物料管理制度及流程规范

PAGE物料管理制度及流程规范一、总则（一）目的为加强公司物料管理，规范物料采购、验收、存储、发放、使用及盘点等流程，确保物料供应的及时性、准确性和合理性，降低物料成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与物料管理相关的部门和人员，包括但不限于采购部、仓库、生产部门、研发部门等。（三）基本原则1.合法性原则：物料管理活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.准确性原则：物料信息记录准确无误，确保账物相符。3.及时性原则：物料采购、供应等环节及时高效，满足生产经营需求。4.经济性原则：合理控制物料成本，提高资金使用效率。5.安全性原则：确保物料存储、使用过程中的安全，防止发生事故。二、职责分工（一）采购部1.根据公司生产经营计划和物料需求，制定采购计划并组织实施。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，评估供应商绩效。3.负责采购合同的签订、执行与跟踪，确保采购物料按时、按质、按量供应。4.协调处理采购过程中的各种问题，如供应商交货延迟、质量不合格等。（二）仓库1.负责物料的验收、存储、保管和发放工作。2.建立物料库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。3.对库存物料进行分类存放，做好标识管理，保证物料存储安全。4.配合采购部和生产部门做好物料的出入库工作，提供准确的库存信息。（三）生产部门1.根据生产计划，提前向仓库提交物料需求申请。2.合理使用物料，控制物料消耗，降低生产成本。3.及时反馈生产过程中物料短缺、质量问题等异常情况。（四）研发部门1.提出新产品研发所需物料清单及技术要求。2.参与物料选型、供应商评估等工作，为采购提供技术支持。（五）质量管理部门1.负责对采购物料进行质量检验，确保物料符合质量标准。2.对生产过程中的物料质量进行监督检查，及时处理质量问题。三、物料采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据年度生产经营计划、销售预测等，提前向采购部提交物料需求计划。2.采购部汇总各部门需求计划后，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确物料名称、规格型号、数量、需求时间等信息。3.采购计划如有变动，相关部门应及时通知采购部，采购部根据变动情况调整采购计划。（二）供应商选择与管理1.采购部应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、质量认证等，确保供应商具备合法经营资格。3.实地考察供应商的生产能力、质量管理体系、信誉等情况，评估其是否满足公司要求。4.建立供应商档案，记录供应商基本信息、合作历史、供应产品质量等情况。定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果调整合作策略。（三）采购合同签订1.采购部与选定的供应商签订采购合同，合同应明确物料名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同经公司相关部门审核通过后，加盖公司公章或合同专用章。3.采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。（四）采购流程控制1.采购人员根据采购计划向供应商发送采购订单，采购订单应明确物料需求信息及交货要求。2.采购订单发出后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时了解供应商备货进度、运输安排等信息。3.对于紧急采购需求，采购人员应在确保合规的前提下，尽快安排采购，同时向相关部门说明情况。四、物料验收管理（一）验收准备1.仓库在收到物料到货通知后，应安排好验收场地和人员，准备好验收工具和设备。2.采购部应提前将采购合同、质量标准等相关文件提供给仓库，以便验收人员了解验收要求。（二）验收流程1.验收人员按照采购合同和质量标准对物料的数量、规格型号进行核对，检查物料外观是否有损坏、变形等情况。2.对于需要进行质量检验的物料，质量管理部门应按照相关标准进行检验，出具检验报告。3.验收合格的物料，验收人员在送货单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物料，应及时通知采购部与供应商协商处理。（三）验收记录1.仓库应建立物料验收记录台账，详细记录物料名称、规格型号、数量、供应商、到货日期、验收情况等信息。2.验收记录应妥善保存，以备查阅。五、物料存储管理（一）仓库规划1.根据物料的特性、用途等，对仓库进行合理规划，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区等。2.在每个存储区域设置明显的标识牌，标明区域名称、物料类别等信息。（二）物料存放1.物料应按照类别、规格型号等进行分类存放，遵循先进先出的原则。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物料，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.物料应整齐摆放，不得随意堆放，确保仓库通道畅通。（三）库存盘点1.仓库应定期进行库存盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度。2.盘点前，仓库应制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等安排。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物料的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物料的质量状况。4.盘点结束后，仓库应编制盘点报告，分析盘点差异原因，提出处理建议。对于盘盈或盘亏的物料，应及时调整库存台账。（四）库存安全管理1.仓库应配备必要的消防器材、安全设施等，确保仓库安全。2.加强仓库人员的安全培训，提高安全意识，防止发生火灾、爆炸、盗窃等事故。3.定期对仓库进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。六、物料发放管理（一）发放原则1.物料发放应遵循“先进先出、按需发放”的原则。2.严格按照生产部门提交的物料需求申请进行发放，不得擅自多发或少发。（二）发放流程1.生产部门填写物料领用单，注明物料名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.仓库收到物料领用单后，核对领用单信息与库存情况，如库存充足，办理物料发放手续，在领用单上签字确认，并更新库存台账。3.对于贵重物料、限量发放物料等，应严格按照相关规定进行审批发放。（三）发放记录1.仓库应建立物料发放记录台账，记录物料名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期等信息。2.发放记录应妥善保存，以便查询和统计分析。七、物料使用管理（一）使用部门职责1.生产部门应合理安排生产计划，优化生产工艺，提高物料利用率，降低物料消耗。2.加强对生产人员的培训，提高其操作技能和节约意识，确保物料正确使用。3.及时反馈物料使用过程中的问题，如质量异常、消耗过高、设备故障等。（二）物料消耗统计1.生产部门应建立物料消耗统计台账，定期统计物料消耗情况，包括物料名称、规格型号、数量、生产批次等信息。2.每月末，生产部门应将物料消耗统计数据报送给财务部门和相关管理部门，以便进行成本核算和分析。（三）废旧物料管理1.生产过程中产生的废旧物料，应及时分类收集，妥善存放。2.对于可回收利用的废旧物料，由相关部门进行回收处理，降低公司成本。3.对于不可回收利用的废旧物料，应按照环保要求进行处理，防止环境污染。八、物料成本控制（一）成本预算1.采购部应根据采购计划和市场价格走势，编制物料采购成本预算。2.财务部结合采购成本预算、库存成本等因素，制定公司物料总成本预算，并分解到各部门。（二）成本核算与分析1.财务部定期对物料采购成本、存储成本、使用成本等进行核算，分析成本构成及变动情况。2.各部门应配合财务部做好成本核算与分析工作，提供相关数据和信息，查找成本控制中的问题和不足。（三）成本控制措施1.通过优化采购流程、与供应商谈判等方式，降低采购成本。2.合理控制