合同编号制度设计规范

PAGE合同编号制度设计规范一、总则（一）目的为了加强公司合同管理，规范合同编号行为，提高合同管理的效率和准确性，确保合同信息的完整性和可追溯性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类合同、协议、契约等法律文件（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.唯一性原则：每个合同编号在公司范围内应是唯一的，不得重复使用。2.系统性原则：合同编号应具有一定的系统性和逻辑性，便于分类、查询和管理。3.稳定性原则：合同编号一经确定，不得随意更改，以保证合同档案的连续性和稳定性。4.简便性原则：编号应简洁明了，易于记忆和操作，避免过于复杂。二、合同编号的构成合同编号由合同类别代码、年份代码、流水号三部分组成，各部分之间用“”隔开，具体格式如下：[合同类别代码][年份代码][流水号]（一）合同类别代码合同类别代码根据合同的性质和业务类型进行分类编码，具体如下：1.销售合同：XS2.采购合同：CG3.租赁合同：ZL4.借款合同：JK5.技术合同：JS6.服务合同：FW7.其他合同：QT（二）年份代码年份代码采用合同签订年份的后两位数字表示，例如：2023年签订的合同，年份代码为“23”。（三）流水号流水号为合同的顺序编号，从0001开始依次递增，位数根据合同数量确定，原则上不超过四位数。例如：第1份合同流水号为0001，第10份合同流水号为0010，第100份合同流水号为0100，第1000份合同流水号为1000。三、合同编号的编制规则（一）编号时间合同编号应在合同签订后及时编制，确保编号的准确性和及时性。（二）编号顺序合同编号应按照合同签订的先后顺序依次编制，不得跳跃或重复编号。（三）特殊情况处理1.对于补充合同、变更合同等与原合同相关的文件，其编号应在原合同编号后加“补”、“变”等后缀进行区分，例如：原合同编号为XS230001，补充合同编号为XS230001补，变更合同编号为XS230001变。2.对于框架合同下的具体订单合同，其编号应在框架合同编号后加“订单[订单编号]”进行区分，例如：框架合同编号为FW230001，具体订单合同编号为FW230001订单001。四、合同编号的使用与管理（一）合同编号的填写1.在合同文本的首页右上角应填写合同编号，确保编号清晰、准确。2.合同编号应与合同封面、合同审批表、合同台账等相关文件中的编号一致。（二）合同编号的查询与使用1.公司各部门应指定专人负责合同编号的管理工作，建立合同编号台账，记录合同编号的使用情况。2.合同编号台账应包括合同编号、合同类别、合同名称、签订日期、签订部门、合同金额等信息，并定期进行更新和维护。3.各部门在查询合同信息时，应根据合同编号进行快速检索，确保合同信息的准确获取。（三）合同编号的变更1.合同编号一经确定，不得随意变更。如因特殊原因需要变更合同编号，应填写《合同编号变更申请表》，详细说明变更原因、原合同编号、拟变更合同编号等信息，并经合同签订部门负责人、法务部门审核、公司分管领导批准后，方可进行变更。2.《合同编号变更申请表》应作为合同档案的重要组成部分进行存档，以便日后查询和追溯。（四）合同编号的废止1.对于已履行完毕、解除或终止的合同，其合同编号应予以保留，不得随意废止。2.如因特殊原因需要废止合同编号，应填写《合同编号废止申请表》，详细说明废止原因、原合同编号等信息，并经合同签订部门负责人、法务部门审核、公司分管领导批准后，方可进行废止。3.《合同编号废止申请表》应作为合同档案的重要组成部分进行存档，以便日后查询和追溯。五、合同编号的保密措施（一）保密责任公司各部门应加强对合同编号的保密管理，明确保密责任，确保合同编号信息的安全。（二）保密要求1.涉及合同编号的工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露合同编号信息。2.在合同编号的使用和管理过程中产生的各类文件、资料等应妥善保管，防止丢失和泄露。3.未经公司批准，任何人不得擅自复制、传播合同编号信息。（三）保密监督与检查1.公司应定期对合同编号的保密情况进行监督和检查，发现问题及时整改。2.对于违反保密制度的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。六、合同编号与合同档案管理（一）合同编号与合同档案的关联合同编号是合同档案的重要标识，合同档案应按照合同编号进行分类整理和归档，确保合同档案的完整性和系统性。（二）合同档案的整理与归档1.合同签订部门应在合同履行完毕后及时将合同档案整理归档，按照合同编号顺序排列，确保合同档案的整齐有序。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同编号台账、补充合同、变更合同、相关文件等资料，并进行分类装订成册。3.合同档案应妥善保管，存放地点应安全可靠，便于查询和借阅。（三）合同档案的查询与借阅1.公司各部门因工作需要查询合同档案时，应填写《合同档案查询申请表》，注明查询合同编号、查询原因等信息，并经部门负责人批准后，方可到档案管理部门进行查询。2.如需借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅合同编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经部门负责人、法务部门审核、公司分管领导批准后，方可到档案管理部门办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、转借、复印合同