竣工图编制是否符合要求。8、协助业主在工程竣工验收前按《城市建设档案管理规定》（建设部第61号令）及时向城建档案管理部门报送工程档案。（五）文档管理的工作重点及措施1、监理资料的作用监理资料是随着监理工作的开展而逐步形成的，它能从一定程度上反映工程的具体进展情况，也反映了监理的工作。建设单位可通过监理方提交的资料，明确了解工程的进展情况。监理资料的留存对证实工程的具体情况，确定工程故责任、处理索赔均有重要的作用。2、监理资料的内容《建设监理规范》中对监理方所需整理的资料种类作了较为详细的要求，监理过程形成的资料主要有：监理规划、监理细则、监理交底、监理月报、会议纪要、工程质量评估报告、监理日志、监理工作总结和各种监理指令等。3、监理资料的管理根据本公司档案管理规定，要求现场监理资料保证以下几点：①监理资料的及时性，包含两层意思，一为监理事件发生后及时进行了记录，用来反映当时发生的情况，如监理日志是否当天记录，会议纪要是否及时整理并分发；一为当监理方发现问题或预料要发生问题时，及时下发监理指令或监理联系单，用来解决问题或预防问题的发生；②监理资料的完整性，即监理是否对所发现的问题均进行了记录，是否有漏记现象，尤其是监理日志，应对天气、施工状况、监理工作做详细记录外，还要注意对各方要求、承诺做出翔实记录；③监理资料的准确性，即是否对发生的事件记录翔实、用词准确、书写清晰，避免今后作为事实依据时产生误解；④监理资料的闭合性，即监理记录是否做到首尾相顾、所表现出的监理工作是否有效，如在日志中叙述检查时发现工程存在某项质量问题，就应有处理记录和处理结果及下步预防措施；⑤监理资料的正确性，这也是监理资料的根本，监理资料尤其是监理指令，一定要有理有据、语言严密，避免因承包单位轻易驳回