环保局规范公文处理制度

PAGE环保局规范公文处理制度一、总则（一）目的为了进一步加强我局公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，确保政令畅通，根据国家有关法律法规和上级部门的相关规定，结合我局实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我局机关各科室、直属事业单位在公文处理过程中涉及的收文、发文、公文管理等各项工作。（三）基本原则1.准确规范原则公文处理应严格遵循国家法律法规、方针政策以及行业标准，确保公文内容准确无误，格式规范统一。2.及时高效原则公文处理要注重时效性，做到及时拟办、批办、承办，提高工作效率，确保公文在规定时间内传递、办理完毕。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强公文处理过程中的保密管理，防止公文信息泄露，确保公文安全。4.精简实用原则公文内容应简洁明了，突出重点，注重实用性，避免冗长繁琐，切实提高公文的针对性和可操作性。二、收文办理（一）收文登记1.登记范围凡上级机关、平行机关和不相隶属机关发来的与我局工作相关的各类公文，包括文件、函件、电报、传真等，均应进行收文登记。2.登记内容收文登记应详细记录公文的来文机关、文号、标题、密级、份数、日期、承办部门等信息。登记时应确保信息准确、完整，以便于公文的查询和管理。3.登记方式收文登记可采用纸质登记本或电子表格进行。纸质登记本应使用统一格式，字迹清晰，便于长期保存；电子表格应定期备份，确保数据安全。（二）收文传阅1.传阅范围根据公文内容和工作需要，确定公文的传阅范围。一般分为局领导传阅、科室负责人传阅、相关工作人员传阅等。传阅范围应严格控制，避免不必要的扩大。2.传阅顺序按照先急后缓、先主要领导后其他领导的顺序进行传阅。对于紧急公文，应立即送主要领导阅批，并优先安排传阅。3.传阅要求传阅公文应严格履行交接手续，由专人负责传递。传阅人员应在规定时间内阅毕，并签署姓名和日期。如遇重要公文或需要反馈意见的公文，传阅人员应及时提出书面意见或建议。（三）收文承办1.承办部门确定根据公文内容和职责分工，确定承办部门。承办部门应指定专人负责公文办理，并及时向局办公室反馈办理进展情况。2.承办要求承办人员应认真阅读公文，领会文件精神，按照规定的时限和要求办理公文。对于需要回复的公文，应在规定时间内起草复文，并经部门负责人审核后报局领导审批。3.办理时限一般公文应在收到之日起[X]个工作日内办结；紧急公文应根据要求及时办理，并反馈办理结果。对于需要协调多个部门办理的公文，承办部门应主动与相关部门沟通协调，确保公文按时办结。（四）收文催办1.催办职责局办公室负责对收文办理情况进行催办。催办人员应定期检查公文办理进度，及时掌握承办部门的工作动态，对逾期未办结的公文进行催办。2.催办方式催办可采用电话催办、书面催办等方式。对于重要公文或多次催办仍未办结的公文，催办人员应及时向局领导汇报，并提出相应的处理建议。（五）收文归档1.归档范围凡办理完毕的公文，包括正本、副本、存根、定稿等，均应按照规定进行归档。归档公文应确保齐全完整，能够准确反映公文的形成过程和办理结果。2.归档要求归档公文应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，并编制归档目录。归档目录应详细记录公文的文号、标题、日期、保管期限等信息，便于查询和检索。3.归档时间每年[具体时间]前，各承办部门应将上一年度办理完毕的公文整理归档，并移交局档案室统一保管。三、发文办理（一）发文拟稿1.拟稿职责各科室、直属事业单位负责公文的拟稿工作。拟稿人员应根据工作需要和领导指示，认真起草公文，确保公文内容准确、逻辑清晰、语言规范。2.拟稿要求拟稿应严格遵循国家法律法规、方针政策以及行业标准，结合我局实际情况，突出重点，注重实用性。公文内容应简洁明了，避免使用生僻词汇和复杂句式。拟稿完成后，拟稿人员应认真校对，确保无错别字、语病和标点符号错误。3.