公司内部建群制度规范

PAGE公司内部建群制度规范一、总则（一）目的为加强公司内部沟通与协作，规范公司内部群的使用，提高工作效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要加入公司内部群的外部人员。（三）基本原则1.合法性原则：群内交流内容必须符合国家法律法规及相关行业标准，不得发布违法、违规、有害、虚假等不良信息。2.工作性原则：群内交流应以工作为主要目的，避免闲聊与无关话题干扰正常工作秩序。3.实名制原则：群成员需使用真实姓名，便于识别与沟通。4.保密原则：涉及公司机密信息的交流，应严格遵守公司保密制度，防止信息泄露。二、群的分类及管理（一）工作群分类1.部门工作群：由各部门负责人创建，成员为部门内员工，用于部门内部工作沟通、任务分配、进度汇报等。2.项目工作群：根据具体项目组建，成员包括项目相关人员，用于项目推进过程中的信息共享、问题协调等。3.跨部门协作群：当涉及多个部门协作任务时，由发起协作的部门或指定人员创建，成员涵盖相关部门人员，以促进跨部门沟通与协作。4.管理层决策群：由公司高层管理人员组成，用于重要决策讨论、战略规划沟通等。（二）群管理职责1.群主职责部门工作群群主：由部门负责人担任，负责群的日常管理，确保群内信息及时传达与处理，组织部门内工作讨论与协调。项目工作群群主：通常由项目经理担任，负责项目群的整体管理，把控项目进度与沟通节奏，协调解决项目中的各类问题。跨部门协作群群主：由发起协作的部门负责人或指定协调人担任，负责协调各方资源，推动跨部门协作顺利进行，维护群内良好沟通秩序。管理层决策群群主：由公司主要领导担任或指定专人负责，引导群内围绕公司战略、重大决策等进行有效讨论，确保决策的科学性与高效性。2.群管理员职责协助群主进行群管理工作，包括信息审核、提醒成员遵守群规等。及时清理长期不活跃成员，对于违反群规的成员进行警告或移出群聊。定期备份群内重要信息，防止信息丢失。三、群成员行为规范（一）发言规范1.内容要求发布与工作相关的信息，如工作安排、进展汇报、问题反馈、经验分享等。语言表达应简洁明了、准确规范，避免使用模糊、歧义或情绪化的词汇。对于重要信息，应确保准确性，并提供必要的背景资料或说明。2.回复要求对于群内发布的工作信息，相关人员应及时回复，表明知晓或说明处理情况。若对信息有疑问或不同意见，应礼貌地提出，避免争吵或攻击性言论。对于紧急工作任务的通知，应在规定时间内给予明确回应，如无法及时处理，需说明原因及预计完成时间。（二）沟通礼仪1.尊重他人发言，认真倾听，不随意打断他人。2.使用文明用语，避免使用粗俗、低俗、侮辱性语言。3.对于不同观点，应理性探讨，以理服人，不得进行人身攻击或恶意诋毁。（三）信息发布限制1.严禁发布未经证实的谣言、虚假信息及有害信息，如涉及政治敏感、恐怖主义、色情、赌博、诈骗等内容。2.不得在群内发布与工作无关的广告、推销信息或拉票行为。3.禁止发布涉及公司商业机密、技术秘密、财务数据等敏感信息，如需分享相关信息，应按照公司保密制度进行审批与处理。四、群信息管理（一）信息发布流程1.工作信息由相关负责人整理编辑后发布，确保信息准确、完整。2.重要通知、决策等信息发布前，应经上级领导审核批准。3.涉及多个部门的信息，发布前需与相关部门沟通协调，确保信息一致性。（二）信息审核1.群管理员负责对群内发布的信息进行实时审核，发现违规信息及时提醒发布者修改或删除。2.对于重要信息，群主或指定审核人员应进行重点审核，确保信息质量与合规性。（三）信息存档1.群管理员定期对群内重要信息进行整理存档，可采用电子文档、云盘等方式进行存储。2.存档信息应分类清晰，便于查询与追溯，保存期限根据公司相关规定执行。五、群的使用与维护（一）群的活跃度管理1.鼓励群成员积极参与群内交流，对于长期不活跃的成员，群管理员可进行适当提醒。2.对于连续[X]个月未参与群内交流且无合理原因的成员，经群主同意后，可移出群聊。（二）群的秩序维护1.群成员发现违规行为应及时向群管理员或群主报告，共同维护群内良好秩序。2.对于违反群规的成员，群管理员应视情节轻重给予警告、暂时禁言或移出群聊等处理措施，并记录在案。（三）群的功能拓展1.根据工作需要，适时拓展群的功能，如引入在线文档协作、任务管理工具等，提高工作效率。2.鼓励群成员提出关于群功能优化的建议，经评估后合理采纳实施。六