报账制管理制度

报账制管理制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效率，特制定本。通过明确报账流程、标准和审批权限，确保公司各项费用支出真实、合理、合规，保障公司财务安全和正常运营。2.适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工的费用报销业务，包括但不限于差旅费、办公用品费、业务招待费、会议费、车辆费用等各类因公发生的费用支出。3.基本原则-真实性原则：所有报销的费用必须是实际发生的，严禁虚报、冒领费用。报销人应提供真实、有效的原始凭证，如实反映费用的用途、金额等信息。-合理性原则：费用支出应符合公司的业务需求和相关规定，具有合理性和必要性。对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。-合规性原则：报销业务必须符合国家法律法规和公司内部财务管理制度的要求。报销人应严格按照规定的流程和标准进行报销，提供合法合规的票据。-及时性原则：报销人应在费用发生后及时办理报销手续，一般不得超过规定的时间期限。如因特殊情况无法及时报销，应提前向财务部门说明原因。二、报账流程1.费用发生与票据获取员工在因公发生费用支出时，应及时向对方索取合法有效的原始凭证。原始凭证应包含以下基本内容：-凭证名称：如发票、收据等。-填制日期：应与费用实际发生日期相符。-填制单位名称或填制人姓名：必须清晰可辨。-接受凭证单位名称：应为公司全称。-经济业务内容：应详细、准确地描述费用的用途。-数量、单价和金额：各项数据应准确无误，大小写金额应一致。-加盖填制单位的发票专用章或财务专用章。对于不符合上述要求的原始凭证，财务部门有权要求报销人重新获取或补充相关信息。2.粘贴与整理票据报销人应将获取的原始凭证按照类别进行分类整理，如差旅费、办公用品费等。然后，将票据整齐地粘贴在专用的票据粘贴单上，粘贴时应注意以下事项：-票据应均匀分布在粘贴单上，不得超出粘贴单边缘。-票据应按照从下往上、从右往左的顺序依次粘贴，确保票据之间相互错开，便于查看和审核。-对于较大的票据，如发票联等，可以适当折叠，但不得影响票据内容的完整性和清晰度。-粘贴好的票据应平整、牢固，不得有翘角、褶皱等现象。同时，报销人应在票据粘贴单上注明票据的张数和合计金额，并签字确认。3.填写报销单报销人应根据费用的实际情况，填写相应的报销单。报销单应包含以下内容：-报销部门：填写报销人所在的部门名称。-报销日期：填写办理报销手续的日期。-报销人姓名：填写实际报销人的姓名。-费用项目：详细填写费用的具体类别，如差旅费中的住宿费、交通费等。-简要说明费用的用途和发生情况。-金额：分别填写各项费用的金额和合计金额，大小写金额应一致。-附件张数：填写粘贴在票据粘贴单上的票据张数。报销人应确保报销单填写准确、完整，并签字确认。4.部门负责人审核报销人将粘贴好票据并填写完整的报销单提交给部门负责人进行审核。部门负责人应根据公司的业务需求和预算情况，对报销事项的真实性、合理性和必要性进行审核。审核内容包括：-费用支出是否与部门业务相关。-费用金额是否在预算范围内。-报销事项是否符合公司的相关规定和流程。部门负责人审核通过后，应在报销单上签字确认，并注明审核意见。如审核不通过，应及时与报销人沟通，说明原因并要求其进行修改或补充。5.财务审核报销单经部门负责人审核通过后，报销人将其提交给财务部门进行审核。财务部门应根据国家法律法规和公司内部财务管理制度的要求，对报销事项进行全面审核。审核内容包括：-原始凭证的合法性、真实性和有效性。-报销单的填写是否准确、完整。-费用支出是否符合公司的报销标准和审批权限。-报销金额是否与原始凭证一致。财务审核人员在审核过程中，如发现问题应及时与报销人沟通，要求其提供相关的补充说明或重新办理报销手续。审核通过后，财务审核人员应在报销单上签字确认，并注明审核意见。6.领导审批报销单经财务审核通过后，应提交给公司领导进行审批。公司领导应根据公司的财务状况和业务发展需要，对报销事项进行最终审批。审批内容包括：-费用支出是否符合公司的战略目标和经营计划。-费用金额是否合理、可控。-报销事项是否对公司的财务状况产生重大影响。公司领导审批通过后，应在报销单上签字确认。如审批不通过，应及时与报销人沟通，说明原因并要求其进行修改或调整。7.报销付款报销单经公司领导审批通过后，财务部门应及时办理报销付款手续。对于符合现金报销条件的，财务人员应将报销款项支付给报销人；对于需要通过银行转账支付的，财务人员应按照报销人提供的银行账户信息，及时将款项转账至指定账户。财务部门在办理报销付款手续时，应严格按照公司的财务管理制度和相关规定进行操作，确保资金支付的安全、准确和及时。三、主要费用报销标准及规定1.差旅费-交通费用-员工因公出差乘坐交通工具应根据公司规定的级别标准选择合适的交通工具。具体标准如下：-公司高层管理人员可乘坐飞机头等舱、高铁商务座等；-中层管理人员可乘坐飞机经济舱、高铁一等座等；-普通员工可乘坐火车硬卧、高铁二等座等。如因特殊情况需要超标准乘坐交通工具，应提前经公司领导批准。-市内交通费用实行限额报销制度，根据出差地区的不同，给予一定的市内交通补贴。员工应提供合法有效的市内交通票据进行报销，超出限额部分不予报销。-住宿费用-员工因公出差的住宿费应根据出差地区的不同，按照公司规定的标准进行报销。