业务档案查看制度规范

PAGE业务档案查看制度规范一、总则（一）目的为加强公司业务档案管理，规范业务档案的查看行为，确保业务档案的安全与完整，保障公司及相关方的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工，以及因工作需要查阅公司业务档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：业务档案的查看必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.安全保密原则：严格保护业务档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案内容不被非法获取或篡改。3.权限明确原则：明确不同人员对业务档案的查看权限，严禁越权查看。4.规范操作原则：查看业务档案应遵循规定的流程和手续，确保操作规范、有序。二、业务档案定义与分类（一）业务档案定义业务档案是指公司在各项业务活动中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等。（二）业务档案分类1.合同协议类：包括各类业务合同、合作协议、租赁合同等。2.业务往来类：如客户沟通记录、业务函件、订单文件等。3.财务文件类：财务报表、发票凭证、资金往来记录等。4.项目文档类：项目策划书、项目进度报告、项目验收文件等。5.人事档案类：员工入职资料、绩效考核记录、培训档案等（涉及业务相关部分）。6.其他类：根据公司业务特点和实际情况确定的其他业务档案类别。三、查看权限设定（一）内部人员权限1.相关业务部门员工因工作需要，可查看本部门负责业务范围内的档案。如需查看其他部门业务档案，需经档案所属部门负责人同意，并说明查看目的和用途。2.部门负责人有权查看本部门及下属员工的业务档案，以监督工作进展、进行业务指导和决策。可根据工作需要，授权本部门其他员工查看特定业务档案。3.公司管理层公司高层管理人员有权查看涉及公司整体运营、重大决策、重要业务等相关的业务档案，以便全面了解公司情况，做出科学决策。可根据工作需要，要求相关部门提供特定业务档案进行查阅。（二）外部人员权限1.合作伙伴经公司业务对接部门负责人同意，并签订保密协议后，可查看与合作项目直接相关的业务档案，用于合作项目的推进、沟通与协调。查看范围仅限于合作项目涉及的部分，不得擅自扩大查看范围。2.审计、监管机构：按照法律法规要求，在出示合法有效的证明文件后，可在规定时间和范围内查看相关业务档案，以履行审计、监管职责。公司应指定专人负责配合，并对查看过程进行记录。3.律师事务所等法律相关机构：因法律事务需要，经公司法务部门审核同意，并签订保密协议后，可查看与法律事务相关的业务档案。查看目的应明确为处理法律纠纷、提供法律意见等。四）查看流程（一）内部人员查看流程1.申请：查看人填写《业务档案查看申请表》，详细说明查看档案的名称、所属部门、查看目的、预计查看时间等信息，并签字确认。2.审批若查看人是本部门员工，申请表由部门负责人审批。部门负责人应根据查看目的和必要性进行审核，如同意查看，在申请表上签字批准。若查看人需查看其他部门业务档案，申请表需先提交档案所属部门负责人审批。档案所属部门负责人审核同意后，再由查看人所在部门负责人审批。3.查阅：审批通过后，查看人凭申请表到档案管理部门查阅档案。档案管理部门应根据申请表提供相应档案，并安排专人在场监督查看过程，确保档案安全和规范使用。4.归还：查看完毕后，查看人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门核对档案数量和完整性后，在申请表上注明归还情况并签字。（二）外部人员查看流程1.申请与审核外部单位或个人需提前向公司相关业务对接部门提交《业务档案查看申请表》及证明文件（如合作协议、审计通知书、律师函等）。业务对接部门对申请进行初步审核，核实申请方身份和查看目的的真实性、合法性。审核通过后，将申请表及相关材料转至档案管理部门。2.保密协议签订：档案管理部门收到申请后，组织申请方签订保密协议，明确双方的权利义务和保密责任。保密协议应符合法律法规要求，具有可操作性。3.审批档案管理部门将申请表及相关材料提交公司分管领导审批。分管领导根据公司利益、法律法规要求等进行综合判断，决定是否批准查看申请。对于涉及公司重大机密或敏感信息的档案查看申请，需经公司总经理审批。4.查阅：审批通过后，档案管理部门按照保密协议和审批意见，安排专人陪同外部人员查阅档案。查阅过程中，外部人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如有特殊需要，需另行申请并获得批准。5.监督与记录：陪同人员应对外部人员的查看行为进行全程监督，记录查看时间、查看内容、查阅人员等信息。查看结束后，监督人员和外部人员应在记录上签字确认。6.归还与清理：外部人员查看完毕后，应及时归还档案。档案管理部门对归还的档案进行仔细核对，确保档案完整无损。同时，清理查阅现场，消除可能存在的信息泄露隐患。五、档案查看要求（一）查看环境要求1.档案查看应在公司指定的档案查阅室进行，查阅室应具备良好的通风、采光条件，保持整洁、安静。2.查阅室内应配备必要的办公设备，如桌椅、电脑、打印机等，但不得配备连接外网的设备，以防档案信息通过网络泄露。（二）查看行为规范1.查看人应爱护档案，不得随意折叠、涂改、污损档案内容。2.严禁在档案上标记、批注与查看目的无关的内容。3.如需摘抄、复制档案内容，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后按照规定的方式进行操作。摘抄、复制的内容应注明出处，并妥善保管。4.查看过程中，如发现档案存在损坏、缺失等情况，应及时告知档案管理部门。5.查看结束后，查看人应将档案整理归位，保持档案原状。（三）保密要求1.所有参与业务档案查看的人员，包括内部员工和外部人员，均需严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。2.严禁在私人通讯工具（如手机、微信等）中谈论档案内容，不得在公共场所随意提及档案信息。3.如因工作变动、离职等原因离开公司，应将在工作期间接触到的业务档案信息全部归还公司，并承诺不再泄露相关信息。六、档案管理部门职责（一）档案收集与整理1.负责公司各类业务档案的收集、整理工作，确保档案的齐全、完整。2.按照业务档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，建立清晰的档案索引体系。（二）档案存储与保管1.提供安全、适宜的档案存储场所，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防潮防虫设备等，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、丢失等。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账目清晰、可追溯。（三）查看服务与监督1.根据本制度规定，为符合条件的人员提供业务档案查看服务，办理查看申请、审批、查阅、归还等手续。2.对档案查看过程进行全程监督，确保查看行为符合规定要求，保护档案安全和信息保密。3.及时解答查看人在档案查看过程中遇到的问题，提供必要的协助和指导。（四）档案统计与分析1.定期对业务档案的查看情况进行统计分析，如查看人员分布、查看档案类型、查看频率等，为公司档案管理决策提供数据支持。2.根据统计分析结果，总结档案管理工作中的经验教训，不断完善业务档案查看制度和档案管理工作流程。七、违规处理（一）内部人员违规处理1.对于未经批准擅自查看业务档案的内部人员，给予警告处分，并责令其立即归还档案。2.若因违规查看行为导致档案信息泄露、损坏或丢失，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括但不限于记过、记大过、降职、撤职等，并要求其承担相应的经济赔偿责任。如造成严重后果，涉嫌违法犯罪的，将依法移送司法机关处理。3.对违反保密规定，将档案内容泄露给无关人员的内部人员，按照公司保密制度进行严肃处理，情节严重的解除劳动合同。（二）外部人员违规处理1.对于违反保密协议或本制度规定，擅自扩大查看范围、摘抄复制档案内容、泄露档案信息的外部人员，公司有权终止合作关系，并依法追究其法律责任。2.要求外部人员赔偿因违规行为给公司造成的经济损失，包括但不限于直接经济损失、因信息泄露导致的潜在损失等。八、附则（一）制度解释本制度由公司档