拟稿流程拟稿人员应按照以下流程起草公文：明确发文目的和主题；收集相关资料和信息；拟定公文框架和内容；征求相关部门和人员的意见；修改完善公文内容；填写发文稿纸，注明拟稿人、审核人、签发人等信息。（二）发文审核1.审核职责局办公室负责对发文进行审核。审核人员应认真审查公文的内容、格式、文种、行文规则等是否符合要求，确保公文质量。2.审核内容审核内容主要包括：公文内容是否符合国家法律法规、方针政策以及行业标准；公文格式是否规范，包括字体、字号、排版、页码等；文种使用是否恰当，行文规则是否正确；公文语言是否准确、简洁、通顺；公文是否经过相关部门和人员的会签。3.审核流程审核人员应按照以下流程对发文进行审核：阅读公文初稿，了解发文意图和主要内容；对照审核要点，对公文进行全面审查；提出修改意见和建议，反馈给拟稿人员；拟稿人员根据审核意见进行修改完善；审核人员再次审核修改后的公文，确保审核通过。（三）发文签发1.签发职责公文须经局领导签发后方可印发。签发人应认真审阅公文内容，对公文的真实性、准确性、合法性负责，并签署明确的意见。2.签发流程签发人应按照以下流程对发文进行签发：阅读审核后的公文；对公文内容进行全面审查；签署签发意见，注明签发日期；将签发后的公文返回局办公室。（四）发文编号1.编号职责局办公室负责对发文进行编号。编号应按照一定的规则进行，确保发文编号的唯一性和连续性。2.编号规则发文编号一般由年份、发文顺序号组成。年份用全称，并用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。例如：〔20XX〕X号。3.编号流程编号人员应按照以下流程对发文进行编号：确定发文年份；按照发文顺序依次编号；将编号填写在发文稿纸的相应位置。（五）发文印制1.印制职责局办公室负责发文的印制工作。印制人员应按照签发后的公文原稿进行印制，确保公文格式规范、字迹清晰、排版整齐。2.印制要求印制发文应使用统一的纸张、油墨和印刷设备，确保公文质量。印制过程中应严格遵守保密规定，防止公文内容泄露。3.印制流程印制人员应按照以下流程对发文进行印制：核对发文原稿和签发意见；排版、校对发文内容；印刷发文；对印刷后的发文进行检查，确保无质量问题；将印制好的发文装订成册，加盖公章。（六）发文分发1.分发职责局办公室负责发文的分发工作。分发人员应根据发文的主送、抄送单位，及时将公文送达收件人，并做好分发记录。2.分发要求分发发文应严格按照规定的范围进行，确保公文准确送达收件人。对于重要公文或紧急公文，应优先安排分发，并及时跟踪送达情况。3.分发流程分发人员应按照以下流程对发文进行分发：核对发文清单和收件人信息；将发文装入信封或文件袋，并填写收件人地址和姓名；采用邮寄、专人送达等方式将发文送达收件人；做好分发记录，包括发文编号、收件人、送达时间等。四、公文管理（一）公文保密1.保密制度严格遵守国家保密法律法规，加强公文处理过程中的保密管理。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的公文，应采取相应的保密措施，确保公文信息安全。2.保密措施设立专门的保密室，用于存放涉密公文；对涉密公文进行加密存储和传输，防止信息泄露；严格控制涉密公文的传阅范围，严禁无关人员接触涉密公文；对涉密公文的起草、审核、签发、印制、分发等环节进行严格保密管理，确保每个环节都有专人负责，防止泄密事件发生。（二）公文借阅1.借阅制度严格控制公文的借阅范围，确需借阅公文的，应履行借阅手续。借阅人员应妥善保管借阅的公文，不得擅自转借、复印、摘录或传播公文内容。2.借阅流程借阅人员填写借阅申请表，注明借阅公文的文号、标题、借阅目的、借阅期限等信息；经部门负责人审批后，到局办公室办理借阅手续；局办公室工作人员根据借阅申请表，查找并提供相应的公文；借阅人员在借阅登记本上签字确认，领取公文；借阅人员应在规定期限内归还公文，归还时应确保公文完好无损。（三）公文销毁1.销毁制度定期对已过期、作废或不需要保存的公文进行销毁。销毁公文应严格按照规定的程序进行，确保公文信息彻底销毁，防止泄露。2.销毁流程各科室、直属事业单位定期清理本部门的公文，将需要销毁的公文整理造册，并报局办公室审核；局办公室审