影像资料管理制度规范

PAGE影像资料管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司影像资料的管理，确保影像资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，充分发挥影像资料在公司各项工作中的作用，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类影像资料的管理，包括但不限于照片、视频、音频等。（三）基本原则1.合法性原则：影像资料的管理应符合国家法律法规及行业标准的要求。2.真实性原则：影像资料应真实反映工作实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：确保影像资料的收集、整理、存储、使用等环节完整无缺。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的影像资料，应严格保密。5.便利性原则：影像资料的管理应便于查询、使用，提高工作效率。二、影像资料的收集（一）收集范围1.公司各类会议、活动的影像记录，包括会议现场、活动流程、嘉宾发言等。2.公司业务工作的影像资料，如项目实施过程、生产操作流程、实验数据记录等。3.公司办公区域、生产场地、仓库等场所的日常影像记录，用于安全监控、环境记录等。4.公司与外部单位合作、交流活动的影像资料。5.其他与公司工作相关的影像资料。（二）收集责任1.各部门负责本部门影像资料的收集工作，并指定专人负责。2.对于公司统一组织的会议、活动等，由组织部门安排专人负责影像资料的收集。3.在业务工作中，涉及影像资料收集的岗位人员应及时、准确地收集相关资料。（三）收集要求1.影像资料应清晰、完整，能够准确反映拍摄内容。2.拍摄时应注意光线、角度等因素，确保影像质量。3.对于重要的影像资料，应进行多角度、多场景拍摄，以便全面记录。4.收集的影像资料应及时标注拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息。三、影像资料的整理（一）分类标准1.按照影像资料的主题进行分类，如会议类、业务类、活动类等。2.在每一类主题下，再根据具体内容进行细分，如会议类可分为年度总结会议、项目研讨会等。3.也可按照时间顺序进行分类，如月度影像资料、季度影像资料等。（二）整理流程1.收集到的影像资料应及时进行整理，去除重复、模糊、无用的部分。2.对影像资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。3.根据分类标准，将影像资料归入相应的类别和文件夹中，并建立详细的目录结构。4.为每一份影像资料添加详细的文字说明，包括标题、拍摄时间、地点、内容摘要、拍摄人等信息，并与影像资料一一对应。（三）整理要求1.整理工作应及时、准确，确保影像资料的有序存放。2.整理过程中应注意保护影像资料的原始信息，不得随意更改。3.对于重要的影像资料，应建立备份，以防丢失或损坏。四、影像资料的存储（一）存储方式1.采用电子存储方式，如硬盘、服务器、云存储等。2.对于重要的影像资料，应同时进行纸质备份，并妥善保管。（二）存储设备管理1.定期对存储设备进行检查、维护，确保设备正常运行。2.存储设备应具备数据备份、恢复功能，以应对数据丢失或损坏的情况。3.对存储设备进行分类管理，标识清晰，便于查找和使用。（三）存储环境要求1.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。2.保持存储场所的温度、湿度适宜，避免影像资料因环境因素受损。（四）存储安全管理1.设置不同级别的访问权限，对影像资料进行分级管理，确保敏感信息的安全。2.定期对存储的影像资料进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.建立数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。五、影像资料的使用（一）使用申请1.公司内部各部门及员工因工作需要使用影像资料时，应填写《影像资料使用申请表》，注明使用目的、影像资料名称、使用期限等信息。2.申请表经部门负责人审批后，提交至影像资料管理部门。（二）审批流程1.影像资料管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核，核实使用目的和权限。2.对于涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的影像资料，需经公司保密管理部门审批。3.审核通过后，影像资料管理部门按照申请表的要求提供影像资料，并做好使用记录。（三）使用要求1.使用人员应按照申请的用途使用影像资料，不得擅自更改、传播或用于其他目的。2.使用过程中应注意保护影像资料的安全，不得损坏、丢失。3.使用完毕后，应及时将影像资料归还影像资料管理部门，并办理归还手续。（四）共享与传播1.如需将影像资料共享给公司外部单位或人员，应按照公司相关规定进行审批，确保信息安全。2.在共享或传播影像资料时，应注明资料来源和版权信息。六、影像资料的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容的影像资料。2.公司内部尚未公开的会议记录、决策过程等影像资料。（二）保密措施1.对保密范围内的影像资料进行加密存储，并设置严格的访问权限。2.接触保密影像资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在使用保密影像资料时，应采取必要的保密措施，如限制使用场所、禁止复制等。4.对保密影像资料的销毁应进行严格登记和审批，确保资料彻底销毁。七、影像资料的销毁（一）销毁条件1.影像资料已超过保存期限，且无继续保存价值。2.影像资料涉及的事项已结束，且相关信息已不再需要保密。3.影像资料因存储设备损坏等原因无法正常使用，且无法恢复。（二）销毁流程1.由影像资料管理部门提出销毁申请，填写《影像资料销毁申请表》，注明销毁影像资料的名称、数量、存储位置等信息。2.申请表经部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批。3.审批通过后，由影像资料管理部门会同相关部门对影像资料进行销毁，并做好销毁记录。（三）销毁方式1.对于电子存储的影像资料，可采用格式化存储设备、删除数据等方式进行销毁。2.对于纸质影像资料，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保资料无法恢复。八、监督与检查（一）监督部门公司设立影像资料管理监督小组，由公司办公室、审计部门等相关人员组成，负责对影像资料管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.影像资料的收集、整理、存储、使用等环节是否符合本制度的要求。2.影像资料的保密措施是否落实到位。3.影像资料的销毁是否按照规定流程进行。（三）检查频率监督小组定期对影像资料管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并根据实际情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时发出整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题