公司规范数据管理制度

PAGE公司规范数据管理制度一、总则（一）目的本数据管理制度旨在规范公司数据的收集、存储、使用、共享、保护及删除等行为，确保公司数据的安全性、完整性和合规性，充分发挥数据在公司运营和决策中的价值，保障公司的合法权益，促进公司的可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在业务活动中涉及的数据管理相关工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保数据管理活动合法合规。2.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障数据的安全，防止数据泄露、篡改、丢失等风险。3.完整性原则：保证数据的准确、完整，避免数据缺失或错误影响公司业务的正常开展。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感数据，严格保密，防止未经授权的访问和使用。5.合规性原则：在数据管理的各个环节，确保符合国家和行业关于数据保护、隐私保护等方面的要求。二、数据分类与分级（一）数据分类1.业务数据：包括但不限于销售数据、采购数据、生产数据、库存数据等，反映公司业务运营的实际情况。2.客户数据：涵盖客户基本信息、交易记录、偏好信息等，是公司与客户沟通和开展业务的重要依据。3.财务数据：如财务报表、账目明细、预算数据等，关乎公司的财务状况和经济利益。4.人力资源数据：包含员工基本信息、考勤记录、薪酬数据、绩效评估等，用于公司人力资源管理。5.技术数据：涉及公司的技术研发文档、代码、算法、知识产权信息等，是公司技术创新的核心资产。（二）数据分级根据数据的敏感程度和影响范围，将数据分为以下三级：1.一级数据（高敏感数据）定义：涉及公司核心商业机密、重大决策信息、国家机密、客户高度敏感隐私信息等，一旦泄露可能对公司造成重大损失或严重影响公司声誉的数据。示例：公司未公开的战略规划、尚未上市的新产品研发资料、国家重点项目相关数据、客户身份证号码及密码等关键隐私信息。2.二级数据（重要数据）定义：对公司业务运营有重要影响，涉及公司主要业务流程、关键业务数据、重要客户关系等，泄露可能对公司业务产生较大不利影响的数据。示例：年度销售计划、核心业务系统中的交易数据、重要客户的详细业务往来记录等。3.三级数据（一般数据）定义：一般性的业务数据、公开信息或对公司业务影响较小的数据。示例：普通员工的日常考勤记录、一般性的市场调研报告等。三、数据收集与录入（一）收集原则1.明确数据收集的目的，确保收集的数据与公司业务需求直接相关，避免过度收集。2.遵循合法、正当、必要的原则，获取数据时应取得相关方的明确授权或符合法律法规规定的情形。（二）收集渠道1.业务系统自动采集：通过公司内部的各类业务系统，如销售系统、生产管理系统等，实时或定期采集业务数据。2.人工录入：对于无法通过系统自动采集的数据，由相关业务人员按照规定格式和要求进行手工录入，如部分客户信息的补充录入等。3.外部数据源获取：在符合法律法规和数据提供方要求的前提下，从外部合作伙伴、市场调研机构、政府部门等获取相关数据。（三）数据录入要求1.录入人员应确保录入数据的准确性和完整性，对录入数据进行认真核对，避免出现错误或遗漏。2.严格按照规定的格式和标准进行录入，保证数据的一致性和规范性，以便于后续的数据处理和分析。3.对于重要数据的录入，应建立双人录入核对机制，确保数据准确无误。四、数据存储与管理（一）存储方式1.内部服务器存储：根据数据的重要性和使用频率，将部分数据存储在公司内部的服务器上，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并定期进行备份。2.云存储：对于一些非敏感数据或需要进行共享协作的文件，可采用云存储服务，选择具有良好信誉和安全保障的云服务提供商，并签订相关服务协议，明确双方的权利和义务。3.移动存储设备：在必要情况下，可使用移动硬盘、U盘等移动存储设备进行数据的临时存储或转移，但应严格按照规定进行管理，防止丢失或损坏。（二）存储安全措施1.物理安全：服务器机房应具备完善的物理安全设施，如门禁系统、监控系统、防火防盗设施等，确保机房环境安全可靠。2.网络安全：设置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络访问和攻击。对内部网络进行分段管理，严格限制不同区域之间的网络访问权限。3.数据加密：对存储的敏感数据进行加密处理，采用对称加密或非对称加密算法，确保数据在存储过程中的保密性。加密密钥应严格管理，定期更换。4.备份与恢复：制定完善的备份策略，定期对重要数据进行全量备份和增量备份，并将备份数据存储在异地或不同存储介质上。