具体标准如下：-一线城市（如北京、上海、广州、深圳等）：公司高层管理人员住宿标准为[X]元/天，中层管理人员住宿标准为[X]元/天，普通员工住宿标准为[X]元/天；-二线城市：公司高层管理人员住宿标准为[X]元/天，中层管理人员住宿标准为[X]元/天，普通员工住宿标准为[X]元/天；-三线及以下城市：公司高层管理人员住宿标准为[X]元/天，中层管理人员住宿标准为[X]元/天，普通员工住宿标准为[X]元/天。-员工应选择符合公司规定标准的酒店进行住宿，并提供合法有效的住宿费发票进行报销。如实际住宿费超过规定标准，超出部分由员工自行承担。-餐饮费用-员工因公出差的餐饮费用实行定额补贴制度，根据出差地区的不同，给予一定的餐饮补贴。具体标准如下：-一线城市：每人每天餐饮补贴为[X]元；-二线城市：每人每天餐饮补贴为[X]元；-三线及以下城市：每人每天餐饮补贴为[X]元。-员工无需提供餐饮发票，补贴费用直接计入差旅费报销。如因业务需要发生的招待费用，应按照业务招待费的相关规定进行报销。2.办公用品费-各部门应根据实际工作需要，合理编制办公用品采购计划，并报公司领导审批。办公用品采购应遵循节约、实用的原则，避免浪费。-办公用品由公司统一采购，采购人员应选择正规的供应商，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。-员工在使用办公用品时，应严格按照公司的相关规定进行领用和管理。领用办公用品时，应填写办公用品领用单，经部门负责人签字确认后，到仓库领取。-办公用品费用报销时，应提供合法有效的采购发票和办公用品清单，发票内容应与办公用品清单一致。财务部门应根据办公用品采购计划和领用情况，对报销费用进行审核。3.业务招待费-业务招待费是指公司为了开展业务活动，招待客户、合作伙伴等发生的费用支出。业务招待费的使用应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制费用支出。-员工因业务需要发生招待费用时，应提前填写业务招待申请单，注明招待对象、招待事由、预计费用等信息，经部门负责人和公司领导审批后，方可进行招待活动。-业务招待费报销时，应提供合法有效的发票和业务招待清单，清单应详细记录招待对象、招待时间、招待地点、招待人数、费用明细等信息。财务部门应根据业务招待申请单和相关规定，对报销费用进行审核。-业务招待费的报销标准应根据公司的实际情况和业务需求进行合理确定。一般情况下，单次业务招待费用不得超过[X]元，如因特殊情况需要超过标准，应提前经公司领导批准。4.会议费-公司召开会议应提前制定会议计划，明确会议的时间、地点、参会人员、会议议程等内容，并报公司领导审批。会议计划应包括会议费用预算，预算内容应包括场地租赁费用、餐饮费用、资料印刷费用等。-会议费用报销时，应提供合法有效的发票和会议相关资料，如会议通知、会议议程、参会人员名单、会议照片等。发票内容应与会议费用预算一致，财务部门应根据会议计划和相关规定，对报销费用进行审核。-会议费用的报销标准应根据会议的规模和性质进行合理确定。一般情况下，小型会议（参会人数不超过[X]人）的费用标准为每人每天不超过[X]元；中型会议（参会人数在[X]-[X]人之间）的费用标准为每人每天不超过[X]元；大型会议（参会人数超过[X]人）的费用标准为每人每天不超过[X]元。5.车辆费用-公司车辆的使用应遵循统一管理、合理调配的原则，严格控制车辆使用成本。车辆使用部门应建立车辆使用台账，详细记录车辆的使用情况，包括使用时间、行驶里程、加油情况等。-车辆费用报销包括燃油费、过路费、停车费、车辆维修保养费等。报销时，应提供合法有效的发票和相关证明材料，如加油小票、维修保养清单等。财务部门应根据车辆使用台账和相关规定，对报销费用进行审核。-燃油费实行百公里油耗定额管理制度，根据车辆的型号和使用情况，确定每辆车的百公里油耗标准。实际油耗超过标准的部分，应查明原因并经相关部门负责人批准后，方可报销。-车辆维修保养应选择正规的维修厂家，维修保养费用应根据维修保养清单进行报销。如车辆发生重大故障需要进行大修，应提前报公司领导审批。四、审批权限1.部门负责人审批权限部门负责人对本部门员工的费用报销事项具有一定的审批权限。一般情况下，部门负责人可审批金额不超过[X]元的费用报销事项。对于超过该金额的费用报销事项，应提交给公司领导进行审批。2.公司领导审批权限公司领导对公司所有费用报销事项具有最终审批权。对于金额较大或涉及重要业务的费用报销事项，公司领导应进行严格审核，确保费用支出的合理性和必要性。五、监督与检查1.财务部门监督财务部门应定期对公司的费用报销情况进行检查和分析，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。财务人员应严格按照公司的财务管理制度和相关规定进行审核，对不符合要求的报销事项应拒绝报销，并及时向相关部门和人员反馈。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对公司的费用报销业务进行审计，检查报销流程的合规性、费用支出的合理性和票据的真实性等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。3.员工监督公司鼓励员工对费用报销过程中的违规行为进行监督和举报。对于经查实的违规行为，公司将按照相关规定对责任人进行严肃处理，并对举报人给予一定的奖励。六、违规处