定期进行备份数据的恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）存储期限管理根据数据的性质和业务需求，明确各类数据的存储期限：1.业务数据：一般存储期限为[X]年，以便满足公司业务审计、统计分析等需求。2.客户数据：对于客户基本信息等非敏感数据，存储期限为[X]年；对于客户敏感信息，按照法律法规规定的最短存储期限进行存储。3.财务数据：按照国家财务法规要求，长期保存。4.人力资源数据：员工基本信息、考勤记录等存储期限为[X]年；薪酬数据、绩效评估等重要数据存储期限为[X]年。5.技术数据：根据知识产权保护期限和公司技术发展需求确定存储期限，一般为[X]年。达到存储期限的数据，应按照规定的流程进行清理或归档，确保数据存储的合理性和有效性。五、数据使用与共享（一）数据使用权限1.根据员工的工作职责和岗位需求，明确其对不同级别数据的使用权限。例如，普通员工只能访问和使用与其工作相关的三级数据；部门主管可根据工作需要访问和使用部分二级数据；涉及核心决策和重要业务的人员，经授权后可访问一级数据，但必须严格遵守保密规定。2.对于涉及跨部门的数据使用，应建立审批机制，由数据使用部门提出申请，经数据所属部门和相关领导审批同意后，方可获取和使用数据。（二）数据共享原则1.合法合规原则：数据共享必须符合国家法律法规以及行业相关规定，确保共享行为的合法性。2.授权原则：在进行数据共享前，必须获得数据所有者的明确授权，并签订相关数据共享协议，明确共享的目的、范围、期限、双方的权利和义务等。3.最小化原则：共享的数据应仅限于满足共享目的所需的最小范围，避免过度共享导致数据泄露风险。4.安全保障原则：在数据共享过程中，采取必要的安全措施，确保数据的传输和存储安全，防止数据在共享过程中被泄露或篡改。（三）数据共享流程1.需求发起：由需求部门填写数据共享申请表，详细说明共享数据的名称、类型、用途、接收方等信息。2.审批流程：申请表提交至数据所属部门，数据所属部门对共享需求进行审核，评估共享的必要性、合法性和安全性。审核通过后，提交至相关领导审批。3.协议签订：经审批同意后，数据提供方与接收方签订数据共享协议，明确双方的权利和义务。4.数据提供：数据提供方按照协议要求，将共享数据进行加密处理后，通过安全的传输方式提供给接收方。5.跟踪与监督：建立数据共享跟踪机制，对共享数据的使用情况进行跟踪和监督，确保接收方按照协议规定使用数据。六、数据安全与保密（一）安全管理措施1.安全培训：定期组织公司员工参加数据安全培训，提高员工的数据安全意识和操作技能，使其了解数据安全的重要性和相关风险防范措施。2.安全审计：建立数据安全审计机制，定期对公司的数据管理系统、存储设备、网络环境等进行安全审计，及时发现和整改安全隐患。3.应急响应：制定数据安全应急预案，明确在发生数据安全事件时的应急处理流程和责任分工。定期组织应急演练，提高应对数据安全事件的能力。（二）保密制度1.保密协议签订：对于涉及接触公司敏感数据的员工、合作伙伴等，在入职或合作前签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。2.保密标识与管理：对敏感数据文件、存储设备等进行保密标识，明确其保密级别和管理要求。严格限制知悉范围，对接触敏感数据的人员进行登记和管理。3.保密监督与检查：定期对公司的保密制度执行情况进行监督检查，发现违反保密规定的行为及时进行处理，并追究相关人员的责任。七、数据删除与销毁（一）删除与销毁原则1.当数据不再具有业务价值或达到存储期限时，应及时进行删除或销毁，确保数据不再占用存储空间和存在安全风险。2.删除或销毁数据应遵循彻底、不可恢复的原则，防止数据被恢复或泄露。（二）删除与销毁流程1.数据清理申请：由相关业务部门或数据管理部门提出数据清理申请，说明需要清理的数据范围、原因等信息。2.审批流程：申请提交至数据所属部门和相关领导进行审批，确保数据清理的必要性和合规性。3.数据删除或销毁操作：根据数据存储介质和类型的不同，采用相应的删除或销毁方法。对于存储在服务器上的数据，通过系统操作进行删除；对于存储在移动存储设备或纸质介质上的数据，采用物理销毁的方式，如粉碎、焚烧等。4.记录与验证：对数据删除或销毁的过程进行记录，包括操作时间、操作人员、数据内容等信息。操作完成后，进行数据残留验证，确保数据已彻底删除或销毁。八、数据管理监督与考核（一）监督机制1.设立数据管理监督小组，由公司内部审计、法务、信息技术等相关部门人员组成，定期对公司的数据管理工作进行监督检查，确保数据管理制度的有效执行。2.建立数据管理举报机制，鼓励员工对违反数据管理制度的行为进行举报，对举报信息进行及时调查和处理，并对举报人给予适当保护和奖励。（二）考核制度1.将数据管理工作纳入员工绩效考核体系，明确数据管理相关的考核指